13.01.2017

Część II - Zarządzanie kosztami z uwagi na zapisy umowy najmu

NARZĘDZIOWNIA
Serwisy budynkowe

Dowiedz się w jaki sposób wykorzystywać poszczególne serwisy budynkowe i dlaczego ich stosowanie jest tak ważne dla twojej nieruchomości.

Zobacz treści w tej kategorii:
Ochrona przeciwpożarowa budynku – co warto wiedzieć?Cz II. Dźwigi, schody i chodniki ruchome - modernizacja, awarie i wypadki. Dźwigi, schody i chodniki ruchome. Część I - zasady konserwacji.
Zarządzanie kosztami

Umiejętność sprawnego i skutecznego kontrolowania kosztów to dla osób zarządzających nieruchomościami każdego rodzaju, jedna z podstawowych umiejętności. Wraz z tym cyklem eksperckich artykułów dowiesz się jak zarządzać kosztami na wielu poziomach.

Zobacz treści w tej kategorii:
Wycena nieruchomości a koszty eksploatacyjneCzęść II - Zarządzanie kosztami z uwagi na zapisy umowy najmuCzęść I. CapEx czy OpEx w fazie operacyjnej nieruchomości. Zarządzanie kosztami z uwagi na przepisy podatkowe.
Coaching dla zarządców nieruchomości

W cyklu prowadzonym we współpracy z Grażyną Białopiotrowicz, omawiamy najważniejsze wątki z zakresu umiejętności miękkich, niezbędne do utrzymywania pozytywnych relacji z otoczeniem biznesowym.

Zobacz treści w tej kategorii:
Systemy kontroli dostępu w budynkach instytucji finansowychLiderzy zmian w organizacji- część IVPłeć na warsztat!- część IIIZłote zasady motywowania pracowników- część IIWstęp do coachingu dla zarządców nieruchomości- część I
Serwis czystości

Poznaj najlepsze praktyki utrzymania czystości powierzchni w obiektach komercyjnych. Dowiedz się w jaki sposób współpracować z podwykonawcami i jak sprawić by Twój serwis czystości okazała się efektywny.

Zobacz treści w tej kategorii:
Szorowarki Kärcher!Nie zaniedbuj marmuruPiękne jak naturalne drewno, wytrzymałe jak wykładzina elastycznaTechnologia eco!efficiency Kärcher- więcej za mniejInwestycja w płytki gresowe- dobry wybór?Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 2Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 1
Porady prawne dla zarządców

Umowy najmu, obok czynszu podstawowego płaconego przez najemcę za wykorzystanie powierzchni najmu, definiują również czynsz dodatkowy w postaci m.in. opłat eksploatacyjnych.

Zarządzanie kosztami z uwagi na zapisy umowy najmu

Opłaty te z perspektywy podatkowej stanowią element wpływów czynszowych (podobnie jak opłaty za media czy opłaty marketingowe wnoszone przez najemcę na rzecz wynajmującego), zwiększając jego wpływy operacyjne (ang. Gross Operating Income – GOI). Wpływy operacyjne pomniejszone o wydatki operacyjne (ang. Operating Expenses – OE) kreują dochód operacyjny wynajmującego (ang. Net Operating Income – NOI), który z kolei jest podstawą wyceny nieruchomości. Im NOI jest wyższy, tym wyższa jest wartość rynkowa obiektu. W interesie wynajmującego będzie zatem podejmowanie wszelkich działań w kierunku wzrostu NOI, włączając zarówno negocjowanie możliwie najwyższych stawek czynszu, jak i możliwości pełnego obciążenia najemców wydatkami operacyjnymi związanymi z utrzymaniem obiektu. Wynajmujący, działając rozsądnie, będzie również podejmował starania związane z minimalizacją wydatków operacyjnych poprzez racjonalne i oszczędne zarządzanie obiektem – jednak oszczędzanie na eksploatacji ma swoje granice, bowiem może doprowadzić do zaniedbań w utrzymaniu technicznym bądź jakości obsługi użytkowników obiektu.   

Opłaty eksploatacyjne (określane też mianem kosztów wspólnych) obejmują wszelkie wydatki niezbędne do prawidłowego utrzymania, promowania i rozwoju obiektu komercyjnego. W szczególności – w przypadku utrzymania technicznego – w zakres opłat eksploatacyjnych wliczane są koszty konserwacji, przeglądów i napraw tych części składowych budynku, które nie są przeznaczone do wyłącznego wykorzystania przez najemców.

W interesie wynajmującego będzie uwzględnienie w zakresie powyższych wydatków także spraw związanych z elementami konstrukcyjnymi obiektu (częściami tzw. ustroju budowlanego, a więc przenoszącymi główne obciążenia), podczas gdy najemcy będą negocjować wyłączenie elementów konstrukcyjnych i ograniczenie opłat eksploatacyjnych jedynie do pozostałych, niekonstrukcyjnych elementów składowych nieruchomości. Najemcy będą negocjowali zdefiniowanie w umowie najmu dokładnej i precyzyjnej listy potencjalnych kosztów rodzajowych, do których przeniesienia wynajmujący będzie uprawniony – w odróżnieniu od wynajmującego, w którego interesie będzie jak najbardziej ogólne i szerokie potraktowanie katalogu ww. wydatków. Strony umowy mogą umówić się na kwotową granicę tego typu wydatków, które będą przenoszone na najemców. I tak, dla przykładu, umowa najmu może stanowić, że opłaty eksploatacyjne będą obejmowały naprawy części konstrukcyjnych obiektu, jednak tylko wtedy, gdy jednostkowy koszt naprawy nie przekroczy kwoty 100 000 PLN netto. Uzasadnione będzie wyłączenie z katalogu wydatków operacyjnych prowizji wypłacanych przez wynajmującego pośrednikom, kosztów aranżacji indywidualnych powierzchni wybranych najemców sfinansowanych przez wynajmującego czy też wreszcie wydatków na obsługę prawną. W przypadku kosztów prawnych wydaje się jednak za uzasadnione uznanie wynagrodzenia kancelarii reprezentującej wynajmującego w sporze z władzami administracyjnymi w przypadku niejednokrotnie drastycznych podwyżek opłat z tytułu użytkowania wieczystego – pod warunkiem jednak, że będą to koszty na racjonalnym poziomie.

Umowa najmu z reguły stanowi, że utrzymanie części składowych lokalu najemcy realizowane jest staraniem i na koszt najemcy. Dla przykładu, definicja lokalu w parku handlowym może również obejmować drzwi zewnętrzne do lokalu (przesuwne od frontu, uchylne bądź bramę rolowaną od strony zaplecza), sieć hydrantów wewnętrznych, klapy pożarowe przypisane do powierzchni lokalu, indywidualną centralę HVAC obsługującą lokal (nawet wtedy, gdy jest zlokalizowana na zewnątrz lokalu, np. na dachu obiektu). Ze względów bezpieczeństwa, potencjalnych oszczędności wynikających z efektu skali bądź ochrony dachu przed dostępem osób nieuprawnionych, serwisowanie i naprawy powyższych elementów realizowane są  staraniem i na zlecenie wynajmującego. Najemca natomiast obciążany jest wtedy kosztami realizacji powyższych prac, związanych z utrzymaniem wybranych elementów składowych jego lokalu, poza opłatą eksploatacyjną.

Strony umowy najmu dysponują wolną ręką w zakresie ustalenia, jakie rodzaje wydatków (operacyjne, kapitałowe itp.) będą stanowiły element opłat eksploatacyjnych i w jakim zakresie (i czy w ogóle) będą ograniczone. Najemca może w umowie najmu narzucić częstotliwość wykonywania określonych prac przez wynajmującego, jak i zobowiązać go do określonego sposobu wyboru podwykonawców w sposób pozwalający na utrzymanie rynkowych cen za świadczone przez nich usługi czy dostarczane towary.

Sposób księgowania przez wynajmującego w koszty poszczególnych wydatków nie ma generalnie znaczenia w momencie ustalania opłat eksploatacyjnych i sposobu ich przenoszenia na najemców. Warto jednak zauważyć, że reguły dotyczące sposobu uznawania wydatków remontowych (odpis w koszty) i modernizacyjnych (kapitalizacja do wartości obiektu) mogą być wyznacznikiem sposobu ich zaliczenia do opłat eksploatacyjnych, tj. rodzaju wydatków przenoszonych przez wynajmującego na najemców w czynszu dodatkowym. Będzie to miało miejsce szczególnie wtedy, gdy strony umowy najmu wykluczą wydatki modernizacyjne z katalogu potencjalnych obciążeń najemców w opłacie eksploatacyjnej.

O ile w przypadku serwisowania czy bieżących napraw części wspólnych nieruchomości najemcy z reguły godzą się na ich zaliczenie do opłaty eksploatacyjnej, o tyle obciążenie najemcy kosztami wymiany określonych instalacji na nowe z reguły bywa kontrowersyjne. Najemcy stoją na stanowisku, że koszt budowy obiektu oraz wymiany zużytych jego elementów w trakcie fazy operacyjnej powinien być finansowany przez wynajmującego z czynszu. Wynajmujący z kolei będzie utrzymywał, że o ile czynsz podstawowy stanowi jego wynagrodzenie za nakłady poczynione w trakcie budowy obiektu, o tyle w trakcie fazy operacyjnej – w sytuacji gdy wystąpi konieczność wymiany zużytych elementów – powinno być to uznane za remont obiektu i rozliczone na najemców w postaci opłaty eksploatacyjnej. Powyższe stanowisko będzie uzasadnione szczególnie wtedy, gdy dalsze naprawy zużytego urządzenia będą nieracjonalnie drogie i wymiana fragmentu nieruchomości na nowy znajdzie swoje uzasadnienie ekonomiczne.  Najemcy i ich klienci eksploatują obiekt, powinni więc ponosić koszty naprawy urządzeń w nim zlokalizowanych, a w przypadku zużycia tych instalacji sfinansować koszty ich niezbędnej wymiany.

Najemcy starają się powiązać okres najmu z (powszechnie uznanym w branży bądź zaleceniach producenta) okresem użyteczności danego urządzenia (ang. Useful Life) bądź z okresem jego amortyzacji wynikającym z KŚT. Jeżeli okres ten wynosi dla przykładu 10 lat, a umowa najmu przewiduje jedynie 5-letnią obecność najemcy w obiekcie, najemcy będą w stanie zaakceptować w tym przypadku partycypację w połowie kosztów wymiany urządzenia, rozłożonym na kolejne miesiące najmu. Powyższe rozwiązanie znajduje szczególne zastosowanie w przypadku wymian składowych lokalu, które bez wątpienia będą służyły również nowym najemcom, którzy przejmą przedmiotowy lokal w przyszłości.

Umowa najmu będzie zawierała też wytyczne dotyczące możliwości obciążenia najemców wydatkami na modernizację prowadzącą do wzrostu energooszczędności (np. termomodernizację) bądź wymianę instalacji na bardziej przyjazne środowisku. Tego typu działania przyczyniają się do zmniejszenia kosztów eksploatacji obiektu w długim czasie, jednak wymagają na starcie poniesienia określonych, zazwyczaj wysokich nakładów na ich realizację.  Wynajmujący będzie stał na stanowisku, że ograniczenie wysokości opłat związanych z ogrzewaniem czy zużyciem energii elektrycznej jest w interesie najemcy, który powinien pokryć koszty modernizacji. Z kolei najemcy będą argumentowali, że obniżka kosztów eksploatacji leży w interesie wynajmującego, bowiem w wyniku realizacji termomodernizacji budynek staje się bardziej konkurencyjny na rynku i zabezpiecza utrzymanie wpływów czynszowych z najmu. Wynajmujący podejmują decyzję w tym zakresie, kierując się określoną sytuacją w danym momencie na rynku nieruchomości i chęcią uzyskania przewagi nad konkurencją. Na konkretną decyzję mogą mieć wpływ wymogi inwestorów, banku finansującego, ubezpieczycieli itd. Dobrą okazją do modernizacji części wspólnych obiektu jest z reguły moment jego rozbudowy, zasadne bywa bowiem wtedy zrównanie klasy nowej części budynku ze starą.

Jednym z często negocjowanych przez najemców sposobów ograniczenia wysokości czynszu dodatkowego jest ograniczenie wzrostu opłat ponad wstępnie uzgodniony poziom kosztów. Obok ścisłego katalogu wydatków wynajmującego, które najemca gotowy jest przejąć w postaci opłaty eksploatacyjnej, umowa najmu może definiować maksymalny wzrost opłat – np. o 5% w porównaniu do poprzedniego roku. Wynajmujący z reguły będzie argumentował przeciwko takiemu ograniczeniu. Alternatywą będzie zawężenie ograniczenia jedynie do tych wydatków, nad którymi wynajmujący posiada pełną kontrolę, tj. np. do wynagrodzenia zarządcy, firmy sprzątającej, ochrony, kosztów utrzymania technicznego. Wyłączeniu z ograniczenia wzrostu podlegać będą z reguły wydatki niezależne od wynajmującego, w szczególności podatek od nieruchomości (i użytkowania wieczystego, jeżeli ma miejsce), koszt ubezpieczenia nieruchomości i OC wynajmującego, kosztów mediów (w częściach wspólnych). Inny rodzaj zabezpieczenia stosowany przez najemców to tzw. klauzula łącznych kosztów (ang. All Cost Clause), gwarantująca najemcy, że w sytuacji gdy łączne koszty użytkowania (ang. Occupancy Costs) zajmowanej przez niego powierzchni najmu w stosunku do obrotów ze sprzedaży osiąganych przez najemcę w danym okresie przekroczą określoną wartość procentową (np. 20%), nadwyżka opłat eksploatacyjnych poniesionych w danym okresie przez najemcę zostanie zaliczona w poczet opłat eksploatacyjnych w kolejnym roku najmu.

Inną kwestią pozostaje temat kosztów operacyjnych, których wynajmujący nie przenosi z różnych względów na wybranych, najczęściej kluczowych najemców, oferując im zniżki bądź zwalniając całkowicie z opłat eksploatacyjnych. Uważni najemcy dołożą starań, aby takie działania wynajmujący podejmował kosztem swojego dochodu operacyjnego (finansował je z dochodów czynszowych) i nie przenosił ich jako podstawy do podziału na pozostałych najemców. Wynajmujący z kolei wskaże na argument wagi kluczowego najemcy dla atrakcyjności i odwiedzalności (ang. Footfall) centrum handlowego lub prestiżu budynku biurowego, z czego korzystają inni, mniejsi najemcy i za co powinni zapłacić. Skala wydatków operacyjnych przenoszonych przez wynajmujących na pozostałych najemców zależeć będzie w tym przypadku od rodzaju obiektu oraz aktualnej sytuacji na rynku najmu.

Podobne zagadnienie dotyczy pustostanów w obiekcie. Część wydatków operacyjnych jest niezależna od stopnia zapełnienia nieruchomości i w przypadku braku części najemców pojawia się problem, kto powinien pokryć koszty przypadające na pustostany. Wynajmujący będzie starał się uniknąć finansowania powyższych kosztów z własnego NOI, argumentując, że to najemcy, jako użytkownicy obiektu, powinni zapłacić za koszty obsługi powierzchni wspólnych. W praktyce wynajmujący zaproponuje wtedy zapis udziału proporcjonalnego najemcy w kosztach eksploatacji jako stosunek powierzchni najmu do łącznej powierzchni lokali wynajętych w danym momencie (ang. Gross Leased Area). Najemcy z kolei będą argumentować, że niezasadne jest przerzucanie na nich winy za nieudolność wynajmującego w komercjalizacji powierzchni. Preferowaną przez najemców definicją ww. udziału będzie stosunek powierzchni najmu lokalu do łącznej powierzchni wszystkich lokali w obiekcie (ang. Gross Leasable Area).

Wszelkie modernizacje dotyczące rozbudowy obiektu, skutkujące pozyskaniem dodatkowej powierzchni najmu, powinny być realizowane na koszt wynajmującego i finansowane z dodatkowych wpływów czynszowych uzyskanych z nowej powierzchni.  Podobnie jak wszelkie naprawy i wymiany urządzeń zniszczonych lub uszkodzonych przez najemcę realizowane być powinny na koszt tego najemcy lub jego ubezpieczyciela.

Najemcy rezerwują sobie w umowach najmu możliwość audytu rozliczeń wydatków operacyjnych przez wynajmującego by upewnić się co do ich poprawności. Wynajmujący będzie z kolei starał się to prawo ograniczyć np. poprzez ograniczenie czasowe, kiedy najemca może wystąpić z wnioskiem o przeprowadzenie takiego audytu, jak i narzucenie sposobu i okresu jego realizacji. Strony będą podejmowały przeciwne starania w przypadku audytu najemcy pod kątem poprawnej sprawozdawczości obrotów ze sprzedaży.

Maciej Tertelis, CPM CCIM MRICS

Autor reprezentuje firmę doradczą Remarket Consulting (www.remarketconsulting.com) świadczącą usługi z obszaru Asset Management na rzecz deweloperów i najemców powierzchni handlowych, działającą od 1998 r.