13.01.2017

Część I. CapEx czy OpEx w fazie operacyjnej nieruchomości. Zarządzanie kosztami z uwagi na przepisy podatkowe.

NARZĘDZIOWNIA
Serwisy budynkowe

Dowiedz się w jaki sposób wykorzystywać poszczególne serwisy budynkowe i dlaczego ich stosowanie jest tak ważne dla twojej nieruchomości.

Zobacz treści w tej kategorii:
Ochrona przeciwpożarowa budynku – co warto wiedzieć?Cz II. Dźwigi, schody i chodniki ruchome - modernizacja, awarie i wypadki. Dźwigi, schody i chodniki ruchome. Część I - zasady konserwacji.
Zarządzanie kosztami

Umiejętność sprawnego i skutecznego kontrolowania kosztów to dla osób zarządzających nieruchomościami każdego rodzaju, jedna z podstawowych umiejętności. Wraz z tym cyklem eksperckich artykułów dowiesz się jak zarządzać kosztami na wielu poziomach.

Zobacz treści w tej kategorii:
Wycena nieruchomości a koszty eksploatacyjneCzęść II - Zarządzanie kosztami z uwagi na zapisy umowy najmuCzęść I. CapEx czy OpEx w fazie operacyjnej nieruchomości. Zarządzanie kosztami z uwagi na przepisy podatkowe.
Coaching dla zarządców nieruchomości

W cyklu prowadzonym we współpracy z Grażyną Białopiotrowicz, omawiamy najważniejsze wątki z zakresu umiejętności miękkich, niezbędne do utrzymywania pozytywnych relacji z otoczeniem biznesowym.

Zobacz treści w tej kategorii:
Systemy kontroli dostępu w budynkach instytucji finansowychLiderzy zmian w organizacji- część IVPłeć na warsztat!- część IIIZłote zasady motywowania pracowników- część IIWstęp do coachingu dla zarządców nieruchomości- część I
Serwis czystości

Poznaj najlepsze praktyki utrzymania czystości powierzchni w obiektach komercyjnych. Dowiedz się w jaki sposób współpracować z podwykonawcami i jak sprawić by Twój serwis czystości okazała się efektywny.

Zobacz treści w tej kategorii:
Szorowarki Kärcher!Nie zaniedbuj marmuruPiękne jak naturalne drewno, wytrzymałe jak wykładzina elastycznaTechnologia eco!efficiency Kärcher- więcej za mniejInwestycja w płytki gresowe- dobry wybór?Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 2Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 1
Porady prawne dla zarządców

Zagadnienie podziału wydatków w nieruchomości komercyjnej na wydatki kapitałowe i operacyjne analizuje się zazwyczaj z dwóch perspektyw.

Pierwsze podejście dotyczy rozliczeń księgowych i podatkowych. Inwestor podejmuje decyzję, w jaki sposób zaksięgować swoje wydatki na nieruchomość – czy kapitalizować je do wartości, czy odpisać w koszty, ewentualnie – w jakim okresie dokonywać odpisów. Drugi aspekt związany jest z decyzją, czy konkretnym wydatkiem można obciążyć najemców w postaci opłaty eksploatacyjnej i w jakiej proporcji. W pierwszym przypadku podstawą decyzji będą aktualne przepisy podatkowe, w drugim zaś zapisy uzgodnione przez strony w umowie najmu.

Zarządzanie kosztami z uwagi na przepisy podatkowe

Rozważania dotyczyć będą fazy operacyjnej nieruchomości tj. począwszy od momentu, kiedy deweloper uzyskuje pozwolenie na użytkowanie obiektu i zaczyna przekazywać lokale poszczególnym najemcom (dla inwestora będzie to finalizacja zakupu nieruchomości dochodowej), a skończywszy na wyjściu z inwestycji poprzez sprzedaż przedmiotowej nieruchomości. W artykule analizie poddano wydatki zarówno z perspektywy wynajmującego, jak i miejscami odmienne regulacje charakterystyczne dla najemcy lokalu, dokonującego inwestycji w obcym środku trwałym.

Podstawową różnicą pomiędzy wydatkiem operacyjnym (ang. Operating Expense OpEx) a kapitałowym (ang. Capital Expenditure CapEx) jest charakter zdarzenia, którego wydatek dotyczy. W przypadku remontu, a więc odtworzenia stanu pierwotnego obiektu, w wyniku którego nie ulega zmianie charakter środka trwałego ani pełnione przez niego funkcje (choć niekoniecznie trzeba stosować te same materiały co pierwotnie), wydatki z nim związane można odpisać od razu w koszty. Wynikiem modernizacji jest zwiększenie wartości technicznej i majątkowej środka trwałego; inwestycja przybiera wtedy postać przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji itp. W efekcie wzrasta jakość powierzchni komercyjnej, maleją koszty eksploatacji, nieruchomość ulega zmianie w porównaniu do jej pierwotnego kształtu.

Wydatki wynajmującego na nieruchomość mogą mieć różny charakter. W praktyce wynajmującego poniesione przez niego koszty, przeznaczone na utrzymanie obiektu, mają najczęściej charakter pośredni, ponieważ nie są związane z konkretnym przychodem. Koszty takie z reguły są rozpoznawane w dacie ich poniesienia. W przypadku rozbudowy obiektu bądź aranżacji lokalu dla konkretnego najemcy mamy do czynienia z kosztami bezpośrednimi, które związane są bezpośrednio z przychodami generowanymi przez przedmiotową część obiektu. Koszty bezpośrednie należy rozpoznawać dopiero w tym okresie, kiedy osiągane będą odpowiadające im przychody. W praktyce więc dopiero wtedy, gdy rozbudowana zostanie część obiektu lub lokal, w którym wynajmujący wykonuje prace wykończeniowe dla danego najemcy, będą generować wpływy czynszowe.

Wydatki kapitałowe na nieruchomość realizowane w trakcie fazy operacyjnej, podobnie jak wydatki inwestora poniesione na nabycie lub wytworzenie naniesień, o przewidywanym okresie używania powyżej jednego roku, na nieruchomości będącej ich własnością lub współwłasnością, nie stanowią kosztu podatkowego w momencie ich poniesienia. Są one natomiast, po odliczeniu wartości prawa własności gruntu lub prawa użytkowania wieczystego (które nie podlegają amortyzacji), rozpoznawane dla celów podatkowych poprzez odpisy amortyzacyjne. Obiekty powinny być wprowadzone do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu oddania ich do używania. Odpisy amortyzacyjne można rozpocząć już w kolejnym miesiącu po nabyciu obiektu. Środki trwałe, aby móc je amortyzować, powinny być również kompletne i zdatne do użytku, co oznacza, że obiekty powinny być sprawne techniczne i bezpieczne dla użytkowników. W praktyce zdarza się, że inwestor otrzymuje pozwolenie na użytkowanie jedynie części obiektu, do którego wprowadzili się najemcy. Część tę, objętą pozwoleniem na użytkowanie, można uznać za środek trwały, wprowadzić do ewidencji i rozpocząć amortyzację.

W przypadku tzw. niskocennych środków trwałych, tj. takich, których wartość początkowa nie przekracza 3500 zł, przepisy podatkowe dopuszczają wolny wybór – albo skapitalizowanie ich do wartości nieruchomości, albo odpisanie jednorazowo w koszty.

Wartością początkową środka trwałego jest jego cena nabycia, a więc kwota należna zbywcy środka trwałego, powiększona o koszty związane z zakupem (przykładowo będą to koszty transportu, ubezpieczenia, montażu, instalacji, ekspertyz i analiz technicznych itp.), naliczane do dnia przekazania środka trwałego do używania.

W przypadku rozbudowy istniejącego obiektu, która obejmuje wyburzenie jego części, koszty wyburzenia w postaci wartości netto wyburzanej części obiektu powinny być kapitalizowane do wartości nowej części obiektu powstałej po rozbudowie. Koszty pośrednie w takim procesie, obejmujące np. koszty opracowania analiz opłacalności inwestycji czy też koszty odsetek od kredytu, którym finansowana jest rozbudowa (do dnia oddania nowej części obiektu do użytkowania), powinny być alokowane do wartości poszczególnych środków trwałych w proporcji wynikającej z udziału ww. kosztów bezpośrednich przypadających na poszczególne środki trwałe.

W trakcie segregacji wydatków należy mieć na uwadze fakt, że zgodnie z wyjaśnieniami towarzyszącymi Klasyfikacji Środków Trwałych KŚT częścią składową budynku są też obiekty pomocnicze obsługujące budynek, które również mogą być amortyzowane, a więc nie trzeba czekać do zbycia nieruchomości, aby zaliczyć je w koszty (jak grunt). Amortyzacji będą więc podlegały chodniki, drogi wewnętrzne, parkingi, ogrodzenia, studnie, obiekty małej architektury itp.

Kapitalizowanie wydatków do wartości nie oznacza, że będą one musiały być amortyzowane standardową stawką amortyzacji dla budynków komercyjnych na poziomie 2,5% rocznie (dla budowli 4,5%). Nabywając nową nieruchomość, można w umowie jej zakupu odpowiednio wydzielić poszczególne jej elementy, które nie są związane z budynkiem na stałe i stanowią odrębne środki trwałe, co pozwoli na późniejszą optymalizację rozliczeń podatkowych. I tak, dla przykładu, roczne stawki amortyzacji wynoszą: dla automatycznych systemów zarządzania budynkiem BMS – 18%, dla urządzeń alarmowych i sygnalizacyjnych (oświetlenie ewakuacyjne, systemy bezpieczeństwa) – 10%, dla urządzeń wentylacyjnych – 10%, dla dźwigów osobowych i towarowych – 10%, dla przenośników ogólnego zastosowania (np. schodów ruchomych) – także 10%. W przypadku budynków używanych, tj. takich, które były wykorzystywane co najmniej przez 5 lat przed ich nabyciem przez podatnika, przepisy podatkowe umożliwiają skrócenie okresu amortyzacji do różnicy pomiędzy okresem standardowym (40 lat) a okresem, w którym obiekt był dotychczas używany. Dodatkowo, w przypadku centrów handlowych okres amortyzacji może być skrócony nawet do 3 lat (roczna stawka amortyzacji wyniesie wtedy 33,33%).

Odpisów amortyzacyjnych można dokonywać w odstępach miesięcznych (metoda optymalna przy nieruchomościach dochodowych), kwartalnych bądź rocznych (ta ostatnia preferowana jedynie w przypadku nieruchomości przynoszących stratę).

Dla najemców przejmujących nowy lokal i dokonujących jego adaptacji wydatki na części składowe lokalu będą miały charakter kapitałowy i będą – jako inwestycja w obcy środek trwały – podlegać amortyzacji. Czynsz płacony przez najemcę w tym okresie, do uruchomienia działalności w lokalu, nie będzie zwiększał wartości tej inwestycji, a będzie na bieżąco odpisywany przez najemcę w koszty. Minimalny okres amortyzacji w przypadku inwestycji w obcym środku trwałym nie może być krótszy niż 10 lat.

Naniesienia wykonane przez najemcę w wyniku aranżacji lokalu, stanowiąc część składową obiektu, stają się własnością wynajmującego. Po zakończeniu umowy najmu nierozliczone w odpisach amortyzacyjnych nakłady (bez względu na to, czy fizycznie zostaną zlikwidowane) na aranżację najemca może odpisać w koszty (wyjątek stanowi sytuacja, w której najemca po zakończeniu umowy najmu zmienił przedmiot działalności). Podobna sytuacja będzie miała miejsce w sytuacji, gdy najemca będzie zobowiązany, na mocy decyzji wynajmującego, zlikwidować ulepszenia wykonane w lokalu.

Zdarza się, że wynajmujący wypłaca nowym, atrakcyjnym najemcom wynagrodzenie za zgodę na zawarcie z nim umowy najmu. Kwoty te sięgają obecnie wysokości 700–800 euro za każdy metr powierzchni najmu w obiektach handlowych i przeznaczone mogą być zarówno na aranżację powierzchni najmu (ang. Fit-Out Allowance), jak i na uzupełnienie środków obrotowych najemcy niezbędnych do zatowarowania sklepu. Koszty te, podobnie jak wydatki na prowizje dla pośredników, mają charakter pośredni i zgodnie z praktyką organów podatkowych powinny być rozliczane zgodnie z zasadą memoriałową, a więc rozkładane na poszczególne miesiące okresu najmu, począwszy od miesiąca, w którym najemca rozpoczyna płatność czynszu. Należy wspomnieć, że takie wynagrodzenie w przypadku nowobudowanych obiektów (przed uzyskaniem pozwolenia na użytkowanie) nie będzie kapitalizowane do wartości. Najemca, finansując aranżację lokalu wynagrodzeniem otrzymanym od wynajmującego, traktuje je jako inwestycję w obcym środku trwałym i rozlicza stosując minimum 10letni okres amortyzacji (ewentualnie jako niskocenne środki trwałe). Alternatywne (i rzadziej stosowane) rozwiązanie to realizacja aranżacji lokalu staraniem najemcy i na koszt wynajmującego, który poczynione wydatki kapitalizuje wtedy do wartości nieruchomości. 

W przypadku płatności odstępnego – gdy wynajmujący chce pozyskać do swojej nieruchomości najemcę mającego lokal w innym obiekcie i spłaca na rzecz innego wynajmującego karę za wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu – jest ono rozliczane w koszty podobnie jak prowizja pośrednika, poprzez rozłożenie zgodnie z zasadą memoriałową na poszczególne miesiące trwania nowej umowy najmu i zaliczenie w koszty w tym okresie.

Zachęty finansowe wypłacane przez deweloperów najemcom w trakcie komercjalizowania obiektów osiągają zawrotne kwoty – nic więc dziwnego, że w sytuacji gdy najemca nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań zapisanych w umowie najmu, obciążany jest karą (np. w wysokości czynszu, jaki najemca zapłaciłby, gdyby umowa była realizowana zgodnie z pierwotnym okresem najmu). W przypadku powyższych kar można wyobrazić sobie dwie następujące sytuacje. Gdy umowa najmu jest wypowiedziana przez wynajmującego w związku z naruszeniem jej warunków przez najemcę, kara zapłacona wynajmującemu z tego tytułu nie będzie poniesiona przez najemcę w celu uzyskania przychodu lub w celu zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów, w efekcie nie będzie mogła być uznana za koszt uzyskania przychodu przez najemcę. W sytuacji jednak gdy najemca wypowiada wcześniej umowę najmu z uwagi na otwarcie sklepu w innej lokalizacji, gdzie najemca osiąga wyższe obroty, tj. gdy istnieje związek ekonomiczny pomiędzy wypowiedzeniem jednej umowy najmu i zawarciem innej umowy, wydatki związane z wypowiedzeniem będą mogły być uznane za koszt podatkowy.

W kolejnej częci: Zarządzanie kosztami z uwagi na zapisy umowy najmu

 

Maciej Tertelis, CPM CCIM MRICS

Autor reprezentuje firmę doradczą Remarket Consulting (www.remarketconsulting.com) świadczącą usługi z obszaru Asset Management na rzecz deweloperów i najemców powierzchni handlowych, działającą od 1998 r.