24.04.2015

Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 2

NARZĘDZIOWNIA
Serwisy budynkowe

Dowiedz się w jaki sposób wykorzystywać poszczególne serwisy budynkowe i dlaczego ich stosowanie jest tak ważne dla twojej nieruchomości.

Zobacz treści w tej kategorii:
Ochrona przeciwpożarowa budynku – co warto wiedzieć?Cz II. Dźwigi, schody i chodniki ruchome - modernizacja, awarie i wypadki. Dźwigi, schody i chodniki ruchome. Część I - zasady konserwacji.
Zarządzanie kosztami

Umiejętność sprawnego i skutecznego kontrolowania kosztów to dla osób zarządzających nieruchomościami każdego rodzaju, jedna z podstawowych umiejętności. Wraz z tym cyklem eksperckich artykułów dowiesz się jak zarządzać kosztami na wielu poziomach.

Zobacz treści w tej kategorii:
Wycena nieruchomości a koszty eksploatacyjneCzęść II - Zarządzanie kosztami z uwagi na zapisy umowy najmuCzęść I. CapEx czy OpEx w fazie operacyjnej nieruchomości. Zarządzanie kosztami z uwagi na przepisy podatkowe.
Coaching dla zarządców nieruchomości

W cyklu prowadzonym we współpracy z Grażyną Białopiotrowicz, omawiamy najważniejsze wątki z zakresu umiejętności miękkich, niezbędne do utrzymywania pozytywnych relacji z otoczeniem biznesowym.

Zobacz treści w tej kategorii:
Systemy kontroli dostępu w budynkach instytucji finansowychLiderzy zmian w organizacji- część IVPłeć na warsztat!- część IIIZłote zasady motywowania pracowników- część IIWstęp do coachingu dla zarządców nieruchomości- część I
Serwis czystości

Poznaj najlepsze praktyki utrzymania czystości powierzchni w obiektach komercyjnych. Dowiedz się w jaki sposób współpracować z podwykonawcami i jak sprawić by Twój serwis czystości okazała się efektywny.

Zobacz treści w tej kategorii:
Szorowarki Kärcher!Nie zaniedbuj marmuruPiękne jak naturalne drewno, wytrzymałe jak wykładzina elastycznaTechnologia eco!efficiency Kärcher- więcej za mniejInwestycja w płytki gresowe- dobry wybór?Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 2Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 1
Porady prawne dla zarządców

Jestem zwolennikiem zintegrowanych usług FM, które są realizowane przez specjalistyczne firmy przystosowane do wykonywania powierzonych im działań w sposób kompleksowy. Dlaczego? Bo każda doświadczona firma będzie w stanie zapewnić bardziej opłacalną formę współpracy niż pojedynczy podwykonawca, zarówno pod względem analizy procesów zachodzących w danym obiekcie, jak i świadczenia rozszerzonych usług.

Jestem zwolennikiem zintegrowanych usług FM, które są realizowane przez specjalistyczne firmy przystosowane do wykonywania powierzonych im działań w sposób kompleksowy. Dlaczego? Bo każda doświadczona firma będzie w stanie zapewnić bardziej opłacalną formę współpracy niż pojedynczy podwykonawca, zarówno pod względem analizy procesów zachodzących w danym obiekcie, jak i świadczenia rozszerzonych usług.

Jeśli chodzi o utrzymanie terenów zewnętrznych, nie każda firma jest gotowa, aby podjąć się takiego wyzwania. Chodzi tu głównie o obiekty zajmujące sporo przestrzeni i zlokalizowane w centrach miast. Te mają bowiem największe wymagania pod względem odpowiedniego utrzymania czystości, gdyż odwiedza je (i ocenia) wielu gości. Zarządca powinien opisać swoje potrzeby pod względem utrzymania terenów zewnętrznych w określonych porach roku.

Czystość dachu zależy w głównej mierze od firmy technicznej, której najczęściej powierza się jego utrzymanie. Profesjonalny serwis techniczny lepiej poradzi sobie w trudnych warunkach, zapewniając odpowiednie utrzymanie czystości zadaszenia i odpowiedniego stanu zarówno latem, jak i zimą.

Do utrzymania zewnętrznego zalicza się oprócz czyszczenia skwerów, ulic i chodników także tereny zielone.  Należy zadać sobie pytanie, czy nasza firma jest w stanie sprostać profesjonalnej pielęgnacji trawników, ogrodów lub pomników przyrody.

Sytuacja kryzysowa

Inna ważna sprawa to ustalenie, jak zachowa się firma sprzątająca w sytuacji kryzysowej. Do kogo można się zgłosić o pomoc po północy?  Z kim należy utrzymać kontakt, aby koordynować bardziej skomplikowane i nieoczywiste zadania? Odpowiedzi na te pytania powinny znaleźć się w treści umowy, aby w przypadku wystąpienia komplikacji można było im skutecznie przeciwdziałać.

Wejście na obiekt, czyli wdrożenie usług

Termin wejścia do budynku powinien być również precyzyjnie określony w umowie. Istotne, aby zarządca zdawał sobie sprawę z tego, że usługodawca musi zatrudnić odpowiednią liczbę personelu, uzupełnić magazyn na potrzeby danego obiektu oraz przeszkolić ludzi.

Każdy pracownik powinien być świadom kwestii autoryzowanego dostępu do odpowiednich poziomów budynków. Istnieją obiekty, w których wymagane jest wdrożenie odpowiedniego oprogramowania, np. do śledzenia odpadów, regulacji czasu pracy personelu czy choćby zwykłego helpdesku.

Serwis dzienny powinien mieć możliwość dostępu do narzędzia, za pomocą którego będzie realizowana komunikacja pomiędzy najemcami, zarządcą a firmą sprzątającą. Niezwykle ważne jest ustalenie osoby do kontaktu bezpośredniego. Powinna ona być wyposażona w walkie‑talkie czy telefon komórkowy, aby można z nią nawiązać kontakt w każdej chwili. Te wszystkie elementy wymagają wdrożenia przed rozpoczęciem świadczenia usług przez dany podmiot.

Mechanizm uzupełniający

Zleceniodawca powinien mieć świadomość, że jeśli jego praca inwentaryzacyjna została wykonana poprawnie, a wszystkie potrzeby zostały jasno określone, to znacząco zmniejsza się ryzyko wynikające z takiej współpracy. Jeśli natomiast po wdrożeniu kontraktu okaże się, że nie uwzględniono np. jednego biura, zaistnieje konieczność wprowadzenia poprawki do umowy wraz z konsekwencjami finansowymi.

Obie strony powinny zapewnić sobie mechanizm pozwalający regulować występowanie ponadplanowych elementów umowy. Takie zapisy gwarantują, że w trakcie pierwszego okresu realizacji nie dojdzie do nieporozumień, gdyby zostały wykryte nieścisłości.

Już w czasie wdrożenia firma sprzątająca powinna mierzyć i dostarczać odpowiedni poziom świadczonych usług. Do zarządcy powinno trafiać sprawozdanie zawierającą możliwie szczegółowe wyszczególnienie działań eksploatacyjnych. Oczywiście poziom szczegółowości takiego raportu należy określić wcześniej, nie ma bowiem sensu gromadzić niepotrzebnych danych. Opracowanie to może służyć facility managerowi w stworzeniu zestawienia usług świadczonych na terenie obiektu.

Kto pomoże zarządcy sporządzić inwentaryzację?

Prawidłowe sporządzenie umowy jest uwarunkowane przeprowadzeniem rzetelnego i pełnego przeglądu zarządzanymi powierzchniami. Zarządca może współpracować w tym zakresie z firmą sprzątającą. Takiej pomocy trudno jednak oczekiwać za darmo. Ponadto korzystanie z porad jednej z firm biorących udział przetargu z pewnością ustawi ją w pozycji uprzywilejowanej. Każdy zarządca powinien sobie odpowiedzieć na pytanie, czy może sobie na to pozwolić. Być może warto to jednak rozważyć, szczególnie gdy nie ma szans na wykonanie skutecznej inwentaryzacji własnymi siłami.

Można także znaleźć firmy doradcze i konsultingowe, które pomagają dokonać poprawnego pomiaru powierzchni. Doradca dostarczy nam również informacji na temat materiałów, z których wykonano poszczególne elementy powierzchni przeznaczonych do czyszczenia, oraz zarekomenduje środki czyszczące. To nieoceniona pomoc, mogąca się okazać niezbędną w sporządzenia poprawnej umowy.

Zarządca powinien także skorzystać z pomocy prawnika, który będzie niezastąpiony zwłaszcza w formułowaniu zapisów umowy.

Okres współpracy a realia rynkowe

Firma sprzątająca preferuje oczywiście dłuższy czas współpracy. Okres 5‑letni wydaje się im najsensowniejszy. Zleceniodawca z kolei wolałby mieć możliwość porównania 2 lub 3 firm sprzątających, aby móc wybrać opcję najbardziej opłacalną.

W umowie można jednak zawrzeć informacje o dostosowaniu cen do realiów rynkowych. Zapisy mówiące o zmianie cen wraz ze wzrostem np. inflacji są na porządku dziennym. Z punktu widzenia inwestora warto jednak rozważyć opcję zawarcia zapisów dotyczących optymalizacji prac. Można bowiem przypuszczać, że w miarę upływu czasu firma sprzątająca nabiera doświadczenia w pracy na danym obiekcie, w związku z czym cena może ulegać obniżeniu.

Zwykle umowy zawiera się na okres 3‑letni. Z początku na firmie sprzątającej spoczywa ciężar ponoszenia kosztów zakupu specjalistycznych urządzeń oraz dostosowywania zasobów magazynowych czy zatrudniania dodatkowego personelu. Dlatego też na początku wartość współpracy może być wyższa niż w okresie późniejszym.

Zleceniodawcy na polskim rynku są raczej ostrożni i nie wiążą się z dostawcami na dłuższy czas. Umowy wieloletnie zdarzają się częściej raczej na szczeblu międzynarodowym. Większe koncerny, mające swoje siedziby za granicą, podejmują współpracę z podwykonawcą korporacyjnym. Przetarg krajowy nie ma w tym wypadku miejsca.

Zbigniew Mazurek jest absolwentem Politechniki Krakowskiej oraz menedżerem z wieloletnim doświadczeniem (w tym dwadzieścia lat pracy we Francji). Pracował w firmach z branży Facility Management i Real Estate. Obecnie prowadzi firmę konsultingową w obszarze Facility Management –MENPRESA. Posiada dużą praktykę w temacie wdrożeń i zastosowania narzędzi informatycznych w działalności FM (wdrożenia oprogramowania z kategorii CMMS i CAFM). Jest członkiem Komitetu Zadaniowego ds. Facility Management przy Polskim Komitecie Normalizacyjnym, członkiem IFMA Polska, a także wykładowcą na Akademii Górniczo‑Hutniczej w Krakowie.