15.04.2015

Techniczne aspekty negocjacji- Część I

NARZĘDZIOWNIA
Serwisy budynkowe

Dowiedz się w jaki sposób wykorzystywać poszczególne serwisy budynkowe i dlaczego ich stosowanie jest tak ważne dla twojej nieruchomości.

Zobacz treści w tej kategorii:
Ochrona przeciwpożarowa budynku – co warto wiedzieć?Cz II. Dźwigi, schody i chodniki ruchome - modernizacja, awarie i wypadki. Dźwigi, schody i chodniki ruchome. Część I - zasady konserwacji.
Zarządzanie kosztami

Umiejętność sprawnego i skutecznego kontrolowania kosztów to dla osób zarządzających nieruchomościami każdego rodzaju, jedna z podstawowych umiejętności. Wraz z tym cyklem eksperckich artykułów dowiesz się jak zarządzać kosztami na wielu poziomach.

Zobacz treści w tej kategorii:
Wycena nieruchomości a koszty eksploatacyjneCzęść II - Zarządzanie kosztami z uwagi na zapisy umowy najmuCzęść I. CapEx czy OpEx w fazie operacyjnej nieruchomości. Zarządzanie kosztami z uwagi na przepisy podatkowe.
Coaching dla zarządców nieruchomości

W cyklu prowadzonym we współpracy z Grażyną Białopiotrowicz, omawiamy najważniejsze wątki z zakresu umiejętności miękkich, niezbędne do utrzymywania pozytywnych relacji z otoczeniem biznesowym.

Zobacz treści w tej kategorii:
Systemy kontroli dostępu w budynkach instytucji finansowychLiderzy zmian w organizacji- część IVPłeć na warsztat!- część IIIZłote zasady motywowania pracowników- część IIWstęp do coachingu dla zarządców nieruchomości- część I
Serwis czystości

Poznaj najlepsze praktyki utrzymania czystości powierzchni w obiektach komercyjnych. Dowiedz się w jaki sposób współpracować z podwykonawcami i jak sprawić by Twój serwis czystości okazała się efektywny.

Zobacz treści w tej kategorii:
Szorowarki Kärcher!Nie zaniedbuj marmuruPiękne jak naturalne drewno, wytrzymałe jak wykładzina elastycznaTechnologia eco!efficiency Kärcher- więcej za mniejInwestycja w płytki gresowe- dobry wybór?Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 2Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 1
Porady prawne dla zarządców

Jak przejść przez sporą umowę najmu (nawet 50‑stronicową) możliwie szybko i sprawnie.

W przypadku budynków komercyjnych, przeznaczonych pod najem, najważniejszy wyznacznik powodzenia projektu stanowi skomercjalizowanie powierzchni najmu. Dopiero bowiem odpowiednie wpływy z czynszu decydują o zysku lub stracie. Podstawą tego jest umowa najmu (ewentualnie dzierżawy w pewnych przypadkach).

Mecenas Maciej Sójka.

Musi być ona odpowiednio skonstruowana, tzn. musi zabezpieczać interesy wynajmującego tak, by maksymalnie ograniczyć ryzyko związane z brakiem realizacji umowy przez potencjalnego najemcę. Stąd też umowy tego typu ze względu na precyzyjne zapisy liczą często po kilkadziesiąt stron. Potencjalny najemca z reguły będzie chciał negocjować postanowienia wzoru umowy przedstawionego przez wynajmującego. Rzecz jasna to, na ile wynajmujący pozwoli najemcy na zmiany, wynikać będzie z głównie z pozycji negocjacyjnej obu stron (zależnej od ich pozycji na rynku, marki, wielkości powierzchni, jaka ma być przedmiotem najmu i czynszu za powierzchnię najmu, stanu komercjalizacji powierzchni najmu etc.). Takie negocjacje wiążą się z zaangażowaniem po stronie wynajmującego czasu, środków oraz energii potrzebnej na sfinalizowanie projektu. Kilka praktycznych wskazówek może pomóc Państwu w zoptymalizowaniu procesu ustalania warunków umowy tak, by zakończyć ten proces nie tylko z sukcesem, ale i możliwie szybko i sprawnie.

I. Wyślij e‑maila ze wzorem umowy

Wzór umowy gotowy (w tym artykule nie zajmujemy się wzorem umowy ani poszczególnymi jej zapisami, zakładam jednak, że zawiera wszystkie postanowienia odpowiednio zabezpieczające Państwa interes i prawidłowy przebieg najmu). Jesteście Państwo po spotkaniu z potencjalnym najemcą, który jest zainteresowany najmem konkretnej powierzchni w Państwa obiekcie. Zgodnie z ustaleniami ze spotkania przesyłacie Państwo wzór umowy drogą elektroniczną. Bardzo ważne, by już w e-mailu wskazali Państwo kilka ważnych zasad (oczywiście zależnie od sytuacji można o zasadach powiedzieć na spotkaniu czy w rozmowie telefonicznej):

- wszystkie uwagi osób opiniujących umowę ze strony potencjalnego najemcy powinny być nanoszone na jednym, tym samym egzemplarzu umowy (wersji). Unikniemy w ten sposób sytuacji, że we wtorek otrzymujemy umowę z uwagami od prawnika drugiej strony, a w środę wersję z uwagami np. z działu finansowego potencjalnego najemcy;

- uwagi powinny być nanoszone wyłącznie w trybie śledzenia zmian. Często spotyka się sytuacje, gdy umowa jest zmieniana bez tego trybu lub ewentualnie z zaznaczonymi kolorem nowymi fragmentami. Nie tylko utrudnia to pracę, ale zwiększa też ryzyko pominięcia zmiany, przedłuża analizę umowy, a w przypadku wprowadzenia zmian nieuwidocznionych (brak trybu zmian i koloru) ponadto stawia pod znakiem zapytania profesjonalizm drugiej strony i jej intencje. Zatem od razu należy zaznaczyć, że każda zmiana musi być wprowadzona w trybie śledzenia zmian;

- do każdej zmiany winien być dodany komentarz. Często zdarza się, że osoba opiniująca umowę (najczęściej prawnik, ale może to być np. lider projektu czy doradca techniczny) skreśla dany zapis lub wprowadza nowy bez wskazania intencji, jakimi się kierowała. Skutek jest taki, że wynajmujący prewencyjnie nie wyraża zgody na zmianę. Dopiero w dalszym toku negocjacji po otrzymaniu wyjaśnień wynajmujący przychyla się do propozycji. Wynika to wyłącznie z braku przedstawienia argumentacji przez potencjalnego najemcę.

Oczywiście powyższe zasady obowiązują również wynajmującego, który ustosunkowuje się do zmian wprowadzonych przez najemcę.

Mogą Państwo przekazać powyższe zasady również w toku negocjacji, kiedy się zorientujecie, że druga strona ich nie stosuje. Uniknie się wówczas pouczania drugiej strony, ale za to istnieje duże prawdopodobieństwo przedłużenia całego procesu.

II. Wyznaczenie lidera projektu

Po stronie wynajmującego powinna być wyznaczona osoba, która będzie koordynowała cały projekt. Z jednej strony organizuje ona pracę innym (m.in. prawnikom), z drugiej zaś jest odpowiedzialna za prawidłowe prowadzenie projektu. Nie powinny się zdarzać sytuacje, że np. prawnik sam wysyła poprawioną wersję umowy do drugiej strony bez co najmniej przesłania jej do wiadomości drogą elektroniczną dla leadera. Utrudnia to bowiem pracę i wprowadza niepotrzebne zamieszanie. Fakt, że lider będzie miał pełną i aktualną wiedzę, ułatwia też nadzór nad samym projektem przez właściciela czy zarządcę. W przypadku wynajmującego również koniecznym jest, by wszelkie zmiany po jego stronie wprowadzane były na jednym egzemplarzu. Warto uzgodnić z potencjalnym najemcą, kto po jego stronie odpowiada za projekt i z kim się kontaktować.

III. Przejrzystość umowy po naniesieniu poprawek

Po tym, jak potencjalny najemca naniósł poprawki (w trybie śledzenia zmian) oraz komentarze, a Państwo ustosunkowali się do nich – często sytuacja się powtarza kilkukrotnie. Tzn. najemca ponownie ustosunkowuje się do wersji przesłanej przez Państwa. I na odwrót: to Państwo analizujecie zmiany wprowadzone przez najemcę. Ważne, by wyczuć moment, kiedy dalsze wymienianie się mailami staje się bezcelowe i tylko przedłuża cały proces. Po kilku takich wymianach elektronicznej korespondencji, które powinny mieć na celu uzgodnienie tych zapisów umowy akceptowanych przez obie strony, należy wyselekcjonować zapisy, które są nadal sporne. Te natomiast, co do których w drodze wymiany e-maili strony doszły do porozumienia, należy odznaczyć z trybu śledzenia zmian, a dedykowane do nich komentarze usunąć. Często bowiem, gdy mamy do czynienia z wielostronicową umową, w której naniesiono wiele zmian, czynią one umowę nieczytelną. Oczywiście trzeba poinformować drugą stronę, iż zmiany zaakceptowane zostały odznaczone. Na umowie pozostają tylko te zmiany, które należy omówić już na spotkaniu.

IV. Rola prawnika

W tym miejscu pragnę wskazać, iż w praktyce większość zmian do umowy będzie po obu stronach nanoszona przez prawników. Ich rola nie sprowadza się jednak do tego, by umowa chroniła wyłącznie reprezentowaną przez nich stronę. Powinni uczestniczyć w negocjacjach, mając na względzie nadrzędną zasadę: najważniejsze jest doprowadzenie do zawarcia umowy (oczywiście z uwzględnieniem pewnych granic brzegowych negocjacji), a nie forsowanie zapisów nieakceptowalnych przez drugą stronę i oderwane od realiów tego typu umów. Z takimi sytuacjami miałem do czynienia w praktyce i prowadziło to do niepotrzebnych sporów i straty czasu, a nawet do odstąpienia którejś ze stron od zawarcia umowy. Jeżeli osoba prowadząca projekt zauważy, że zmiany prawne są oderwane od realiów umowy (np. kara umowna 10 000 zł za brak dostarczenia wydruku KRS najemcy przy wartości rocznej umowy 100 000 zł) powinna niezwłocznie zareagować. Prawnik powinien bowiem służyć swoją wiedzą i umiejętnościami, wesprzeć projekt i współuczestniczyć w zarabianiu pieniędzy przez klienta. Ma wspierać biznes, a nie go hamować.

Po wymianie korespondencji drogą e-mailową i ustaleniu wersji umowy z tymi propozycjami zmian najemcy, które nie są akceptowane przez wynajmującego, należy umówić spotkanie celem przeprowadzenia bezpośrednich negocjacji. Ten etap i dalsze zostaną omówione w kolejnym artykule.

Radca prawny Maciej Sójka – absolwent wydziału prawa Uniwersytetu A. Mickiewicza w Poznaniu. Członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Poznaniu. Zdobywał doświadczenie zawodowe w renomowanych poznańskich kancelariach. Od kilku lat właściciel kancelarii z siedzibą
w Poznaniu oraz z oddziałem we Wrocławiu obsługującej podmioty gospodarcze, w tym spółki publiczne. Mecenas Maciej Sójka specjalizuje się w prawie zobowiązań (umowy najmu w budynkach komercyjnych, kontrakty handlowe etc.), prawie związanym z przejęciami spółek oraz w prawie korporacyjnym.

Równolegle z pracą zawodową publikuje artykuły o tematyce prawniczej, prowadzi autorski program telewizyjny oraz bierze udział jako wykładowca w pilotażowym programie Ministerstwa Edukacji Narodowej i Ministerstwa Sprawiedliwości „Edukacja Prawna Młodzieży”.