24.04.2015

Fit out w umowie najmu- jak uregulować go prawnie, by nie był problemem przy realizacji umowy

NARZĘDZIOWNIA
Serwisy budynkowe

Dowiedz się w jaki sposób wykorzystywać poszczególne serwisy budynkowe i dlaczego ich stosowanie jest tak ważne dla twojej nieruchomości.

Zobacz treści w tej kategorii:
Ochrona przeciwpożarowa budynku – co warto wiedzieć?Cz II. Dźwigi, schody i chodniki ruchome - modernizacja, awarie i wypadki. Dźwigi, schody i chodniki ruchome. Część I - zasady konserwacji.
Zarządzanie kosztami

Umiejętność sprawnego i skutecznego kontrolowania kosztów to dla osób zarządzających nieruchomościami każdego rodzaju, jedna z podstawowych umiejętności. Wraz z tym cyklem eksperckich artykułów dowiesz się jak zarządzać kosztami na wielu poziomach.

Zobacz treści w tej kategorii:
Wycena nieruchomości a koszty eksploatacyjneCzęść II - Zarządzanie kosztami z uwagi na zapisy umowy najmuCzęść I. CapEx czy OpEx w fazie operacyjnej nieruchomości. Zarządzanie kosztami z uwagi na przepisy podatkowe.
Coaching dla zarządców nieruchomości

W cyklu prowadzonym we współpracy z Grażyną Białopiotrowicz, omawiamy najważniejsze wątki z zakresu umiejętności miękkich, niezbędne do utrzymywania pozytywnych relacji z otoczeniem biznesowym.

Zobacz treści w tej kategorii:
Systemy kontroli dostępu w budynkach instytucji finansowychLiderzy zmian w organizacji- część IVPłeć na warsztat!- część IIIZłote zasady motywowania pracowników- część IIWstęp do coachingu dla zarządców nieruchomości- część I
Serwis czystości

Poznaj najlepsze praktyki utrzymania czystości powierzchni w obiektach komercyjnych. Dowiedz się w jaki sposób współpracować z podwykonawcami i jak sprawić by Twój serwis czystości okazała się efektywny.

Zobacz treści w tej kategorii:
Szorowarki Kärcher!Nie zaniedbuj marmuruPiękne jak naturalne drewno, wytrzymałe jak wykładzina elastycznaTechnologia eco!efficiency Kärcher- więcej za mniejInwestycja w płytki gresowe- dobry wybór?Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 2Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 1
Porady prawne dla zarządców

Prace adaptacyjne, popularnie zwane w praktyce fit outem, to kwestia bardzo istotna zarówno dla najemcy, jak i wynajmującego. Z punktu widzenia tego pierwszego stanowi o przygotowaniu powierzchni najmu do działalności planowanej przez najemcę, bezpośrednio zatem wpływa na zadowolenie z przydatności powierzchni najmu.

Wynajmujący postrzega fit out jako coś generującego koszty już na początku umowy (często przed pierwszym wpływem czynszu) i widzi ryzyko związane z jego wykonaniem. Jednakże dobrze zaplanowany i wykonany fit out przyciąga najemcę.

I.Zakres prac adaptacyjnych

Jest zasadą przy umowach najmu, iż najemca, podpisując umowę, potwierdza tym samym, że przedmiot najmu znajduje się w stanie odpowiednim, nie wnosi do niego żadnych zastrzeżeń oraz uznaje, że nadaje się on do celu, w jakim został wynajęty. W sytuacji jednak, gdy po podpisaniu umowy wynajmujący ma przystąpić do wykonywania fit outu, taki zapis powinien być odpowiednio zmodyfikowany lub zawarty dopiero w protokole przekazania powierzchni najmu przez wynajmującego najemcy – po zakończeniu prac adaptacyjnych. W przeciwnym bowiem razie powstaje płaszczyzna ewentualnego konfliktu dotyczącego wad zgłaszanych przez najemcę.

W umowie należy precyzyjnie, aż do przesady, wskazać zakres prac adaptacyjnych. Zatem zaczynając od wskazania powierzchni prac, poprzez materiały, jakie mają być wykorzystane (wykładziny o określonych stopniach ścieralności, rodzaj oświetlenia ze wskazaniem parametrów technicznych, rodzaj drzwi etc.), aż po kolorystykę. Ponieważ tego rodzaju opisy będą miały z reguły sporą objętość, warto „wyrzucić” je do załącznika. Przy dużym skomplikowaniu takiego zestawienia warto zastanowić się nad rozdzieleniem samego planu aranżacji wnętrza oraz już stricte technicznego opisu materiałów, jakie mają być użyte na dwa dokumenty.

Poza tym opisem w załączniku powinien znaleźć się harmonogram prac adaptacyjnych. Z jednej strony zabezpieczy on wynajmującego przed nieuzasadnionymi pretensjami najemcy w zakresie terminu przekazania przedmiotu najmu, z drugiej zmobilizuje wynajmującego do efektywnej pracy.

O ile przy zawieraniu samej umowy wydaje się, że można w pełni przewidzieć zakres prac w ramach fit outu, o tyle w praktyce już podczas realizacji tychże ustaleń praktycznie zawsze konieczne jest skonsultowanie poszczególnych decyzji z najemcą. Stąd też umowa powinna precyzować obowiązek najemcy uczestniczenia w konsultacjach pod rygorami braku możliwości podważania decyzji wynajmującego lub przesunięcia terminu wydania przedmiotu najmu.

Pragnę zwrócić uwagę na bardzo ważną kwestię: wynajmujący na etapie zawierania umowy najmu gotowy jest z reguły do licznych ustępstw, by przyciągnąć potencjalnego najemcę; w ich ramach godzi się na określone prace adaptacyjne. Muszą one jednak spełniać wszelkie wymogi prawa obowiązujące dla danego rodzaju budynków. O ile bowiem na etapie budowy wszelkie wymogi prawa są z reguły przestrzegane (czuwa nad tym chociażby kierownik budowy), o tyle w trakcie prac adaptacyjnych mogą pojawić się niezgodności. W praktyce np. oświetlenie zamówione przez najemcę w ramach fit outu może się okazać niewystarczające w świetle przepisów prawa pracy, drzwi zamówione przez najemcę mogą nie spełniać wymogów przeciwpożarowych etc. Zatem przy weryfikacji prac, jakich żąda najemca w ramach fit outu, zalecane będzie sprawdzenie, czy są one zgodne z przepisami prawa. Na tym etapie będzie to znacznie tańsze niż skutki wadliwych prawnie rozwiązań.

II.Prace dodatkowe

Powyższe rozważania oczywiście dotyczą również prac dodatkowych. Ich specyfika wymaga dodatkowego komentarza. Praktycznie regułą jest, iż w trakcie prac wykończeniowych najemca będzie chciał zlecić prace dodatkowe. Taką opcję należy przewidzieć w umowie. Wskazując jednoznacznie, w jakim terminie najemca może zgłosić ewentualne żądanie i kto będzie ponosił koszty prac dodatkowych (oczywiście z reguły najemca). Koniecznie należy doprecyzować, że zlecenie prac dodatkowych, skutkujących przedłużeniem terminu wykończenia przedmiotu najmu, może spowodować przesunięcie terminu przekazania przedmiotu najmu najemcy przez wynajmującego. Tak by najemca nie mógł później twierdzić, że myślał, że to nie wpłynie na termin. Kolejnym ważnym zapisem będzie prawo do odmowy przez wynajmującego przeprowadzenia prac dodatkowych. Może być ono nieograniczone bądź też ograniczone do konkretnych przypadków (np. niezgodność tych prac z prawem budowlanym).

III.Koszty prac adaptacyjnych

Co do zasady koszty fit outu ponosi wynajmujący. W sytuacji jednak, gdy najemca zażyczył sobie określonych ulepszeń, za które jest gotowy zapłacić (np. ponadwymiarowe drzwi, lepszej jakości sufity podwieszane etc.), wówczas dodatkowym załącznikiem powinien być kosztorys prac wykończeniowych, w którym strony wyraźnie określą koszty przez nie ponoszone.

Po wykonaniu prac adaptacyjnych przychodzi czas na przekazanie powierzchni najmu przez wynajmującego najemcy. Jeżeli wcześniej wymienione kwestie zostały zawarte w umowie najmu, strony w zasadzie nie powinny mieć kwestii spornych np. co do tego, kto ma zapłacić za dany element wykończenia, kto jest odpowiedzialny za opóźnienie czy też dlaczego zamontowano taką, a nie inną wykładzinę.

Oczywiście najlepiej, jeżeli do umowy nie będziemy musieli zaglądać, czyli zarówno wynajmujący, jak i najemca w pełni wywiążą się z przyjętych na siebie zobowiązań.

 

Radca prawny Maciej Sójka – absolwent wydziału prawa Uniwersytetu A. Mickiewicza w Poznaniu. Członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Poznaniu. Zdobywał doświadczenie zawodowe w renomowanych poznańskich kancelariach. Od kilku lat właściciel kancelarii z siedzibą
w Poznaniu oraz z oddziałem we Wrocławiu obsługującej podmioty gospodarcze, w tym spółki publiczne. Mecenas Maciej Sójka specjalizuje się w prawie zobowiązań (umowy najmu w budynkach komercyjnych, kontrakty handlowe etc.), prawie związanym z przejęciami spółek oraz w prawie korporacyjnym.

Równolegle z pracą zawodową publikuje artykuły o tematyce prawniczej, prowadzi autorski program telewizyjny oraz bierze udział jako wykładowca w pilotażowym programie Ministerstwa Edukacji Narodowej i Ministerstwa Sprawiedliwości „Edukacja Prawna Młodzieży”.