24.04.2015

Techniczne aspekty negocjacji- Część II

NARZĘDZIOWNIA
Serwisy budynkowe

Dowiedz się w jaki sposób wykorzystywać poszczególne serwisy budynkowe i dlaczego ich stosowanie jest tak ważne dla twojej nieruchomości.

Zobacz treści w tej kategorii:
Ochrona przeciwpożarowa budynku – co warto wiedzieć?Cz II. Dźwigi, schody i chodniki ruchome - modernizacja, awarie i wypadki. Dźwigi, schody i chodniki ruchome. Część I - zasady konserwacji.
Zarządzanie kosztami

Umiejętność sprawnego i skutecznego kontrolowania kosztów to dla osób zarządzających nieruchomościami każdego rodzaju, jedna z podstawowych umiejętności. Wraz z tym cyklem eksperckich artykułów dowiesz się jak zarządzać kosztami na wielu poziomach.

Zobacz treści w tej kategorii:
Wycena nieruchomości a koszty eksploatacyjneCzęść II - Zarządzanie kosztami z uwagi na zapisy umowy najmuCzęść I. CapEx czy OpEx w fazie operacyjnej nieruchomości. Zarządzanie kosztami z uwagi na przepisy podatkowe.
Coaching dla zarządców nieruchomości

W cyklu prowadzonym we współpracy z Grażyną Białopiotrowicz, omawiamy najważniejsze wątki z zakresu umiejętności miękkich, niezbędne do utrzymywania pozytywnych relacji z otoczeniem biznesowym.

Zobacz treści w tej kategorii:
Systemy kontroli dostępu w budynkach instytucji finansowychLiderzy zmian w organizacji- część IVPłeć na warsztat!- część IIIZłote zasady motywowania pracowników- część IIWstęp do coachingu dla zarządców nieruchomości- część I
Serwis czystości

Poznaj najlepsze praktyki utrzymania czystości powierzchni w obiektach komercyjnych. Dowiedz się w jaki sposób współpracować z podwykonawcami i jak sprawić by Twój serwis czystości okazała się efektywny.

Zobacz treści w tej kategorii:
Szorowarki Kärcher!Nie zaniedbuj marmuruPiękne jak naturalne drewno, wytrzymałe jak wykładzina elastycznaTechnologia eco!efficiency Kärcher- więcej za mniejInwestycja w płytki gresowe- dobry wybór?Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 2Umowa z serwisem sprzątającym- najważniejsze aspekty współpracy. Część 1
Porady prawne dla zarządców

Zoptymalizowanie procesu ustalania warunków umowy jest bardzo ważne, bowiem pozwala zakończyć ten proces nie tylko z sukcesem, ale i możliwie szybko i sprawnie. Dlatego też w poprzednim wydaniu naszego magazynu oraz w poniższym tekście przekazujemy kilka praktycznych wskazówek, które mogą pomóc osiągnąć ten cel.

Zoptymalizowanie procesu ustalania warunków umowy jest bardzo ważne, bowiem pozwala zakończyć ten proces nie tylko z sukcesem, ale i możliwie szybko i sprawnie. Dlatego też w poprzednim wydaniu naszego magazynu oraz w poniższym tekście przekazujemy kilka praktycznych wskazówek, które mogą pomóc osiągnąć ten cel.

Ostatnio omówiliśmy już kilka zagadnień: wysłanie e‑maila ze wzorem umowy, wyznaczenie lidera projektu, zapewnienie przejrzystości umowy po naniesieniu poprawek oraz rolę prawnika.

Po wymianie korespondencji drogą mailową i ustaleniu wersji umowy z tymi propozycjami zmian najemcy, które nie są akceptowane przez wynajmującego, należy umówić spotkanie celem przeprowadzenia bezpośrednich negocjacji.

I. Kto powinien uczestniczyć w spotkaniu

Samo spotkanie można zorganizować w tradycyjnej formie, czyli w salce konferencyjnej czy poprzez telekonferencję. Jestem zwolennikiem osobistego spotkania, ale zależy to od preferencji stron oraz aspektów technicznych (np. dużej odległości). W spotkaniu po obu stronach powinny uczestniczyć osoby decyzyjne – takie, które w danych kwestiach mogą podejmować decyzje ws. zapisów prawnych (np. kary umowne), technicznych (np. szczegóły wyposażenia) czy też w aspektach stricte biznesowych (wysokość czynszu najmu). Jeżeli natomiast na spotkaniu mają być omawiane tylko kwestie prawne, to wystarczy, by uczestniczyli w nim lider projektu i prawnik. Jeśli mają być poruszane wyłącznie zagadnienia finansowe i techniczne (często warto na początku nadać spotkaniu charakter techniczno‑merytoryczny (omówienie fit outu, wysokości czynszu, konkretnych powierzchni etc.), to nie ma sensu, by obecny był wtedy prawnik. Oczywiście może się okazać, że ani on, ani lider projektu, ani nikt inny z osób biorących udział w spotkaniu nie mogą podjąć pewnych decyzji o zasadniczym charakterze dla umowy (np. obniżenie czynszu). Jednakże w takim przypadku należy zarezerwować czas na konsultację z przełożonymi.

W praktyce zdarza się dość często, ze w bezpośrednich negocjacjach uczestniczą osoby, które nie mogą podjąć żadnej decyzji, przekazują jedynie stanowisko drugiej strony szefostwu. Takich sytuacji należy unikać, gdyż skutkują nie tylko przedłużeniem procesu, ale przede wszystkim licznymi niedomówieniami i nieporozumieniami.

II. Przebieg spotkania

Jak już wspomniałem, w pierwszej kolejności warto omówić kwestie techniczne i finansowe. Może się bowiem okazać, że już na tych płaszczyznach nie będzie porozumienia, a w konsekwencji dalsze procedowanie jest pozbawione sensu.

Jeżeli zagadnienia te mamy za sobą, wówczas główną rolę zaczyna odgrywać prawnik. Pisałem o niej szerzej w poprzednim artykule, teraz tylko przypomnę, że celem prawnika powinno być wsparcie biznesu, by projekt zakończył się dla klienta sukcesem. Jeżeli w spotkaniu uczestniczy kilku prawników po jednej stronie, to wśród nich powinien być jeden koordynator, co bez wątpienia ułatwi komunikację.

Obecnym na spotkaniu należy zapewnić laptop z podpiętym rzutnikiem. Dzięki temu będzie można wyświetlić aktualną wersję umowy ze zmianami zaznaczonymi w trybie ich rejestracji wraz z komentarzami. Osobiście stosuję metodę, że to właśnie prawnik obsługuje laptopa. Na bieżąco wprowadza zmiany w trybie śledzenia zmian, używając języka prawniczego. Gdy są miejsca pozostające nadal do uzgodnienia, wprowadza propozycję z jej zaznaczeniem (wystarczy pozostawić zmiany w trybie śledzenia zmian z komentarzem „do uzgodnienia”). Wówczas strony mogą np. ustalić, że w ciągu 3 dni jedna z nich prześle propozycję uwzględniającą interesy obu stron. Jeżeli strony uzgodnią zapis wcześniej sporny, to wówczas należy wprowadzić jego treść i od razu odznaczyć z trybu śledzenia zmian. Taki sposób pracy umożliwia pełną kontrolę osób uczestniczących po obu stronach w projekcie nad redakcją poszczególnych zapisów. Zmniejsza to znacznie ryzyko niedomówień czy błędów.

W ten sposób należy krok po kroku „przejść” całą umowę. Oczywiście optymalna będzie sytuacja, gdy uda się to zrobić na jednym spotkaniu. Uczestniczyłem już jednak w projektach, w których w czasie 5‑godzinnego spotkania udało się przeanalizować tylko połowę umowy. Wówczas jak najszybciej należy dokończyć spotkanie w innym dniu, by „iść za ciosem”.

Jak najszybciej (z reguły następnego dnia) po spotkaniu umowa w wersji ustalonej na spotkaniu powinna być przesłana przez prawnika do lidera projektu. Ten po zapoznaniu się ze zmianami przesyła daną wersję drugiej stronie.

Może się okazać, że takich spotkań musi odbyć się kilka i powstanie jeszcze kilka wersji umowy. Wówczas procedury związane z nanoszeniem zmian czy spotkaniami należy powtarzać aż do osiągnięcia sukcesu, czyli wypracowania wspólnej wersji umowy.

III. Gdy umknęła nam ważna kwestia

Może się zdarzyć (a w praktyce jest to dość częste), że na zaawansowanym etapie negocjacji zorientujemy się, że jakaś kwestia nam umknęła (np. przy gwarancji bankowej, która miała zastąpić kaucję, nie ograniczyliśmy kręgu banków przez nas akceptowalnych – a zapis co do zasady został zaakceptowany). Z punktu widzenia profesjonalnego prowadzenia negocjacji wracanie do ustalonych już zapisów stanowi pewne faux pas, ale biorąc pod uwagę interes reprezentowanej przez nas strony, konieczne jest renegocjowanie tego punktu. Nie zalecam nanoszenia wówczas zmian „od tak”, bez komentarza, jakby się nic nie stało. Znacznie lepszym rozwiązaniem będzie szczere skomentowanie zmian przy jednoczesnym wskazaniu, że wcześniejsza akceptacja zapisu wyniknęła z pewnego niedopatrzenia. W przeciwnym razie ryzykujemy naruszenie zaufania pomiędzy stronami. Oczywiście, jeżeli takie sytuacje zdarzać się będą permanentnie, to oznacza, że coś jest nie tak.

IV. Deal breaker – rzecz prawie normalna

Bardzo często się zdarza, że w toku negocjacji obie strony dojdą do kwestii, gdy nie będą się chcieli zgodzić na zmiany. To tzw. deal breaker, czyli element umowy, przy którym brak zgody stron na zmiany skutkuje brakiem możliwości jej zawarcia. Nie należy wtedy załamywać rąk, tylko trzeba usiąść przy stole i zastanowić się wspólnie, czy można wypracować wspólne stanowisko.  Może w tej kwestii jedna ze stron ustąpi w zamian za ustępstwa drugiej w innej kwestii? A może uzasadnienie stanowiska jest dla drugiej strony podejrzane lub niezrozumiałe i należy je precyzyjnie wyjaśnić.? Może też się zdarzyć, że strony nie dojdą do porozumienia.

V. Podsumowanie

Po uzgodnieniu treści umowy należy ją jeszcze raz dokładnie przeczytać (najlepiej, gdy zrobi to kilka osób), by wyłapać wszystkie literówki, których na tylu stronach umowy występuje z reguły sporo. Jeżeli umowa ma być tłumaczona, to dopiero taka wersja powinna trafić do tłumacza (wysyłanie jej wcześniej jest niecelowe, ponieważ generuje koszty związane ze zmianami w tekście). Tłumaczenie to może być zlecone nawet po podpisaniu umowy (w razie potrzeby można taką opcję zaznaczyć w tekście umowy). Umowa jest gotowa do podpisania.

 

Radca prawny Maciej Sójka – absolwent wydziału prawa Uniwersytetu A. Mickiewicza w Poznaniu. Członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Poznaniu. Zdobywał doświadczenie zawodowe w renomowanych poznańskich kancelariach. Od kilku lat właściciel kancelarii z siedzibą
w Poznaniu oraz z oddziałem we Wrocławiu obsługującej podmioty gospodarcze, w tym spółki publiczne. Mecenas Maciej Sójka specjalizuje się w prawie zobowiązań (umowy najmu w budynkach komercyjnych, kontrakty handlowe etc.), prawie związanym z przejęciami spółek oraz w prawie korporacyjnym.

Równolegle z pracą zawodową publikuje artykuły o tematyce prawniczej, prowadzi autorski program telewizyjny oraz bierze udział jako wykładowca w pilotażowym programie Ministerstwa Edukacji Narodowej i Ministerstwa Sprawiedliwości „Edukacja Prawna Młodzieży”.