• sodexo
  • strabag
  • corees
  • gp2
  • ela
  • pakar service
  • fmsolutions
  • okin
  • apa
  • cbre
  • fever guard
  • knight frank
  • empirias
  • mdd
  • kape
  • nai
  • rics
  • kols
  • pfszn
  • prch
  • wisag
  • geodetic
  • integrator
  • pfrn
  • kinnarps
  • pzn
  • walter
  • ifma
  • prfm
14.07.2020

Rzeczywistość w budynkach biurowych po pandemii

ZOBACZ WIĘCEJ

Property

„Design jest jak język – to nośnik wartości, idei i jakości w biznesie

Wywiad z Piotrem Kalinowskim | CEO i dyrektor kreatywny studia MIXD

Zadbaj o relacje nie tylko z mediami

Na co dzień pracuje dla firmy doradczej Cresa Polska, dodatkowo pełni funkcję prezeski Polskiego Stowarzyszenia Public Relations. Luiza Jurgiel-Żyła opowiada o współpracy PR-owca z ekspertami, dobrych i złych praktykach PR-owych w branży nieruchomości komercyjnych, a także o praktykach, które chciałaby w niej zaimplementować.

Rzeczywistość w budynkach biurowych po pandemii

Następuje stopniowe odmrażanie gospodarki po wprowadzeniu przez polski rząd kolejnych ograniczeń w jej funkcjonowaniu (najpierw od 13 marca, później 24 marca, a następnie 31 marca). Otwierają się kolejne segmenty rynku, a ludzie powoli „oswajają się” z nową sytuacją i starają się przystosować do funkcjonowania w miejscach publicznych na zupełnie nowych zasadach.

Jak będą wyglądać miejsca pracy przyszłości?

Stworzenie tzw. trzeciej przestrzeni, biura projektowane z myślą o samopoczuciu pracowników czy przyroda jako element projektu architektonicznego – to tylko niektóre z trendów, które będą kształtować miejsca pracy przyszłości. Duży wpływ na ich wygląd ma idea WELL, stawiająca w centrum uwagi zdrowie i komfort pracowników.

Następuje stopniowe odmrażanie gospodarki po wprowadzeniu przez polski rząd kolejnych ograniczeń w jej funkcjonowaniu (najpierw od 13 marca, później 24 marca, a następnie 31 marca). Otwierają się kolejne segmenty rynku, a ludzie powoli „oswajają się” z nową sytuacją i starają się przystosować do funkcjonowania w miejscach publicznych na zupełnie nowych zasadach.

Aleksander Szybilski oraz Aleksandra Kozdra, Cushman & Wakefield
Jedną z podstaw w reorganizacji biura, a zarazem istotą autorskiej koncepcji międzynarodowej firmy doradczej Cushman & Wakefield, o nazwie „Six Feet Office”, jest rozplanowanie przestrzeni w taki sposób, aby zapewnić bezpieczne odległości.

Pytanie o to, kiedy pracownicy powinni wrócić do biura, spędza sen z powiek pracodawcom. Po nagłej, wymuszonej zmianie formy świadczenia pracy, spowodowanej nietypową sytuacją zagrożenia pandemią, stanęli oni przed wyzwaniem związanym z powrotem do dawnych przyzwyczajeń, ale w zupełnie nowym wydaniu.

Jak jest obecnie?

Pandemia koronawirusa bez wątpienia jest dla wielu przedsiębiorstw momentem przełomowym, w szczególności w kontekście globalnego wdrożenia pracy zdalnej w organizacji i umożliwienia pracownikom wykonywania swoich obowiązków bez wychodzenia z domu w bardzo szerokim zakresie. Konieczność natychmiastowego zareagowania na zaistniałą sytuację wymagała od firm niezwykłej elastyczności oraz umiejętnego zarządzania kryzysowego. Obecnie kluczowym aspektem mającym wpływ na decyzję o powrocie do biura lub całkowitej rezygnacji z takiej możliwości do momentu, gdy będzie bezpiecznie, jest analiza zagrożeń i korzyści, jakie wiążą się z powrotem do biura z perspektywy organizacji.

 

Po co wracać?

Wiele firm uważa, że przejście na pracę zdalną nie wpłynęło znacząco na wyniki i efektywność pracowników. Niektórzy menedżerowie zaczęli się więc zastanawiać, czy w obecnej sytuacji potrzebna jest im taka ilość powierzchni biurowej, skoro pracownicy dają sobie świetnie radę, wykonując swoje obowiązki z domu. Wyciąganie takich wniosków, w dłuższej perspektywie może być dość ryzykowne. Pamiętajmy, że pandemia zmusiła większość społeczeństwa nie tylko do zmiany formy pracy, ale również spowodowała lęki i poczucie niepewności u wielu osób. Niemalże każdy ma wśród swoich bliskich kogoś, komu zmniejszono wynagrodzenie lub kto w ogóle stracił pracę. Taka sytuacja powoduje, że pracownicy zamiast 8 godzin pracują 10 lub więcej, by pokazać swoją przydatność firmie, co w krótkim czasie przekłada się na większą produktywność. Jednak w dłuższej perspektywie może to być bardzo destruktywne społecznie, a skutki takich działań mieliśmy okazję zaobserwować w statystykach z końca kwarantanny w Chinach, gdzie wzrosła liczba rozwodów oraz odsetek osób z depresją.

Biuro zapewnia pracownikom podstawową infrastrukturę i narzędzia, które nie zawsze można przenieść i zaadaptować w przestrzeni domowej. Stanowiące podstawowe wyposażenie biura elementy pomagają w wykonywaniu obowiązków i mają znaczący wpływ na komfort pracy oraz jej efekty. Do narzędzi tych zalicza się nie tylko ergonomiczne stanowisko pracy, wyposażone w regulowane krzesło i biurko czy komputer służbowy, ale także szybki internet, dodatkowy, duży monitor, a nawet dobra, parzona w ekspresie kawa.

Współcześnie technologia umożliwia nam pracę z dowolnego miejsca na Ziemi, a samo biuro stało się czymś więcej niż tylko przestrzenią fizyczną – pełni przede wszystkim funkcję społeczną. Tylko spotkania „w realu” dają możliwość budowania relacji z innymi, umożliwiają efektywną wymianę wiedzy, naukę i wdrażanie innowacji w firmie. Wiele lat temu firma Yahoo, w ramach eksperymentu, pozwoliła swoim pracownikom pracować zdalnie bez ograniczeń, chcąc zweryfikować, jaki będzie miała ona wpływ na przedsiębiorstwo. Po dogłębnej analizie okazało się, że rozwiązanie w tak szerokim zastosowaniu było niebezpieczne dla firmy i przynosiło więcej strat niż korzyści. Niektórzy pracownicy nie pojawili się w biurze przez cały rok, a o ich istnieniu wiedzieli nieliczni. Kluczowym argumentem za powrotem do biura było zmniejszenie liczby interakcji między pracownikami, co wpływało na zmniejszoną innowacyjność i konkurencyjność firmy na rynku. Inny element, na który warto zwrócić uwagę, to znaczny spadek identyfikacji pracowników z firmą, co w dłuższej perspektywie wpływało na pogorszenie wyników oraz znaczny wzrost otwartości na zmianę pracodawcy.

Znaczne ograniczenie kontaktu z innymi ludźmi i brak socjalizacji może wpływać na pogorszenie samopoczucia, a to – z kolei – może skutkować spadkiem efektywności oraz jakości wykonywanej pracy.

Jak przygotować biuro?

Gdy odpowiemy już sobie na pytanie o korzyści płynące z powrotu do biura, należy przyjrzeć się możliwym zagrożeniom i możliwościom jego reorganizacji. Rzeczywistość biurowa, podobnie jak nasza codzienność, uległa zmianie, a szereg przepisów i procedur bezpieczeństwa, wprowadzonych w wyniku pandemii, zostanie z nami na dłużej. Pracodawcy i zarządcy budynków stają więc przed wyzwaniem polegającym na dostosowaniu powierzchni biurowej do nowej codzienności.

Jedną z podstaw w reorganizacji biura, a zarazem istotą autorskiej koncepcji międzynarodowej firmy doradczej Cushman & Wakefield, o nazwie „Six Feet Office”, jest rozplanowanie przestrzeni w taki sposób, aby zapewnić bezpieczne odległości między pracownikami – zarówno przy indywidualnych stanowiskach pracy, jak i w przestrzeniach wspólnych – oraz ograniczenie liczby punktów dotyku w przestrzeni biurowej. W procesie dostosowywania biura do nowych wymogów wykorzystuje się nie tylko rozwiązania technologiczne, ale też proste rozwiązania praktyczne. Przykładem takich działań jest rozróżnienie stref dla pracowników kolorową wykładziną, stosowanie komunikatów poziomych i naklejek informujących o zasadach bezpieczeństwa, ograniczenie liczby stanowisk pracy i miejsc siedzących w salach konferencyjnych, ale też montowanie bezdotykowych włączników światła i wdrażanie aplikacji pomagających kontrolować ruch w przestrzeni biurowej. Zasady dystansowania społecznego będą obowiązywać również w windach i recepcjach budynków biurowych.

Zasada „czystego biurka”, która w wielu miejscach pracy była popularnym hasłem jeszcze przed pandemią, teraz przybiera na znaczeniu, podobnie jak każda z zasad dotycząca dbania o czystość w przestrzeni biurowej. Oczywistą kwestią jest zwiększenie częstotliwości sprzątania i dezynfekcja przycisków, klamek i barierek. Co więcej, środki dezynfekujące staną się wyposażeniem każdego stanowiska pracy, by pracownicy przed rozpoczęciem i po zakończeniu wykonywania obowiązków mogli wyczyścić miejsce, z którego korzystali.

Zmiany wprowadzane w budynkach biurowych i nowe zasady postępowania dostosowane do nowych warunków będą obowiązywać nie tylko pracowników, ale także dostawców, gości oraz kontrahentów.

Jak przygotować pracowników?

Bezpieczeństwo przestrzeni biurowej to jedno. Równie istotne jest jednak samopoczucie pracowników, którzy mają prawo obawiać się o swoje zdrowie i zdrowie swoich najbliższych. Jak utwierdzić ich w przekonaniu o tym, że pracują w odpowiednio zaadaptowanym środowisku i mogą czuć się bezpiecznie? Podobnie jak podczas pracy zdalnej, tak i w procesie stopniowego wracania do przestrzeni biurowej kluczowym aspektem, wpływającym na zwiększenie poczucia bezpieczeństwa i gotowości powrotu, będzie spójna komunikacja i zarządzanie zmianą skierowane do pracowników. Powinna ona polegać nie tylko na przekazywaniu nowych zasad i reguł, ale przede wszystkim odpowiadać na ich potrzeby i służyć wypracowaniu wspólnego stanowiska.

 

Kilkuetapowy proces powrotu to nie tylko zmiana wyglądu przestrzeni biurowej, ale też możliwość zapoznania pracowników z nowymi procedurami. Niezwykle ważna jest przejrzysta komunikacja poszczególnych działań wpływających na zwiększenie bezpieczeństwa, edukacja pracowników i menadżerów na temat nowych zasad (np. przy pomocy platform e-learningowych) oraz opracowanie planu powrotu, który uwzględnia indywidualne uwarunkowania poszczególnych osób, takie jak sytuacja rodzinna, stan zdrowia czy odległość miejsca zamieszkania od biura i konieczność dojazdu komunikacją miejską.

Co nas czeka?

Pandemia sprawiła, że wiele firm wdrożyło elastyczne formy zatrudnienia. Okazało się, że zarządzanie zespołem zdalnym oraz praca z domu są możliwe, ale to właśnie biuro oferuje dodatkową wartość, jaką są relacje ludzkie. Światowi specjaliści od przestrzeni biurowych przewidywali od dłuższego czasu, że to właśnie budowaniu relacji i pełnieniu funkcji społecznych będą służyć przestrzenie biurowe w przyszłości. Pandemia znacznie przyspieszyła ten proces.

Trudno przewidzieć, jakie skutki będzie miała ta sytuacja w dłuższej perspektywie. W najbliższym czasie spodziewamy się jednak spadku obłożenia kadrowego w przestrzeniach biurowych o 50% i zmianę funkcji samego biura, które stanie się miejscem przeznaczonym do networkingu, współpracy i pracy koncepcyjnej, a dzięki zastosowaniu zasad Six Feet Office będzie to w pełni bezpieczne.

 

Autorzy:

Aleksander Szybilski, Associate, Workplace Strategy, Cushman & Wakefield

Z wykształcenia architekt, członek multidyscyplinarnego zespołu wdrażającego projekt Six Feet Office w Polsce. Od dziewięciu lat związany z projektowaniem powierzchni biurowych, a od czterech zajmuje się także tworzeniem strategii środowiska pracy i zarządzaniem zmianą w związku z otwieraniem nowych powierzchni biurowych. W ramach ostatnich zrealizowanych projektów w Polsce i za granicą współtworzył biura dla takich firm, jak: Takeda, Novo Nordisk, UPC, Roche, IG, Unilever. Przed dołączeniem do Cushman & Wakefield pracował dla Samsunga jako lider działu nieruchomości odpowiedzialnego za biura w Polsce.

Aleksandra Kozdra, Project Manager, Project & Development Services, Cushman & Wakefield

Inżynier budownictwa i HVAC z ponadtrzyletnim doświadczeniem, członek multidyscyplinarnego zespołu wdrażającego projekt Six Feet Office, a ponadto project manager na projekty DEKA Immobilen. W ramach ostatnich realizacji pracowała dla: Huawei, Google, Oracle, Unilever, Workday. Przed rozpoczęciem pracy w Cushman & Wakefield związana z AECOM i Jacobs Engineering, gdzie pełniła funkcję projektanta instalacji i konstrukcji, pracując przy międzynarodowych projektach