23.09.2019

Rate my office. Biuro mBanku w Łodzi

ZOBACZ WIĘCEJ

Property

Wizja biura przyszłości to ucieczka od problemów teraźniejszości

O trudnym zawodzie workplace managera i jego przyszłości, przenikających się kompetencjach koniecznych na tym stanowisku, o tym, dlaczego office manager odgrywa rolę „tłumacza" i dlaczego częściej mówimy o nowych technologiach w biurze niż o niedziałającym wi-fi, rozmawiamy z Karoliną Dudek, która pełni funkcję prezesa Polskiego Instytutu Środowiska Pracy.

Rate my office. Biuro mBanku w Łodzi

Zapraszamy na trzecią część cyklu „Rate my office”. Aleksander Szybilski z Cushman & Wakefield, odwiedzając biura w całej Polsce, stara się znaleźć odpowiedź na pytanie, jak zrealizować projekt biurowy, by stworzyć przyjazne i konkurencyjne miejsce pracy.

Nastały najlepsze czasy dla rynku nieruchomości

Savills w Polsce ma 15 lat. Z Tomaszem Burasem, dyrektorem zarządzającym Savills w Polsce, rozmawiamy o historii branży, a także o planach rozwoju spółki w Polsce.

Rate my office: Biuro Novo Nordisk w Warszawie

To druga cześć cyklu, w którym Aleksander Szybilski z Cushman & Wakefield, odwiedzając biura w całej Polsce, stara się znaleźć odpowiedź na pytanie, jak zrealizować projekt biurowy, by stworzyć przyjazne i konkurencyjne miejsce pracy.

Zapraszamy na trzecią część cyklu „Rate my office”. Aleksander Szybilski z Cushman & Wakefield, odwiedzając biura w całej Polsce, stara się znaleźć odpowiedź na pytanie, jak zrealizować projekt biurowy, by stworzyć przyjazne i konkurencyjne miejsce pracy.

Aleksander Szybilski, associate director, Cushman & Wakefield
– Sukces najlepszych projektów oparty jest na ludziach i ich zaangażowaniu w podejmowanie decyzji, które mają wpływ nie tylko na wygląd biura, ale przede wszystkim na przyszłość i charakter firmy.

Przystanek został zlokalizowany w samym centrum Łodzi w spacerowej odległości od dworca Łódź Fabryczna, kompleksu EC1 i w niedalekim sąsiedztwie ul. Piotrkowskiej. Z lotu ptaka możemy dostrzec wielkość budynku sugerującą duży floorplate, którego metraż wynosi ponad 4 tys. m2. Dzięki tak dużym piętrom łatwiej było umieścić na tej samej kondygnacji działy, które dużo ze sobą współpracują, a tym samym wzmocnić wymianę informacji pomiędzy nimi.

INFORMACJE O BIURZE:

  • Nazwa firmy: mBank
  • Architekt: InDesign, Zbigniew Kostrzewa,
  • Anna Pyłka
  • Miasto: Łódź
  • Branża: Finansowa
  • Rok otwarcia biura: 2017
  • Powierzchnia Biurowa: 24 000 m2
  • Liczba pracowników: 2500 osób
  • Home office: Tak
  • Desk sharing: Nie
  • Zdjecia: Szymon Polański, Aleksander Szybilski
  Ocena pracowników Jak ważne dla pracowników
Design 4.52 3.97
Jakość powietrza 3.48 4.80
Jakość światła 3.70 4.77
Ekologia 3.86 4.06
Zieleń 2.50 4.06
Akustyka 3.27 4.48
Technologia 4.38 4.58
Wi-fi 4.47 4.54
Stanowisko pracy 4.09 4.85
Miejsca spotkań 4.31 4.40
Miejsca socjalne 4.22 4.14

 

 

OCENA
1 – Bardzo źle, 2 – Źle, 3 – Przeciętnie, 4 – Dobrze, 5 – Bardzo dobrze
JAK WAŻNE DLA PRACOWNIKÓW
1 – Zdecydowanie nieważna, 2 – Raczej nieważna, 3 – Trudno powiedzieć, 4 – Raczej ważna, 5 – Zdecydowanie ważna

Ankieta – Rate My Office

Na podstawie ankiety przeprowadzonej wśród pracowników mBanku ocenione zostały czynniki, które mają wpływ na jakość środowiska pracy, a także na ich wagę z punktu widzenia użytkowników. Średnia ważona ze wszystkich ocen na poziomie 3,9 jest potwierdzeniem, że większość pracowników pozytywnie postrzega swoje nowe środowisko pracy. Przedstawione wyniki mogą zostać zaprezentowane przedstawicielom poszczególnych działów na dedykowanych warsztatach, podczas których opracowany zostanie sposób na poprawienie percepcji pracowników w tych kategoriach, które były istotne z ich perspektywy, a otrzymały niską ocenę – np. akustyka, jakość powietrza czy zieleń.

Wyzwanie mBanku:

Analizy i opracowanie strategii związanej z przygotowaniem nowej siedziby mBanku w Łodzi, tzw. „Przystanku mBank”, zaczęły się już w 2013 r. Tak wczesne rozpoczęcie projektu, bo aż 4 lata przed przeprowadzką, było uzasadnione liczbą pracowników, ale również skalą skomplikowania procesu w związku z koniecznością skonsolidowania sześciu biur. Przez lata liczba lokalizacji rosła wraz z rozwojem działalności operacyjnej firmy, co skutkowało wzrostem zatrudnienia i koniecznością wynajmowania nowej dostępnej na rynku powierzchni. Wyzwaniem były na pewno różne standardy budynków i wykończenia wnętrz, rodzaj używanych mebli czy wyposażenie IT. Pracownicy przemieszczając się między biurami, zwracali uwagę na te różnice, co niekorzystnie wpływało na ich morale.

Poza koniecznością wyrównania standardów wyposażenia i wykończenia biur zwrócono również uwagę na elementy, z których bank był już znany wśród swoich klientów, czyli innowacyjność i rozwój technologii mobilnej. Czynnikiem, który miał wpływ na ostateczny wybór nowej lokalizacji, była intensywna współpraca pomiędzy centralami w Warszawie i w Łodzi, co wiązało się i wiąże z koniecznością częstych podróży pracowników pomiędzy tymi miastami.

Już na etapie poszukiwania budynku zwrócono szczególną uwagę na bliskość nowoczesnego dworca kolejowego – Łódź Fabryczna. Poza aspektami technicznymi, wyposażeniem czy lokalizacją projekt miał być również magnesem przyciągającym najbardziej utalentowanych pracowników, którzy będą dumni, ponieważ będą mogli powiedzieć, że pracują w jednym z najnowocześniejszych biur w Polsce. Sprawdźmy, jak wyglądał proces tworzenia takiego biura.

Parking rowerowy wspiera pracowników, którzy coraz częściej wybierają ten środek transportu ze względu na pozytywny wpływ na zdrowie, samopoczucie czy środowisko. mBank, jako jedyny najemca budynku, w przypadku wzrostu zapotrzebowania na parking rowerowy może szybko go zwiększyć poprzez adaptację tradycyjnych miejsc postojowych przeznaczonych dla samochodów.

Przygotowanie projektu:

Sukces najlepszych projektów oparty jest na ludziach i ich zaangażowaniu w podejmowanie decyzji, które mają wpływ nie tylko na wygląd biura, ale przede wszystkim na przyszłość i charakter firmy. Na najwcześniejszym etapie kluczowa była komunikacja z zarządem, któremu przedstawiono obecną sytuację łódzkiego portfela wynajmowanych nieruchomości, możliwe scenariusze wyjścia z budynków, potrzeby firmy potwierdzające konieczność konsolidacji, strategię dotyczącą nowej lokalizacji, wymagane inwestycje i wiele innych elementów. Uzupełnienie wiedzy, podjęcie strategicznych decyzji i ustalenie priorytetów pozwoliło na przejście z etapu planowania do etapu realizacji.

Jedną z pierwszych inicjatyw sygnalizujących nadejście zmiany dla pracowników było stworzenie „pilota nowego biura” będącego zapowiedzią nowej jakości. To ćwiczenie polegało na przebudowaniu jednego z pięter w budynku

Centrum Biznesu, w którym mBank wtedy wynajmował powierzchnię biurową. Zmieniona przestrzeń zapewniała dużo większą różnorodność w odniesieniu do rodzaju pomieszczeń, rozwiązań meblowych i technologii. Wprowadzono tu również nowe zasady korzystania z wprowadzonych udogodnień. W tym doświadczalnym środowisku kilka działów mogło testować, komentować i dzielić się doświadczeniami z kolegami z innych zespołów. Dzięki wczesnemu rozpoczęciu projektu mBank miał czas na wyciągnięcie wniosków, edukację użytkowników i wprowadzenie usprawnień do pierwotnie zakładanych założeń. W podejmowanie decyzji odnośnie do wyboru budynku zostali włączeni pracownicy, a w zasadzie przedstawiciele poszczególnych zespołów, zwani ambasadorami zmiany. Z grupy ponad dwóch tysięcy pracowników wybrano ok. 80 osób, których celem był aktywny udział w kształtowaniu przestrzeni biurowej, konsultacja rozwiązań i zapewnienie sprawnej komunikacji pomiędzy pracownikami a zespołem projektowym. Ciekawą inicjatywę stanowiło zaangażowanie ambasadorów zmiany w proces wyboru mebli i motywów przewodnich na poszczególnych piętrach czy wyboru wyposażenia pokoi do gier i wiele innych. Kiedy powstawała wiążąca koncepcja wystroju wnętrza, przygotowano trójwymiarową prezentację typowego piętra, umożliwiającą wirtualny spacer. Nowe biuro zostało zaprezentowane wszystkim chętnym zarówno za pomocą gogli VR, jak i na ekranie dużego monitora.

 

Rezultat:

Na nową siedzibę firmy wybrano nowoczesny, przeszklony, 6-kondygnacyjny budynek zlokalizowany w Nowym Centrum Łodzi, który zgodnie z założeniami znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie dworca Łódź Fabryczna. Sama inwestycja głosami pracowników została nazwana Przystankiem mBank. Zgodnie z najnowszymi trendami budynek wspiera komunikację rowerową, co jest możliwe dzięki największemu w Łodzi parkingowi dla 188 jednośladów.

Budynek został również wyposażony w niezbędne dla użytkowników szatnie i prysznice. Na odwiedzających budynek duże wrażenie może zrobić wysoki i przestronny parter, dostępny z poziomu ulicy, w którym znalazła się główna recepcja. W strefie wejściowej dominują ciepłe i naturalne kolory, akcenty drewniane oraz duża ilość zieleni umieszczona na ścianach. Przytulne wnętrze przełamane zostało ogromnym i nowocześnie wyglądającym videowallem, na którym prezentowane są najnowsze informacje na temat firmy. Myśląc o potrzebach użytkowników również na parterze zlokalizowano dużą kantynę i strefę kawową. Dużo sympatii budzi wybór operatora strefy kawiarnianej, wieloletniego klienta mBanku, który swój pierwszy punkt kawowy miał w jednej z poprzednich lokalizacji banku. Dzięki swojej pasji do kawy, świetnej obsłudze klienta i otwartości na rozszerzenie swojej działalności to właśnie ta nieduża firma wygrała głosami pracowników z dużo większymi konkurentami. Pierwszym zaskoczeniem związanym z wejściem do strefy biurowej było otwieranie bramek, tzw. speed gate’ów, za pomocą smartfona wyposażonego w technologię NFC, po wgraniu mobilnej aplikacji mBanku. Jak zauważył prezes Stypułkowski: – Podobno statystycznie człowiek orientuje się, że zgubił portfel po 20 minutach, a telefon po kilku. Przywiązanie do technologii i ułatwienie pracy za jej pomocą uwidoczniło się też w systemie zarządzania salkami konferencyjnymi, które każdy z pracowników może zarezerwować za pomocą aplikacji lub sprawdzić ich dostępność po zeskanowaniu znaku „QR code” umieszczonego na tabliczkach każdej z sal konferencyjnych. Ponieważ często bywało, że pracownicy rezerwowali salki na zapas lub nie anulowali spotkań, zespół pracujący nad aplikacją wprowadził funkcję konieczności potwierdzenia rezerwacji do 15 minut od rozpoczęcia spotkania. W przypadku braku takiego potwierdzenia spotkanie zostaje anulowane, a salka jest ponownie widoczna jako dostępna w systemie rezerwacji. Ponieważ jest to autorski produkt mBanku, na bieżąco wprowadzane są korekty czy dodatkowe funkcje mające np. w przyszłości pozwolić na zamawianie napojów do sal znajdujących się w obrębie centrum konferencyjnego.

Innymi rozwiązaniami technologicznymi, które mają zapewnić pełną mobilność pracownikom, było zapewnienie w 100% biurom dostępu do szybkiego Wi-Fi oraz dostępu do najwyższej klasy sprzętu do wideokonferencji.

Układ funkcjonalny strefy biurowej jest powtarzalny na wszystkich piętrach z wyjątkiem kondygnacji konferencyjnej. Zgodnie z dobrymi praktykami architektonicznymi stanowiska pracy i stoły projektowe zostały zlokalizowane blisko przeszklonej elewacji, zapewniając użytkownikom możliwie dużo światła dziennego. Godne pochwalenia jest zastosowanie biurek umożliwiających regulację wysokości i pracę na stojąco. Sale konferencyjne, pokoje projektowe, nieformalne miejsca pracy i spotkań zostały zlokalizowane bliżej trzonu budynku. Na każdym z pięter również przewidziano większą kuchnię i wspierające punkty kawowe. Przestrzeń jest różnorodna i pozwala użytkownikom na wybór miejsca w zależności od wykonywanej czynności. Każde piętro wyróżnia się innym motywem – od natury, poprzez filmy, kolory, miasta czy nowoczesne technologie.

Elementem unikalnym występującym na jednym z pięter jest kilkuosobowy pokój do pracy z dzieckiem, który jest dużym udogodnieniem dla rodziców. W pomieszczeniu są dostępne w pełni wyposażone stanowiska do pracy, jak również cały arsenał zabawek przeznaczonych dla najmłodszych.

Projekt okazał się ogromnym sukcesem, na który z ciekawością patrzyły inne banki, inspirując się rozwiązaniami zastosowanymi w Łodzi przez mBank. Ciekawym i współczesnym miernikiem sukcesu potwierdzającym spełnienie oczekiwań użytkowników były liczne publikacje zdjęć w mediach społecznościowych pokazujące dumnych pracowników z nowymi wnętrzami biurowymi w tle.

Rady eksperta:

1. Ze względu na wieloletnią umowę najmu biura doradzałbym regularne, przynajmniej raz na rok, badanie wykorzystania przestrzeni przez pracowników, czyli tzw. Utilisation Study. Pozwoli to na zidentyfikowanie rozwiązań, które nie cieszą się popularnością użytkowników, sprawdzenie, jaki charakter pracy jest obecny w różnych zespołach i jak wykorzystywane są poszczególne pomieszczenia lub meble. Jednak przede wszystkim wskaże ono możliwe obszary usprawnień, w momencie kiedy mBank zacznie wyrastać z zajmowanej lokalizacji.

2. Sugerowałbym zwiększenie ilości zieleni w biurze. Z ankiety przeprowadzonej wśród pracowników można wnioskować, że z ich najistotniejszy. Jednak z doświadczenia wiemy, że obecność roślin wpływa także na akustykę, jakość powietrza i produktywność pracowników.

3. Na parterze zmieniłbym strefę w okolicach kawiarni w przestrzeń mniej formalną, zróżnicowaną pod względem mebli i bardziej przyjazną do pracy. Mogliby z niej korzystać zarówno pracownicy, jak i studenci pobliskich uczelni.

4. Z usprawnień ułatwiających dystrybucję poczty lub dokumentów wewnątrz firmy dodałbym do lockerów otwór na listy, ale również miejsce na wizytówkę informującą, kto jest właścicielem szafki.

 

Zdjęcia:

W okolicach kawiarni został umieszczony ogromny wideowall, na którym prezentuje się najnowsze informacje dotyczące mBanku. Wygląda on bardzo nowocześnie i na pewno może być elementem, który zrobi wrażenie na nowo rekrutowanych pracownikach.

Kantyna jest mieszanką stylów: industrialnego z otwartymi sufitami z widocznymi instalacjami oraz domowego z drewnianymi meblami i ceglaną ścianą, uzupełnionego zielenią. Różne elementy sprawnie ze sobą połączone tworzą przytulne miejsce, które serwuje nie tylko smaczne jedzenie, ale jest miłe dla oka i sprzyja mniej formalnym rozmowom pomiędzy pracownikami.

Sale konferencyjne nawiązują do motywów przewodnich na piętrach, a niektóre z nich maja dodatkowe elementy, tj. wyklejenia i wykończenia ścian, które zostały wybrane podczas konsultacji pracowników z architektem.

 

Różnicą w stosunku do poprzednich biur była zamiana biurkowych kontenerów na lockersy, które służą pracownikom do przechowywania rzeczy osobistych. Każdy lockers ma indywidualny numer i zamek szyfrowy.

Pokój pierwotnie przeznaczony do medytacji lub odpoczynku okazał się popularnym miejscem do pracy w ciszy.

Powyższe zdjęcie pokazuje tabliczkę z oznaczeniem sali konferencyjnej. Poza nazwą oraz możliwością rezerwacji za pomocą QR-kodu opisano równiej jej wielkość i wyposażenie – monitor, tablica czy system do wideokonferencji.

 

Zobacz pozostałe zdjęcia: