30.05.2019

Rate my office: Biuro Novo Nordisk w Warszawie

ZOBACZ WIĘCEJ

Property

Wizja biura przyszłości to ucieczka od problemów teraźniejszości

O trudnym zawodzie workplace managera i jego przyszłości, przenikających się kompetencjach koniecznych na tym stanowisku, o tym, dlaczego office manager odgrywa rolę „tłumacza" i dlaczego częściej mówimy o nowych technologiach w biurze niż o niedziałającym wi-fi, rozmawiamy z Karoliną Dudek, która pełni funkcję prezesa Polskiego Instytutu Środowiska Pracy.

Rate my office. Biuro mBanku w Łodzi

Zapraszamy na trzecią część cyklu „Rate my office”. Aleksander Szybilski z Cushman & Wakefield, odwiedzając biura w całej Polsce, stara się znaleźć odpowiedź na pytanie, jak zrealizować projekt biurowy, by stworzyć przyjazne i konkurencyjne miejsce pracy.

Nastały najlepsze czasy dla rynku nieruchomości

Savills w Polsce ma 15 lat. Z Tomaszem Burasem, dyrektorem zarządzającym Savills w Polsce, rozmawiamy o historii branży, a także o planach rozwoju spółki w Polsce.

Rate my office: Biuro Novo Nordisk w Warszawie

To druga cześć cyklu, w którym Aleksander Szybilski z Cushman & Wakefield, odwiedzając biura w całej Polsce, stara się znaleźć odpowiedź na pytanie, jak zrealizować projekt biurowy, by stworzyć przyjazne i konkurencyjne miejsce pracy.

To druga cześć cyklu, w którym Aleksander Szybilski z Cushman & Wakefield, odwiedzając biura w całej Polsce, stara się znaleźć odpowiedź na pytanie, jak zrealizować projekt biurowy, by stworzyć przyjazne i konkurencyjne miejsce pracy.

Aleksander Szybilski, associate director, Cushman & Wakefield
- Głównymi założeniami przyświecającymi firmie Novo Nordisk przed rozpoczęciem prac wykończeniowych w nowej siedzibie w Warszawie było stworzenie biura umożliwiającego budowanie poczucia wspólnoty.

INFORMACJE O BIURZE

Nazwa firmy: Novo Nordisk

Architekt: Bit Creative, Barnaba Grzelecki, Jakub Bubel

Miasto: Warszawa

Branża: Farmaceutyczna

Rok otwarcia biura: 2018

Powierzchnia Biurowa: 1648 m2

Liczba pracowników: 104 osoby

Home office: Tak

Desk sharing: Nie 

Zdjęcia: Piotr Ostrowski

 

RATE MY OFFICE

 
OCENA PRACOWNIKÓW
JAK WAŻNE DLA PRACOWNIKÓW
DESIGN
4.8/5
4.6/5
JAKOŚĆ POWIETRZA
3.4/5
4.9/5
JAKOŚĆ ŚWIATŁA
4.1/5
4.8/5 
EKOLOGIA
4.1/5
4.1/5
ZIELEŃ
4.6/5
4.6/5
AKUSTYKA
3.1/5
4.9/5
TECHNOLOGIA
4.0/5
4.7/5
Wi-Fi
4.2/5
5.0/5
STANOWISKA PRACY
3.9/5
4.9/5
MIEJSCA SPOTKAŃ
3.5/5
4.8/5
MIEJSCA SOCJALNE 
4.8/5
4.1/5

Na podstawie ankiety przeprowadzonej wśród pracowników ocenione zostały czynniki mające wpływ na jakość środowiska pracy, a także ich ważność z punktu widzenia użytkowników. Średnia ważona ze wszystkich ocen na poziomie 4,01 jest potwierdzeniem, że większość pracowników pozytywnie postrzega swoje nowe środowisko pracy. Przedstawione wyniki mogą zostać zaprezentowane przedstawicielom poszczególnych działów na specjalnych warsztatach, podczas których można opracować sposób na poprawienie percepcji pracowników w tych kategoriach, które były istotne z ich perspektywy, a otrzymały niską ocenę – np. akustyka lub jakość powietrza.

OCENA
1 – Bardzo źle, 2 – Źle, 3 – Przeciętnie, 4 – Dobrze, 5 – Bardzo dobrze
JAK WAŻNE DLA PRACOWNIKÓW
1 – Zdecydowanie nieważna, 2 – Raczej nieważna, 3 – Trudno powiedzieć, 4 – Raczej ważna, 5 – Zdecydowanie ważna

 

CASE STUDY. WYZWANIE NOVO NORDISK

Głównymi założeniami przyświecającymi firmie Novo Nordisk przed rozpoczęciem prac wykończeniowych w nowej siedzibie w Warszawie było stworzenie biura umożliwiającego budowanie poczucia wspólnoty – elastycznej przestrzeni, która pozwala na bardziej kreatywną współpracę oraz wspiera wymianę informacji pomiędzy różnymi działami i poprawia bezpośrednią komunikację między pracownikami. Wyzwaniem w starym biurze było rozplanowanie biura na dwóch piętrach, zbyt małe kuchnie, brak miejsc do pracy kreatywnej, niewystarczająca liczba małych salek do spotkań oraz układ gabinetowy z długimi korytarzami. Przestrzeń zaprojektowana w ten sposób powodowała, że dużą popularnością cieszyła się komunikacja mailowa, a relacje bezpośrednie ograniczały się do grona osób pracujących w tym samym pokoju lub w pokoju obok. Dlatego w nowym projekcie duży nacisk położono na stworzenie atrakcyjnego i różnorodnego środowiska, wspierającego integrację pracowników oraz dostosowanego do wykonywanych przez nich zadań, dającego możliwość wykonywania pracy cichej, jak i w grupach. Zachowanie odpowiedniej proporcji pomiędzy tego rodzaju strefami jest szczególnie ważne dla firm zmieniających układ gabinetowy na bardziej otwarty. Równie istotną rolę odgrywało zachowanie wysokiego standardu wykończenia wnętrz.

PRZYGOTOWANIE PROJEKTU

Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji firma Novo Nordisk chciała dokładnie zbadać wykorzystanie obecnego biura, poznać opinię pracowników oraz najnowsze trendy aranżacji przestrzeni w sektorze farmaceutycznym. Zarząd firmy postanowił zaangażować do pomocy konsultantów ds. workplace strategy, którzy w ramach projektu zaplanowali warsztaty tworzenia wizji dla zarządu, obserwację wykorzystania przestrzeni biurowej oraz warsztaty dla pracowników. Warsztaty tworzenia wizji to spotkanie, na którym prezentowane są standardy rynkowe. Ma ono formę dyskusji. Zostały na nie zaproszone kluczowe osoby decyzyjne (tj. dyrektor zarządzający oddziałem polskim, dyrektor HR, dyrektor ds. finansowych i dyrektor zakupów). Na spotkaniu omówiono obecne trendy w projektowaniu biur dla firm farmaceutycznych w Polsce i na świecie. Ocena biura Novo Nordisk z perspektywy najlepszych praktyk pozwoliła wskazać elementy wymagające poprawy. Istotne było również zbadanie, co w obecnym biurze działa dobrze z perspektywy liderów, a co nie spełnia ich oczekiwań. Po zebraniu informacji dotyczących trendów i oczekiwań zarządu uwaga skupiła się na ustaleniu celów biznesowych projektu z perspektywy kluczowych osób w firmie. Różne linie biznesowe mogą mieć inne cele, np. dyrektorowi finansowemu może zależeć na redukcji kosztów, dyrektorowi HR na stworzeniu miejsca pracy, które wpłynie na retencję pracowników i pomoże zachęcić młode talenty, a dyrektorowi zarządzającemu na dobrym rozlokowaniu działów i poprawieniu komunikacji wewnątrz firmy, co pozytywnie wpłynie na wyniki organizacji. Każdy z tych celów jest istotny, ale w tym przypadku najważniejsze było ustalenie priorytetów, które później miały znaczenie przy podejmowaniu strategicznych decyzji związanych z nową przestrzenią.

Subiektywne opinie na temat użytkowania biura należało porównać z obiektywnymi danymi, które uzyskano z badania polegającego na obserwacji stanowisk pracy, sal konferencyjnych, kuchni i innych przestrzeni wspólnych, czyli tzw. TUS (Time Utilisation Study). Jednym z ciekawszych wniosków zaobserwowanych w biurze Novo Nordisk było to, że większość, bo aż 76%, wszystkich spotkań ograniczała się do 4 osób. Inną informacją, którą uzyskano na podstawie analizy, było niskie wykorzystanie biurek, co było spowodowane charakterem pracy i koniecznością podróżowania części zespołu, ale również wprowadzeniem możliwości pracy zdalnej (tzw. home office). W tym przypadku zasadne było zastosowanie desk sharingu (współdzielenia biurek), co skutkowałoby zmniejszeniem liczby biurek. Takie rozwiązanie wiąże się najczęściej z wprowadzeniem koncepcji Activity Based Working, która polega na zaprojektowaniu w biurze wielu rodzajów przestrzeni (budki telefoniczne, wysokie kanapy, pokoje kreatywne, miejsca do pracy cichej itp.), i z której pracownicy mogą dowolnie korzystać w zależności od wykonywanej czynności. Jednak ze względu dużą zmianę związaną z przejściem z układu gabinetowego na układ kameralnych open space-ów zarząd postanowił wstrzymać się z ostateczną decyzją do momentu zebrania opinii z warsztatów z pracownikami.

To właśnie warsztaty z pracownikami często są barometrem umożliwiającym zbadanie otwartości organizacji na zmiany. Podczas rozmowy na temat trendów związanych z projektowaniem biur w branży farmaceutycznej i po przedstawieniu wyników badania wykorzystania obecnej przestrzeni biurowej pracownicy wyrazili obawę związaną z nowym środowiskiem pracy. Podczas dyskusji okazało się również, że wielu pracowników w ogóle nie ma doświadczenia w pracy w otwartej przestrzeni.

Na podstawie wyników badań i przeprowadzonych warsztatów zarząd zdecydował się na pozostawienie dedykowanych biurek w małych otwartych przestrzeniach dla wszystkich pracowników i dodanie miejsc, które wspomagają różne typy aktywności.  

REZULTAT

Na nową siedzibę firmy wybrano nowoczesny przeszklony budynek w kompleksie biurowym The Park Warsaw, składającym się z 11 niskich budynków klasy A. Wszystkich pracowników udało się zmieścić na jednym piętrze, a dwie różne funkcje biznesowe zostały oddzielone strefą recepcyjną. Miejscem spotkań wszystkich pracowników stała się widna, duża (100 m2) i wielofunkcyjna kuchnia. Wnętrze biura jest nowoczesne, utrzymane w jasnej kolorystyce z dużą ilością zieleni i drewnianymi akcentami. Tak zaprojektowana przestrzeń nawiązuje do skandynawskiego rodowodu firmy i nadaje wnętrzom ciepły, domowy charakter, co pracownicy odbierają pozytywnie. Dzięki układowi budynku udało się stworzyć kameralne półotwarte przestrzenie, zwrócone w stronę salek do spotkań. Dużą zmianą w stosunku do poprzedniego biura okazuje się to, że wszyscy managerowie zrezygnowali z gabinetów i przebywają razem ze swoimi zespołami. Było to możliwe dzięki zapewnieniu różnorodnych przestrzeni do pracy w skupieniu, takich jak strefa do cichej pracy czy indywidualne sale do pracy, które wykorzystuje się do rozmów telefonicznych lub wideokonferencji. Natomiast do spotkań i pracy grupowej – poza standardowymi salkami konferencyjnymi – przygotowano półotwarte budki, stoły projektowe, sale do pracy kreatywnej oraz wspomnianą wyżej dużą kuchnię pozwalającą na mniej formalną dyskusję.

Dzięki dobraniu odpowiednich rozwiązań meblowych firma może dbać o zdrowie pracowników, dlatego zarząd Novo Nordisk zdecydował, że wszystkie biurka powinny mieć elektryczną regulację wysokości blatu. Pozwala to nie tylko odpowiednio wyregulować wysokość blatu dla osób różnego wzrostu, ale także zapewnić możliwość pracy w pozycji stojącej. Nie bez powodu w ostatnich latach w Londynie była prowadzona kampania mówiąca, że siedzenie to nowe palenie („sitting is the new smoking”). Wielogodzinne siedzenie przy biurku może negatywnie wpływać na zdrowie i zaczyna być to dostrzegane nie tylko przez pracowników, ale również przez pracodawców. Na przykład firma Apple już w 2018 r. wprowadziła stanowiska z możliwością pracy na stojąco jako standard dla wszystkich swoich pracowników.

Wyżej przedstawione rozwiązania zostały wypracowane wspólnie z pracownikami, którzy brali udział w warsztatach z konsultantem workplace strategy i architektem. Decyzje podejmowane przez pracowników były ograniczone jedynie przez budżet, brand book oraz uzgodnioną po badaniach bardziej otwartą koncepcję przestrzeni. Wysłuchanie głosu przedstawicieli różnych działów firmy spowodowało, że stali się oni współdecydentami odpowiedzialnymi za przyszłość całej organizacji. Pozwoliło to na zwiększenie zaangażowania i otworzenie się na nadchodzącą zmianę.

 

RADY EKSPERTA

1) W celu weryfikacji poprawności budowy przegród pionowych, a tym samym zapewnienia odpowiedniej izolacji dźwiękowej pomieszczeń zamkniętych, zalecane są konsultacje z akustykiem lub technologiem budowlanym.

2) Aby poprawić akustykę pomieszczeń, można pomyśleć również o dodaniu dodatkowych elementów wystroju wnętrza. Na rynku jest wiele opcji, których efektywność można omówić ze specjalistą w trakcie konsultacji akustycznych.

3) W celu weryfikacji sposobu wykorzystania nowego biura należy powtórzyć badanie wykorzystania przestrzeni biurowej. W przypadku małej rotacji pracowników wewnątrz biura zalecamy organizowanie warsztatów i zachęcanie pracowników do zmiany miejsca pracy w zależności od wykonywanej czynności.

4) W weryfikacji jakości powietrza pomogą czujniki mierzące kluczowe parametry. Mogą one zostać umieszczone w wyznaczonych miejscach biura.

 

ZGŁOSZENIA DO RATE MY OFFICE

Jeżeli chcesz, abyśmy obiektywnie ocenili Twoje biuro i wskazali, w jaki sposób możesz polepszyć warunki pracy w swojej lokalizacji, wyślij zgłoszenie na: aleksander.szybilski@cushwake.com

 

ZDJĘCIA

Kompleks The Warsaw Park ze względu na niską zabudowę i duże dystanse pomiędzy budynkami zapewnia dobry dostęp do światła dziennego i odpowiednie doświetlenie przestrzeni biurowych. Deweloper zadbał także o dużą ilość przestrzeni zielonej wokół budynków i wprowadził różnorodne funkcje na parterach: sklepy, banki, restauracje, kawiarnie, poczta, pralnia, biuro podróży, klub fitness, przedszkole i salon piękności. Szeroki wybór opcji jest szczególnie ważny dla pracowników i może wpływać na ich efektywność oraz zadowolenie.

Przy wejściu do biura Novo Nordisk wita nas uśmiechnięta recepcjonistka, która siedzi za nowocześnie zaprojektowaną ladą recepcyjną. Uwagę od razu przykuwa logo firmy umieszczone na ścianie za recepcją oraz na ladzie. Użyta w projekcie kolorystyka, czyli dominująca biel i akcenty niebieskiego, w połączeniu z drewnem i roślinami sprawiają, że wnętrze wygląda nowocześnie, ale jest jednocześnie eleganckie i nawiązuje do długiej tradycji firmy. Przy projektowaniu recepcji uwzględniono uwagę pracowników dotyczącą większego magazynku do przechowania przesyłek, które licznie przychodzą do pracowników. Zapewnia to nienaganną estetykę tego miejsca będącego wizytówką firmy.

Przy recepcji znajdują się 3 największe sale konferencyjne przeznaczone na bardziej formalne spotkania. Dwie z nich mają przesuwną ścianę umożliwiającą połączenie sąsiednich przestrzeni i pomieszczenie nawet do 20 osób. Okna sal konferencyjnych wychodzą na wewnętrzny dziedziniec budynku.

Strefa kawiarniano-jadalniana znajduje się niedaleko recepcji i jest punktem spotkań wszystkich pracowników. Pomieszczenie ma ok. 100 m2 powierzchni i składa się ze strefy jadalnianej, gdzie znajduje się długi stół, przy którym łatwiej jest nawiązywać rozmowę osobom z różnych działów. Zostały również stworzone mniejsze strefy z meblami tapicerowanymi, odpowiednie do bardziej prywatnych rozmów lub nieformalnego spotkania. Kuchnia stała się miejscem, w którym pracownicy lubią przebywać poza godzinami lunchowymi. Wielofunkcyjność tego miejsca dopełnia system nagłośnienia, telewizor i ekran z rzutnikiem, co pozwala na przeprowadzenie spotkań typu town hall.

Przestrzenie open space zostały przedzielone pomieszczeniami zamkniętymi lub półotwartymi, co pozytywnie wpłynęło na akustykę w całym biurze. Dodatkowo mniejsze przestrzenie otwarte pozwoliły na zachowanie bardziej kameralnego charakteru biura pomimo braku prywatnych gabinetów, które były obecne w poprzedniej lokalizacji.

Przy biurkach ustawiono szafy na dokumenty dedykowane poszczególnym zespołom siedzącym w najbliższej okolicy. Dodatkowym elementem umiejętnie wpisanym w przestrzeń jest zieleń.

Stoły projektowe zapewniają możliwość pracy nad międzydziałowymi projektami bez konieczności spędzania czasu w sali konferencyjnej. Sprawdzają się również idealnie jako miejsce pracy dla gości z zagranicznych oddziałów firmy lub osób pracujących na co dzień zdalnie.

 

Jednym z miejsc zastępującym gabinety jest strefa do pracy cichej, w której stanowiska pracy są zwrócone przodem do okna i zapewniają możliwość pracy w skupieniu z ładnym widokiem za oknem. Podobnie jak w przypadku bibliotecznej czytelni – nie można w tym miejscu odbierać telefonu ani prowadzić głośnych rozmów.

Dla osób ceniących bardziej zamknięte przestrzenie stworzono pokoje do pracy indywidualnej. Wyposażono je w dwa krzesła, by zwiększyć liczbę funkcji i umożliwić spotkania F2F w przypadku braku innych salek. Miejsca te są idealne do prowadzenia rozmów telefonicznych, wideokonferencji lub pracy w skupieniu.

Małe sale konferencyjne znajdują się w sąsiedztwie standardowych stanowisk pracy. Można je łatwo zarezerwować lub sprawdzić dostępność za pomocą tabletów zamontowanych przed każdym wejściem.

Dzięki zamontowaniu w salach konferencyjnych białego szkła pełniącego także funkcję tablicy łatwo jest zrobić notatki podczas spotkania.

Uzupełnieniem tradycyjnych miejsc do spotkań i pracy są tapicerowane konstrukcje przypominające wyglądem domki. Ich kształt od razu przypadł do gustu pracownikom, a dzięki dobrej akustyce stały się one popularnym miejscem do mniej formalnych rozmów lub pracy indywidualnej. Dodatkowo gabaryty mebla podzieliły otwartą przestrzeń, wizualnie nadając jej bardziej kameralny charakter. 

Aby zapewnić jak największą różnorodność miejsc do spotkań, zaprojektowano dwa pokoje do pracy kreatywnej. Ich design i użyte tu meble w żaden sposób nie przypominają standardowej sali konferencyjnej. Intensywne kolory i różne kształty mebli tapicerowanych wpływają na stworzenie mniej formalnej atmosfery, która często wpływa pozytywnie na zwiększenie kreatywności. 

W ramach identyfikacji wizualnej przestrzeni firma postanowiła użyć elementów graficznych związanych z produktami i obszarem działalności.