14.07.2017

Poprawne zarządzanie a sukces sprzedającego

ZOBACZ WIĘCEJ

Property

"Should I stay or should I go?", czyli zmienić biuro czy renegocjować umowę najmu?

Niemal każdy najemca przestrzeni biurowej lub handlowej prędzej czy później staje przed dylematem: wyjść czy nie wyjść? W takich sytuacjach właściciel budynku tym bardziej zastanawia się nad tym, jak zachować ciągłość najmu w swoim obiekcie. Eksperci OPG Property Professionals podpowiadają, jak na taką ewentualność przygotować się mogą obie strony umowy.

Deweloperzy wykorzystują rosnącą siłę nabywczą Polaków

Polski rynek nieruchomości handlowych jest w wielu lokalizacjach nasycony, jednak aktywność deweloperów pozostaje wysoka. O nasyceniu powierzchnią handlową oraz potencjale zakupowym największych aglomeracji mówi Magdalena Sadal, Dyrektor Działu Badań i Doradztwa Branży Handlowej w firmie Cresa Polska.

Na jakie biurowce mają apetyt najwięksi najemcy?

Wola staje się biurowym centrum Warszawy. Firmy coraz częściej wybierają ten rejon miasta, przeprowadzając się np. ze Służewca, pełniącego przez długi okres rolę biznesowego zagłębia stolicy.

Zakaz handlu w niedziele

Wprowadzenie zakazu handlu w niedziele może spowodować zmniejszenie obrotów handlu detalicznego w Polsce. Wartość sprzedaży detalicznej wzrosła w 2017 roku o 8% - z tego względu prognozowany krótkotrwały spadek obrotów może zostać zamortyzowany w wartościach bezwzględnych w okresie 6-9 miesięcy.

Wpływ na korzystną sprzedaż nieruchomości mają nie tylko lokalizacja czy stan techniczny budynku. O tym, jak najlepiej przygotować się do procesu kupna-sprzedaży, opowiada Marzena Ciurzyńska, dyrektor działu zarządzania nieruchomościami w Colliers International.

Marzena Ciurzyńska, dyrektor działu zarządzania nieruchomościami w Colliers International
- Zatrudnienie profesjonalnego zarządcy daje gwarancję płynnego procesu sprzedaży i przekazania nieruchomości w nowe ręce.

Wpływ na korzystną sprzedaż nieruchomości mają nie tylko lokalizacja czy stan techniczny budynku, ale również pozytywne relacje z najemcami,  uporządkowana i kompletna dokumentacja techniczna i prawna, zapewnienie ciągłości usług serwisowych czy właściwa ochrona budynku. O tym, jak najlepiej przygotować się do procesu kupna-sprzedaży, opowiada Marzena Ciurzyńska, dyrektor działu zarządzania nieruchomościami w Colliers International.

 

Jak zakres obowiązków w umowie o zarządzanie budynkiem  wpływa na to, czym zarządca będzie musiał się zająć podczas procesu kupna-sprzedaży nieruchomości?

Nie w każdej umowie jest taki zapis, ale aktualnie zyskuje na popularności. Coraz częściej właściciele zabezpieczają się w formalny sposób w umowach o zarządzanie na wypadek sprzedaży nieruchomości. O takich kwestiach myślą przede wszystkim deweloperzy zatrudniający zarządcę, którzy skupiają się na skomercjalizowaniu obiektu i jego korzystnej sprzedaży.  

Zapis jest dość ogólny i mówi o tym, że zarządca będzie wspierał właściciela w procesie sprzedaży nieruchomości, ale nie wyszczególnia, w jakim zakresie. Niemniej jednak, wszystkie obowiązki zarządcy zawarte w umowie o zarządzanie służą właśnie wsparciu procesu sprzedaży obiektu.

Jeżeli zarządca będzie prawidłowo prowadził dokumentację, systematycznie ją aktualizował, a także w rzetelny sposób dbał o stan techniczny budynku oraz pozytywne relacje z najemcami, z pewnością okaże się to pomocne w procesie sprzedaży. Muszę podkreślić, że zadowoleni najemcy i ich długoterminowe umowy najmu mają największy wpływ na wartość danej nieruchomości.

Z oczywistych powodów podczas sprzedaży  nieruchomości właściciele oczekują  od nas,  zarządców, pełnego zaangażowania i pomocy. Korzystają z naszej pełnej, bieżącej wiedzy zarządczej o obiekcie, naszej obecności w tym miejscu, a także przygotowanych przez nas dokumentów (m.in. dotyczących obsługi finansowej najemców, gwarancji, zabezpieczeń) i raportów.

 

W jaki sposób doświadczony zarządca może wspomóc właściciela w sprzedaży obiektu?

Zatrudnienie profesjonalnego zarządcy daje gwarancję płynnego procesu sprzedaży i przekazania nieruchomości w nowe ręce. Pomocne są przede wszystkim uporządkowane i wdrożone procedury budynkowe, które usprawniają pracę wszystkich użytkowników nieruchomości, m.in. porządkują funkcjonowanie  najemców w budynku, ułatwią pracę zatrudnionym służbom, wewnętrzne procedury wspierają i systematyzują  pracę zarządcy. Ważną rolę odgrywa tutaj korzystanie z systemu operacyjno-finansowego zapewniającego poprawność i terminowość wszystkich bieżących raportów i dokumentów dotyczących nieruchomości: jej stanu finansowego, zabezpieczeń, zobowiązań czy zestawień aktualnych umów najmu i kolejnych uzgodnień z najemcami.

Kluczowe są też współpraca zarządcy z innymi uczestnikami procesu sprzedaży oraz audytorzy i firmy przygotowujący ocenę techniczną i prawną nieruchomości. W porozumieniu z właścicielem nieruchomości należy dostarczyć im wszystkich wymaganych dokumentów. Należy tu podkreślić wagę usuwania wszelkich usterek technicznych na bieżąco. Jeżeli analiza due dillegence wykaże jakiekolwiek drobne nieprawidłowości, należy wspólnie z generalnym wykonawcą lub facility managerem opracować szybki i skuteczny plan ich zniwelowania.

Czy możemy przygotować się do wizytacji budynków przez potencjalnych inwestorów?

Nieruchomość powinna być należycie utrzymywana, a jej stan nie może budzić żadnych poważniejszych zastrzeżeń. To jest standard, o który na bieżąco dba zarządca. Jednakże, jak przed każdą ważną wizytacją, o nieruchomość należy zadbać w sposób szczególny.  Chodzi tutaj nie tylko o utrzymanie porządku w wyeksponowanych częściach obiektu, takich jak recepcje, parkingi, otoczenie, zieleń. Należy zadbać o stan pomieszczeń technicznych, kompletność i przejrzystość dokumentacji dostępnej na miejscu, aktualne przeglądy, protokoły etc, Tak przygotowany obiekt i materiały świadczą o jakości i profesjonalizmie zespołów serwisowych obsługujących nieruchomość, a w szczególności o dedykowanej firmie technicznej.

Z całą pewnością potencjalny inwestor zainteresuje się stanem technicznym nieruchomości i systemami do jej zarządzania, ale zapyta też o sposób komunikacji z najemcami. Dlatego warto jest korzystać z help desków dostępnych dla najemców, które systematyzują bieżące zgłoszenia od najemców, określają szybkość reakcji na zgłaszane usterki, a także wskazują na status ich realizacji.

Help desk pomaga także wskazać najczęściej występujące usterki, co może przekładać się w przyszłości na przyspieszenie ich likwidacji.

 

Jakie są najlepsze praktyki postępowania wobec firm przeprowadzających due diligence?

Przede wszystkim musimy pamiętać, że mamy do czynienia z wysoko wykwalifikowanymi ekspertami specjalizującymi się w poszczególnych branżach. W związku z tym, że reprezentują kupującego, ich celem jest jak najdokładniejsza analiza stanu nieruchomości. Osoby przeprowadzające due diligence nie do końca są zainteresowane opinią zarządców czy facility managerów obsługujących nieruchomość. Zależy im na przeprowadzeniu w pełni obiektywnego badania.. Uważam jednak, że zarówno property, jak i facility manager powinni zadbać o transparentną współpracę, a także udostępnienie wymaganych dokumentów.

 

Jak zachować się, gdy mamy świadomość, że niektóre kwestie techniczne szwankują w naszym obiekcie?

Jako zarządcy jesteśmy zobowiązani na bieżąco zgłaszać w raportach właścicielowi wszelkie problemy i uwagi techniczne oraz dbać o przestrzeganie okresów gwarancyjnych, podczas których następuje proces usuwania usterek. Warto jest wcześniej zadbać o kondycję zarządzanego budynku, ponieważ Due dillgence wykaże wszelkie niedociągnięcia techniczne. O ile drobne usterki można usunąć nawet w ciągu dwóch, trzech tygodni, o tyle rozwiązanie poważnych problemów wymaga o wiele więcej czasu i na pewno wpłynie na cenę nieruchomości. Czasami w takich przypadkach kupujący wnosi do sprzedającego o uporządkowanie tych kwestii w określonym czasie, np. kliku miesięcy. Takie kwestie reguluje umowa kupna-sprzedaży.

 

Rola zarządcy nie sprowadza się tylko do przejęcia budynku, ale zadań, które musi wykonać przed  sprzedażą budynku, w jej trakcie i po niej. Które z nich są kluczowe na danych etapach przejmowania obiektu?

Kluczowe kwestie dotyczące zadań przed sprzedażą i w jej trakcie już pokrótce poruszyliśmy. Skupię się zatem na wyzwaniach, jakie stoją przed zarządcą po przejęciu nieruchomości przez nowego właściciela. Zazwyczaj pierwsze spotkanie z nowym właścicielem odbywa się dopiero po zakupie przez niego obiektu. Na takim spotkaniu wspólnie rozmawiamy na temat wizji w zakresie zarządzania danym obiektem. Warto podkreślić, że dla nowego właściciela know-how zarządcy o obiekcie jest niezwykle cenny.

Poza poznaniem oczekiwań właściciela chciałabym zwrócić uwagę na dokumentację, którą należy przygotować i niezwłocznie przekazać użytkownikom:

  • wspólnie z kancelarią kupującego: pisma z informacjami dla najemców i podwykonawców o zmianie właściciela wraz z danymi kontaktowymi do osób odpowiedzialnych za projekt oraz informację, na jaki adres powinna być wysyłana korespondencja i faktury (jeżeli zmienia się nazwa spółki, umowy z podwykonawcami trzeba podpisać na nowo);
  • rozliczenia opłat eksploatacyjnych za okres do sprzedaży nieruchomości wraz z listą ewentualnych nierozwiązanych kwestii.

Z kolei nowemu właścicielowi zależy na otrzymaniu od dotychczasowego zarządcy informacji o sposobie rozliczania mediów (energii elektrycznej, energii cieplnej, wody, gazu, klimatyzacji i wentylacji, połączeń telefonicznych etc.).

Mimo że zarządcy najczęściej pracują na kopiach, a nie oryginałach dokumentów, musimy pamiętać, że wraz ze sprzedażą nieruchomości następuje przejęcie:

  • dokumentacji związanej z zaopatrzeniem nieruchomości w media oraz inne usługi niezbędne do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości;
  • Książki Obiektu Budowlanego (KOB) wraz z kompletem protokołów i dostępną dokumentacją techniczną obiektu. W przypadku braku KOB i dokumentacji technicznej należy wykonać inwentaryzację obiektu i założyć książkę z datą przejęcia obiektu w zarząd. Jeśli książka obiektu ma być prowadzona przez serwis techniczny pod nadzorem zarządcy, powinien on wystawić odpowiednie pełnomocnictwo dla serwisu technicznego;
  • książek UDT dla wszystkich urządzeń będących pod dozorem;
  • dokumentacji techniczno-ruchowej, w tym książek serwisowych oraz dozorowych;
  • zestawienie kluczy i kart kontroli dostępu zebranych w zabezpieczonych kopertach, funkcjonujących w nieruchomości wraz z załączoną informacją o kluczach alarmowych i o procedurach związanych z ich korzystania;
  • instrukcji i procedur, w tym Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego wraz ze schematami ewakuacyjnymi, oraz Instrukcji Ochrony obowiązującej w obiekcie;
  • informacji o warunkach obowiązującej gwarancji z wykonawcami wraz z kartami gwarancyjnymi;
  • wykazu sprzętów należących do właściciela nieruchomości wraz z wskazaniem ich lokalizacji;
  • wykazu spraw bieżących dotyczących najemców, bieżących prac podwykonawców, toczących się spraw z urzędami, zgłoszonych lub niezgłoszonych do ubezpieczyciela szkód etc.

  

Czy udzieliłaby Pani jakieś rady zarządcy, którego wkrótce czeka taki proces?

Na pewno od samego początku zarządzania nieruchomością należy działać w sposób  uporządkowany i systematyczny, zawsze zwracać uwagę na kompletność dokumentacji, jej katalogowanie i zapisywanie w data roomach, jeśli takie są dostępne.

Zalecam bieżące raportowanie do właściciela wszelkich zagrożeń i ryzyk, które wykraczają poza jurysdykcję zarządcy.

Należy zarządzać nieruchomością w taki sposób, aby w każdej chwili była ona gotowa do procesu sprzedaży. Takie podejście świadczy o profesjonalizmie właściciela, a także firmy zarządzającej obiektem. 

 

Rozmawiała: Angelika Majkut