14.07.2017

Poprawne zarządzanie a sukces sprzedającego

ZOBACZ WIĘCEJ

Property

Poprawne zarządzanie a sukces sprzedającego

Wpływ na korzystną sprzedaż nieruchomości mają nie tylko lokalizacja czy stan techniczny budynku. O tym, jak najlepiej przygotować się do procesu kupna-sprzedaży, opowiada Marzena Ciurzyńska, dyrektor działu zarządzania nieruchomościami w Colliers International.

Jak skutecznie renegocjować umowy najmu?

Czy podczas renegocjacji można zaoszczędzić? I ile – 10, 20 czy 40%? Czy przy okazji rozmów z obecnym wynajmującym można podnieść standard wynajmowanej powierzchni?

Coworking, czyli konkretne biuro dla konkretnych potrzeb

Dla tej części przedsiębiorców najem typowych przestrzeni biurowych może być nieefektywny kosztowo. Wielu z nich decyduje się na pracę w domu. Coraz częściej spotykamy też formy najmu biur na dni lub godziny.

Nastroje na rynku najmu coraz lepsze – wyniki badania RICS

Uczestnicy najnowszego badania RICS wskazują na poprawę nastrojów na rynku nieruchomości komercyjnych w Polsce w I kw. 2017. Wyniki te idą w parze z ogólną poprawą wskaźników makroekonomicznych.

Wpływ na korzystną sprzedaż nieruchomości mają nie tylko lokalizacja czy stan techniczny budynku. O tym, jak najlepiej przygotować się do procesu kupna-sprzedaży, opowiada Marzena Ciurzyńska, dyrektor działu zarządzania nieruchomościami w Colliers International.

Marzena Ciurzyńska, dyrektor działu zarządzania nieruchomościami w Colliers International
- Zatrudnienie profesjonalnego zarządcy daje gwarancję płynnego procesu sprzedaży i przekazania nieruchomości w nowe ręce.

Wpływ na korzystną sprzedaż nieruchomości mają nie tylko lokalizacja czy stan techniczny budynku, ale również pozytywne relacje z najemcami,  uporządkowana i kompletna dokumentacja techniczna i prawna, zapewnienie ciągłości usług serwisowych czy właściwa ochrona budynku. O tym, jak najlepiej przygotować się do procesu kupna-sprzedaży, opowiada Marzena Ciurzyńska, dyrektor działu zarządzania nieruchomościami w Colliers International.

 

Jak zakres obowiązków w umowie o zarządzanie budynkiem  wpływa na to, czym zarządca będzie musiał się zająć podczas procesu kupna-sprzedaży nieruchomości?

Nie w każdej umowie jest taki zapis, ale aktualnie zyskuje na popularności. Coraz częściej właściciele zabezpieczają się w formalny sposób w umowach o zarządzanie na wypadek sprzedaży nieruchomości. O takich kwestiach myślą przede wszystkim deweloperzy zatrudniający zarządcę, którzy skupiają się na skomercjalizowaniu obiektu i jego korzystnej sprzedaży.  

Zapis jest dość ogólny i mówi o tym, że zarządca będzie wspierał właściciela w procesie sprzedaży nieruchomości, ale nie wyszczególnia, w jakim zakresie. Niemniej jednak, wszystkie obowiązki zarządcy zawarte w umowie o zarządzanie służą właśnie wsparciu procesu sprzedaży obiektu.

Jeżeli zarządca będzie prawidłowo prowadził dokumentację, systematycznie ją aktualizował, a także w rzetelny sposób dbał o stan techniczny budynku oraz pozytywne relacje z najemcami, z pewnością okaże się to pomocne w procesie sprzedaży. Muszę podkreślić, że zadowoleni najemcy i ich długoterminowe umowy najmu mają największy wpływ na wartość danej nieruchomości.

Z oczywistych powodów podczas sprzedaży  nieruchomości właściciele oczekują  od nas,  zarządców, pełnego zaangażowania i pomocy. Korzystają z naszej pełnej, bieżącej wiedzy zarządczej o obiekcie, naszej obecności w tym miejscu, a także przygotowanych przez nas dokumentów (m.in. dotyczących obsługi finansowej najemców, gwarancji, zabezpieczeń) i raportów.

 

W jaki sposób doświadczony zarządca może wspomóc właściciela w sprzedaży obiektu?

Zatrudnienie profesjonalnego zarządcy daje gwarancję płynnego procesu sprzedaży i przekazania nieruchomości w nowe ręce. Pomocne są przede wszystkim uporządkowane i wdrożone procedury budynkowe, które usprawniają pracę wszystkich użytkowników nieruchomości, m.in. porządkują funkcjonowanie  najemców w budynku, ułatwią pracę zatrudnionym służbom, wewnętrzne procedury wspierają i systematyzują  pracę zarządcy. Ważną rolę odgrywa tutaj korzystanie z systemu operacyjno-finansowego zapewniającego poprawność i terminowość wszystkich bieżących raportów i dokumentów dotyczących nieruchomości: jej stanu finansowego, zabezpieczeń, zobowiązań czy zestawień aktualnych umów najmu i kolejnych uzgodnień z najemcami.

Kluczowe są też współpraca zarządcy z innymi uczestnikami procesu sprzedaży oraz audytorzy i firmy przygotowujący ocenę techniczną i prawną nieruchomości. W porozumieniu z właścicielem nieruchomości należy dostarczyć im wszystkich wymaganych dokumentów. Należy tu podkreślić wagę usuwania wszelkich usterek technicznych na bieżąco. Jeżeli analiza due dillegence wykaże jakiekolwiek drobne nieprawidłowości, należy wspólnie z generalnym wykonawcą lub facility managerem opracować szybki i skuteczny plan ich zniwelowania.

Czy możemy przygotować się do wizytacji budynków przez potencjalnych inwestorów?

Nieruchomość powinna być należycie utrzymywana, a jej stan nie może budzić żadnych poważniejszych zastrzeżeń. To jest standard, o który na bieżąco dba zarządca. Jednakże, jak przed każdą ważną wizytacją, o nieruchomość należy zadbać w sposób szczególny.  Chodzi tutaj nie tylko o utrzymanie porządku w wyeksponowanych częściach obiektu, takich jak recepcje, parkingi, otoczenie, zieleń. Należy zadbać o stan pomieszczeń technicznych, kompletność i przejrzystość dokumentacji dostępnej na miejscu, aktualne przeglądy, protokoły etc, Tak przygotowany obiekt i materiały świadczą o jakości i profesjonalizmie zespołów serwisowych obsługujących nieruchomość, a w szczególności o dedykowanej firmie technicznej.

Z całą pewnością potencjalny inwestor zainteresuje się stanem technicznym nieruchomości i systemami do jej zarządzania, ale zapyta też o sposób komunikacji z najemcami. Dlatego warto jest korzystać z help desków dostępnych dla najemców, które systematyzują bieżące zgłoszenia od najemców, określają szybkość reakcji na zgłaszane usterki, a także wskazują na status ich realizacji.

Help desk pomaga także wskazać najczęściej występujące usterki, co może przekładać się w przyszłości na przyspieszenie ich likwidacji.

 

Jakie są najlepsze praktyki postępowania wobec firm przeprowadzających due diligence?

Przede wszystkim musimy pamiętać, że mamy do czynienia z wysoko wykwalifikowanymi ekspertami specjalizującymi się w poszczególnych branżach. W związku z tym, że reprezentują kupującego, ich celem jest jak najdokładniejsza analiza stanu nieruchomości. Osoby przeprowadzające due diligence nie do końca są zainteresowane opinią zarządców czy facility managerów obsługujących nieruchomość. Zależy im na przeprowadzeniu w pełni obiektywnego badania.. Uważam jednak, że zarówno property, jak i facility manager powinni zadbać o transparentną współpracę, a także udostępnienie wymaganych dokumentów.

 

Jak zachować się, gdy mamy świadomość, że niektóre kwestie techniczne szwankują w naszym obiekcie?

Jako zarządcy jesteśmy zobowiązani na bieżąco zgłaszać w raportach właścicielowi wszelkie problemy i uwagi techniczne oraz dbać o przestrzeganie okresów gwarancyjnych, podczas których następuje proces usuwania usterek. Warto jest wcześniej zadbać o kondycję zarządzanego budynku, ponieważ Due dillgence wykaże wszelkie niedociągnięcia techniczne. O ile drobne usterki można usunąć nawet w ciągu dwóch, trzech tygodni, o tyle rozwiązanie poważnych problemów wymaga o wiele więcej czasu i na pewno wpłynie na cenę nieruchomości. Czasami w takich przypadkach kupujący wnosi do sprzedającego o uporządkowanie tych kwestii w określonym czasie, np. kliku miesięcy. Takie kwestie reguluje umowa kupna-sprzedaży.

 

Rola zarządcy nie sprowadza się tylko do przejęcia budynku, ale zadań, które musi wykonać przed  sprzedażą budynku, w jej trakcie i po niej. Które z nich są kluczowe na danych etapach przejmowania obiektu?

Kluczowe kwestie dotyczące zadań przed sprzedażą i w jej trakcie już pokrótce poruszyliśmy. Skupię się zatem na wyzwaniach, jakie stoją przed zarządcą po przejęciu nieruchomości przez nowego właściciela. Zazwyczaj pierwsze spotkanie z nowym właścicielem odbywa się dopiero po zakupie przez niego obiektu. Na takim spotkaniu wspólnie rozmawiamy na temat wizji w zakresie zarządzania danym obiektem. Warto podkreślić, że dla nowego właściciela know-how zarządcy o obiekcie jest niezwykle cenny.

Poza poznaniem oczekiwań właściciela chciałabym zwrócić uwagę na dokumentację, którą należy przygotować i niezwłocznie przekazać użytkownikom:

  • wspólnie z kancelarią kupującego: pisma z informacjami dla najemców i podwykonawców o zmianie właściciela wraz z danymi kontaktowymi do osób odpowiedzialnych za projekt oraz informację, na jaki adres powinna być wysyłana korespondencja i faktury (jeżeli zmienia się nazwa spółki, umowy z podwykonawcami trzeba podpisać na nowo);
  • rozliczenia opłat eksploatacyjnych za okres do sprzedaży nieruchomości wraz z listą ewentualnych nierozwiązanych kwestii.

Z kolei nowemu właścicielowi zależy na otrzymaniu od dotychczasowego zarządcy informacji o sposobie rozliczania mediów (energii elektrycznej, energii cieplnej, wody, gazu, klimatyzacji i wentylacji, połączeń telefonicznych etc.).

Mimo że zarządcy najczęściej pracują na kopiach, a nie oryginałach dokumentów, musimy pamiętać, że wraz ze sprzedażą nieruchomości następuje przejęcie:

  • dokumentacji związanej z zaopatrzeniem nieruchomości w media oraz inne usługi niezbędne do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości;
  • Książki Obiektu Budowlanego (KOB) wraz z kompletem protokołów i dostępną dokumentacją techniczną obiektu. W przypadku braku KOB i dokumentacji technicznej należy wykonać inwentaryzację obiektu i założyć książkę z datą przejęcia obiektu w zarząd. Jeśli książka obiektu ma być prowadzona przez serwis techniczny pod nadzorem zarządcy, powinien on wystawić odpowiednie pełnomocnictwo dla serwisu technicznego;
  • książek UDT dla wszystkich urządzeń będących pod dozorem;
  • dokumentacji techniczno-ruchowej, w tym książek serwisowych oraz dozorowych;
  • zestawienie kluczy i kart kontroli dostępu zebranych w zabezpieczonych kopertach, funkcjonujących w nieruchomości wraz z załączoną informacją o kluczach alarmowych i o procedurach związanych z ich korzystania;
  • instrukcji i procedur, w tym Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego wraz ze schematami ewakuacyjnymi, oraz Instrukcji Ochrony obowiązującej w obiekcie;
  • informacji o warunkach obowiązującej gwarancji z wykonawcami wraz z kartami gwarancyjnymi;
  • wykazu sprzętów należących do właściciela nieruchomości wraz z wskazaniem ich lokalizacji;
  • wykazu spraw bieżących dotyczących najemców, bieżących prac podwykonawców, toczących się spraw z urzędami, zgłoszonych lub niezgłoszonych do ubezpieczyciela szkód etc.

  

Czy udzieliłaby Pani jakieś rady zarządcy, którego wkrótce czeka taki proces?

Na pewno od samego początku zarządzania nieruchomością należy działać w sposób  uporządkowany i systematyczny, zawsze zwracać uwagę na kompletność dokumentacji, jej katalogowanie i zapisywanie w data roomach, jeśli takie są dostępne.

Zalecam bieżące raportowanie do właściciela wszelkich zagrożeń i ryzyk, które wykraczają poza jurysdykcję zarządcy.

Należy zarządzać nieruchomością w taki sposób, aby w każdej chwili była ona gotowa do procesu sprzedaży. Takie podejście świadczy o profesjonalizmie właściciela, a także firmy zarządzającej obiektem. 

 

Rozmawiała: Angelika Majkut