12.12.2019

Problemy związane z implementacją systemu CAFM

ZOBACZ WIĘCEJ

Facility

Problemy związane z implementacją systemu CAFM

W branży FM w ciągu ostatnich kilku lat coraz częściej powtarzane zaczyna być określenie CAFM. Na rynku jest coraz więcej firm oferujących systemy CAFM (Computer Aided Facility Management).

Efektywność energetyczna w Facility Management

Zagadnienia dotyczące tematu energochłonności budynków są obecnie jednym z najważniejszych aspektów branych pod uwagę przy projektowaniu i eksploatacji obiektów budowlanych. Dlatego warto zapoznać się z pojęciami, które pozwalają na dosyć precyzyjne określenie własności danego obiektu budowlanego pod względem zużycia energii.

Integracje w SPIE Building Solutions

O planach rozwoju SPIE i branży FM w Polsce rozmawiamy z Arturem Tomczykiem, prezesem spółki, i Olgą Cywińską, odpowiedzialną za komunikację w Europie Centralnej.

Arena widowiskowa na miarę nowoczesnego miasta

Nowe serce sportowego i rozrywkowego Górnego Śląska bije w Gliwicach.

W branży FM w ciągu ostatnich kilku lat coraz częściej powtarzane zaczyna być określenie CAFM. Na rynku jest coraz więcej firm oferujących systemy CAFM (Computer Aided Facility Management).

mgr inż. Krzysztof Ratyński, prezes zarządu, Empirias Kancelaria Techniczna
- Trzeba mieć świadomość, że opracowanie koncepcji obsługi technicznej budynku przez podmiot wyspecjalizowany wykonujemy tylko raz: na początku cyklu życia budynku, a następnie ewentualnie ją aktualizujemy.

mgr inż. Krzysztof Ratyński, prezes zarządu, Empirias Kancelaria Techniczna

 

Rośnie liczba firm oferujących systemy CAFM czy to w formie abonamentu, czy za jednorazową opłatą, obiecując równocześnie produkt, który ich zdaniem ma wspomagać uczestników procesu zarządzania i obsługi technicznej nieruchomości w ich codziennych działaniach. Systemy CAFM oferują głównie firmy informatyczne. Nie rozwodząc się już nad samą ideą systemu CAFM, która bez wątpienia jest słuszna, wskażę, używając skrótu myślowego, że firmy te oferują narzędzie, które z zasady jest Excelem z mniej lub bardziej rozwiniętym interfejsem dla użytkownika. Tymczasem nawet z najbardziej zaawansowanymi formułami, arkusz kalkulacyjny Excel jest bezużyteczny, jeśli nie wprowadzimy do niego poprawnych danych.

To samo dotyczy systemów CAFM. Firmy je oferujące, rozwój swoich systemów opierają w dużej mierze na doświadczeniu użytkowników (i słusznie), ale niestety nie swoim, bo żadna z nich nie zajmuje się ani zarządzaniem, ani tym bardziej konserwacją. Jednak problem jest głębszy, ponieważ firmy nie mają wiedzy i doświadczenia, aby podjąć się pozyskania danych z budynku i opracować procedury serwisowe tak, aby była możliwość optymalnego wykorzystania produktu, który oferują, z pożytkiem dla stanu technicznego infrastruktury budynku, kontroli kosztów eksploatacji, realizacji działań prewencyjnych, konserwacyjnych, serwisowych oraz obsługi gwarancji lub innych korzyści wynikających z funkcjonalności systemu CAFM. Wielokrotnie dostawcy takich systemów, odpowiedzialność za wprowadzenie do nich danych przerzucają na zarządców lub na firmy konserwacyjne, co jak wykażę w dalszej części artykułu, nie jest najlepszym rozwiązaniem. Żeby zrozumieć problem od strony infrastruktury technicznej, gdyż kontrola nad jej eksploatacją i konserwacją na budynku jest głównym argumentem przemawiającym za zakupem i wprowadzeniem systemu CAFM na nieruchomości, trzeba zrozumieć proces, w którym dochodzi do pozyskania danych. Zaczyna się on wbrew pozorom już od przejęcia nieruchomości od generalnego wykonawcy (głównie) lub zakupu nieruchomości od jej byłego właściciela, zakładając, że on sam dołożył wszelkiej staranności, aby pozyskać i zgromadzić niezbędną dokumentację.

Dokumentację techniczną, która przede wszystkim będzie kompletna i rzetelna, czyli będzie odpowiadała stanowi rzeczywistemu. Oznacza to, że dokumentacja powykonawcza, karty katalogowe itp. dokumenty nie będą projektem wykonawczym z pieczątką „dokumentacja powykonawcza”, tylko rzeczywistym materiałem technicznym, umożliwiającym precyzyjną identyfikację wszelkich składowych podlegających bieżącej obsłudze, konserwacji i serwisowaniu infrastruktury technicznej budynku. W przypadku braku tych materiałów źródłowych proces implementacji systemu CAFM należy rozpocząć przede wszystkim od jej weryfikacji pod kątem kompletności oraz zgodności ze stanem rzeczywistym.

Nie twierdzę, że infrastruktura techniczna powinna być od razu inwentaryzowana (choć to jest działanie idealne w przypadku braku dokumentacji), ale podjęcie działań umożliwiających pozyskanie wiedzy, która pozwoli nam na serwisowanie danych instalacji, jest niezbędne nie tylko z punktu widzenia systemu CAFM, ale również bezpieczeństwa budynku, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych.

Kiedy uda nam się przejść przez dosyć żmudny proces oceny dokumentacji technicznej oraz pozyskania niezbędnej wiedzy na temat instalacji technicznych, będących na wyposażeniu, należy rozpocząć proces opracowania koncepcji obsługi technicznej budynku.

Na taki proces składać się będą przede wszystkim określenie i oznaczenie punktów konserwacyjnych infrastruktury budynku (np. kodem QR), opracowanie procedur serwisowych do określonych punktów, weryfikacji procedur serwisowych pod kątem zgodności z wytycznymi producentów, warunkami gwarancji lub odpowiednich przepisów prawa, a na końcu opracowanie harmonogramów technicznych bieżącej realizacji.

Mogą dochodzić jeszcze inne dane, których pozyskanie wynika ze specjalizacji danej nieruchomości, jak to miało miejsce w przypadku opracowywania przez zespół EKT koncepcji implementacji systemu CAFM dla jednego z krajowych portów lotniczych. Wielokrotnie takie opracowania zawierają wytyczne dotyczące kosztów, zapotrzebowania na materiały eksploatacyjne i serwisowe lub inne specjalne wymagania.

Mając zgromadzone dane w ww. zakresie, dysponujemy już podstawową wiedzą, która pozwoli nam na rozpoczęcie procesu implementacji systemu CAFM. Wielokrotnie spotykałem się z rozwiązaniami, w których działy techniczne w postaci zewnętrznych firm konserwacyjnych były obarczane obowiązkiem przygotowania dokumentacji i danych technicznych umożliwiających implementację systemu CAFM.

Takie działanie wbrew pozorom nie jest najlepsze z punktu widzenia skuteczności późniejszej konserwacji, jak i rzetelności zgromadzonych danych. Przede wszystkim rolą firmy konserwacyjnej jest konserwacja infrastruktury technicznej zgodnie z góry ustalanymi zasadami. Jeżeli pozwolimy, aby te zasady w danym budynku były ustalone przez podmiot, z którym już wcześniej podpisaliśmy umowę, nie będzie to gwarantowało pokładanych w takiej umowie realizacji oczekiwań. Za to ze strony firmy konserwacyjnej możemy spodziewać się minimalizacji wszelkich działań, które mogą generować koszty w realizacji ich projektu. Nie należy również pomijać braku czasu na takie działanie ze strony www firm. Niezależnie od wskazanych aspektów trzeba mieć świadomość, że opracowanie koncepcji obsługi technicznej budynku przez podmiot wyspecjalizowany wykonujemy tylko raz: na początku cyklu życia budynku, a następnie ją ewentualnie aktualizujemy.

Posiadając takie opracowanie (najlepiej w formie baz danych np. SQL), mamy nie tylko możliwość implementacji uporządkowanej wiedzy do jakiekolwiek niezależnego systemu CAFM, ale również podstawę do opracowania SIWZ-u dotyczącego organizacji przetargu w zakresie wyboru firmy konserwacyjnej. Finalnie mamy gwarancję, że podmiot odpowiedzialny za konserwację będzie świadomy prowadzenia działań mających na celu utrzymanie instalacji w jak najlepszej kondycji, w jak najdłuższym czasie z długofalową korzyścią dla nieruchomości, a właściciel będzie posiadać narzędzie do monitorowania realizacji ww. działań.

www.empirias.com