26.06.2018

Jak można realizować FM w różnych organizacjach?

ZOBACZ WIĘCEJ

Facility

Jak można realizować FM w różnych organizacjach?

W Polsce powszechnie stosowane są 3 podstawowe modele dostarczania usług FM: inhouse, outsourcing lub mieszany. Na rynku dostępne są także inne wariacje tych trzech podstawowych kategorii, które wymagają jednak większej świadomości na temat funkcjonowania relacji na linii zamawiający – dostawca usług FM.

Podniesienie bezpieczeństwa to koszt czy inwestycja?

Jak zdefiniować granicę niezbędnych inwestycji w kwestie bezpieczeństwa, aby nie były one postrzegane jako zbędny koszt? Stosować się do określonego prawnie minimum czy podnieść standard bezpieczeństwa? Odpowiedź na te pytania nie jest prosta, a dyskusja nad stanem oraz jakością bezpieczeństwa często rozwija się dopiero w wyniku nieszczęśliwych zdarzeń, czyli po fakcie.

Najczęściej spotykane problemy techniczne w biurowcach klasy B

Obiekty liczące sobie od kilku do kilkunastu lat wymagają tak samo profesjonalnej obsługi technicznej jak dopiero co wybudowane inwestycje. Prezentujemy przewodnik po najpopularniejszych usterkach w biurowcach klasy B. Podpowiadamy, po czyjej stronie – zarządcy czy najemcy – leży koszt ich naprawy i jak można ich się ustrzec.

Czas na nowoczesny BMS

Nadchodzi era rozwiązań BMS (Building Managment System). Eksperci branżowi od dawna prowadzą dyskusję, czym tak naprawdę jest system BMS oraz kiedy się zaczyna i kończy jego rola. Jak nazwa wskazuje, jest to system wspierający zarządzanie infrastrukturą budynkową. W praktyce każdy zarządca obiektu podchodzi do niego inaczej: jedni chcą zapomnieć, że mają takie narzędzie, inni z powodzeniem wykorzystują je w codziennej pracy.

W Polsce powszechnie stosowane są 3 podstawowe modele dostarczania usług FM: inhouse, outsourcing lub mieszany. Na rynku dostępne są także inne wariacje tych trzech podstawowych kategorii, które wymagają jednak większej świadomości na temat funkcjonowania relacji na linii zamawiający – dostawca usług FM.

Krzysztof Kogut, redaktor naczelny „Real Estate Managera", prezes PRFM
- To, w jakim modelu operacyjnym dostarczane są usługi FM, ma decydujący wpływ na efektywność operacyjną i kosztową całego obszaru wsparcia biznesu.

To, w jakim modelu operacyjnym dostarczane są usługi FM, ma decydujący wpływ na efektywność operacyjną i kosztową całego obszaru wsparcia biznesu. Wybór najwłaściwszego modelu zależy od analizy wielu czynników i jest bezsprzecznie najważniejszym wyzwaniem, przed jakim stoją współczesne polskie działy zajmujące się realizacją usług FM.

Istnieje wiele czynników wpływających na proces podejmowania decyzji o wyborze właściwego modelu dostarczania usług. Najważniejsze z nich to:

Strategiczna ocena wagi realizacji usług pomocniczych dla wsparcia core biznesu

Określa podejście obszaru biznesu podstawowego do obszaru wsparcia. Im ważniejsze są dla niego usługi pomocnicze, tym więcej wysiłku, uwagi i środków przeznaczy na skonstruowanie właściwego modelu realizacji usług.

Analiza dostępnych kompetencji specjalistycznych

Osoba odpowiedziana za wybór właściwego modelu dostarczania usług musi przeanalizować, jakich specjalistycznych kompetencji potrzebuje, by realizować usługi pomocnicze, oraz rozważyć, czy dysponuje nimi we własnym zakresie, czy  musi je outsourcować.

Analiza dostępnych kompetencji zarządczych

Osoby odpowiedzialne za wybór właściwego modelu dostarczania usług powinny przeanalizować, czy są w stanie same zarządzać określonymi kompetencjami, czy też potrzebują profesjonalnego managementu, który będzie w ich imieniu zarządzać częścią bądź całym łańcuchem dostawców.

Elastyczność

Czynnik mający decydujący wpływ na wybór modelu dostarczania usług w przypadku organizacji o bardzo zmiennych warunkach działania. Często zdarza się np., że zapotrzebowanie na usługi FM ma wymiar sezonowy bądź jest zależne od chwilowej sytuacji portfela nieruchomości.

Wartości dodane

Organizacje chcące przekształcić swój model dostarczania usług FM w bardziej efektywny powinny rozważyć, jakie wartości dodane może zaoferować dostawca usług FM. Wiele zależy tu jednak od kształtu kontraktu oraz doświadczenia i kompetencji oustourcera.

Dotychczasowe doświadczenia związane z outsourcingiem

Organizacje rozważające outsourcing usług FM często mają już pewne doświadczania związane ze współpracą z outsourcerem, które mogą rzutować na sposób funkcjonowania przyszłego modelu dostarczania usług. Jeśli są one negatywne zazwyczaj odciska to swoje piętno na nowej współpracy.

Dotychczasowe doświadczenia związane z inhouse

Organizacje historycznie korzystające z usług FM świadczonych w modelu inhouse zazwyczaj poszukują dalszych sposobów na osiąganie oszczędności lub zwiększanie efektywności. Często model inhouse jest trudny do dalszej optymalizacji, bowiem wiązałoby się to ze zmianami w liniach payroll, co jest bardzo trudne do przeprowadzenia na własnym zespole.

Poziom kontroli

Czynnik, który ma decydujący wpływ na wybór właściwego modelu dostarczania usług. Osoby bądź działy odpowiedziane za kontraktowanie usług FM muszą rozważyć, w jakim stopniu chcą kontrolować poziom ich świadczenia. Powinny przemyśleć, w jakich warunkach są w stanie zmniejszyć poziom kontroli i co w zamian za to otrzymają.

Poziom wiedzy działów zakupu zamawiających usługi FM

Zakup usług FM nie jest prosty ze względu na potrzebę dokładnego opisania ich zakresu i dokładnego dopasowania do całego modelu dostarczania usług. Często dział zaopatrzenia nie ma na tyle wiedzy i świadomości, aby poprawnie przeprowadzić postępowanie w relacji z outsourccerem. W efekcie dział zakupu często zdolny jest jedynie do zakupu prostych usług i stosowania prostych parametrów i zapisów w umowach.

Analiza kosztowa

Jeden z najważniejszych czynników wpływających na decyzje o outsourcingu usług FM. Analiza powinna jednak zawierać bardzo rzetelną analizę kosztów uwzględniającą nie tylko bezpośrednie koszty związane z usługą, ale również koszty pośrednie i ukryte. Outsourcing jest co do zasady usługą tańszą, kwestia skali ma tu jednak znaczenie kluczowe.

 

Rodzaje modeli dostarczania usług FM (service delivery models)

Inhouse

Większość usług FM albo wszystkie z nich dostarcza wewnętrzny dział, wspierający się sporadycznie pojedynczymi usługodawcami. Na świecie rzadko spotykany w organizacjach powyżej 250 osób – uważany jest za niskoefektywny. W Polsce wciąż stosunkowo powszechny, zwłaszcza w organizacjach niemających historycznie doświadczeń z outsourcingiem lub takich, którym nie udało się zbudować efektywnego modelu w oparciu o lokalnych dostawców.

Zalety: wysoki poziom kontroli

Wady: niska efektywność kosztowa w dużej skali

Pojedyncze serwisy – dostarczane przez różnych dostawców

Pojedyncze usługi dostarczane przez różne specjalistyczne podmioty. Kontraktowane oddzielnie i zazwyczaj nieintegrowalne. Obsługa oraz zarządzanie nimi są stosunkowo skomplikowane i czasochłonne. Choć zapewniają realizację określonych funkcji, to jednak trudno mówić tu o wartościach dodanych.

Zalety: realizacja określonych funkcji

Wady: niska efektywność, brak synergii oraz wartości dodanych

Pojedyncze serwisy – dostarczane przez jednego dostawcę

Różne pojedyncze serwisy specjalistyczne dostarczone przez tego samego dostawcę. W tym modelu zazwyczaj naturalnie dochodzi do pewnych integracji oraz synergii. Zazwyczaj świadczone przez usługodawców mających jedną mocną linię serwisową wzmacnianą z czasem o nowe usługi.

Zalety: podstawowe integracje i synergie; idealne wyjście w kierunku do zintegrowanego FM-u

Wady: model okresu przejściowego, zazwyczaj związany z wysokimi oczekiwaniami klientów i niskimi możliwościami dostawcy. Przez niedoświadczonych graczy mylony ze zintegrowanym modelem FM

Zintegrowany FM

Znaczna część usług FM dostarczana przez jednego dostawcę. Znaczący poziom integracji i synergii dzięki skupieniu zarządzania usługami w jednym miejscu. Model szczególnie atrakcyjny dla organizacji poszukujących wysokiego poziomu efektywności.

Zalety: wysoki poziom efektywności realizowanych usług

Wady: w tym modelu dostawca może dopiero budować dodatkowe kompetencje na naszym kontrakcie

Total FM

Wszystkie usługi FM w organizacji outsourcowane są za pomocą jednego kontraktu. Bardzo wysoki poziom integracji i osiąganych synergii.  Szczególnie atrakcyjny dla organizacji chcących skupić się przede wszystkim na działalności podstawowej.

Zalety: bardzo wysoki poziom efektywności procesów FM

Wady: możliwość całkowitej utraty kompetencji z obszaru FM – trudne do odtworzenia

Konsultant zarządzający

Model, w którym konsultant zewnętrzny dostarcza swoją niezależną wiedzę i doświadczenie oraz pośredniczy w kontraktowaniu dostawcy. Zazwyczaj jest też rozliczany z osiąganych efektywności. Odciąża klienta z zarządzania łańcuchem dostawców i bierze na siebie takie zbudowanie modelu dostarczania usług, aby realizować określone cele przeważnie natury finansowej.

Zalety: outsourcowanie funkcji zarządczych

Wady: niski poziom kontroli nad kontraktem

Integrator FM

Wyższy poziom dostarczania usług FM wykorzystujący współpracę z konsultantem zarządzającym. Różni się od niego jednak postawionymi celami i wielkością obsługiwanych kontraktów. Ten model realizowany jest zazwyczaj w największych organizacjach wykorzystujących rozbudowane portfolio budynków, chcących wypracować najwyższy poziom efektywności nie tylko kosztowej, na linii klient – dostawca. Realizuje również złożone, wieloletnie cele strategiczne klienta w oparciu o kompleksową analizę danych biznesowych.  

Zalety: najwyższy poziom efektywności i synergii dopasowany do indywidualnych potrzeb klienta. Możliwość zbudowania innowacyjnego modelu dostarczania usług z doświadczonymi dostawcami

Wady: niski poziom kontroli nad kontraktem

Podejście hybrydowe

Kombinowany model dostarczania usług składający się po części ze wszystkich dostępnych powyżej opcji. Zazwyczaj adaptowany przez największe organizacje poszukujące rozwiązań precyzyjnie dopasowanych do swoich potrzeb, realizujących skrajnie specjalistyczne usługi bądź silnie rozproszonych geograficznie. Często jest to model przejściowy na drodze do pełnego oprocesowania usług FM w organizacjach o zasięgu globalnym.

Zalety: maksymalne dopasowanie modelu do rzeczywistości biznesowej

Wady: trudny w centralnym zarządzaniu

 

Tekst pochodzi z ostatniego wydania "Real Estate Managera". Zobacz wiecej:

https://www.prenumerata.realestatemanager.com.pl/