12.03.2018

Facility Management dla drapaczy chmur – poznaj 4 złote zasady

ZOBACZ WIĘCEJ

Facility

Jak można realizować FM w różnych organizacjach?

W Polsce powszechnie stosowane są 3 podstawowe modele dostarczania usług FM: inhouse, outsourcing lub mieszany. Na rynku dostępne są także inne wariacje tych trzech podstawowych kategorii, które wymagają jednak większej świadomości na temat funkcjonowania relacji na linii zamawiający – dostawca usług FM.

Podniesienie bezpieczeństwa to koszt czy inwestycja?

Jak zdefiniować granicę niezbędnych inwestycji w kwestie bezpieczeństwa, aby nie były one postrzegane jako zbędny koszt? Stosować się do określonego prawnie minimum czy podnieść standard bezpieczeństwa? Odpowiedź na te pytania nie jest prosta, a dyskusja nad stanem oraz jakością bezpieczeństwa często rozwija się dopiero w wyniku nieszczęśliwych zdarzeń, czyli po fakcie.

Najczęściej spotykane problemy techniczne w biurowcach klasy B

Obiekty liczące sobie od kilku do kilkunastu lat wymagają tak samo profesjonalnej obsługi technicznej jak dopiero co wybudowane inwestycje. Prezentujemy przewodnik po najpopularniejszych usterkach w biurowcach klasy B. Podpowiadamy, po czyjej stronie – zarządcy czy najemcy – leży koszt ich naprawy i jak można ich się ustrzec.

Czas na nowoczesny BMS

Nadchodzi era rozwiązań BMS (Building Managment System). Eksperci branżowi od dawna prowadzą dyskusję, czym tak naprawdę jest system BMS oraz kiedy się zaczyna i kończy jego rola. Jak nazwa wskazuje, jest to system wspierający zarządzanie infrastrukturą budynkową. W praktyce każdy zarządca obiektu podchodzi do niego inaczej: jedni chcą zapomnieć, że mają takie narzędzie, inni z powodzeniem wykorzystują je w codziennej pracy.

Sprawdź, jak zapewnić odpowiednią jakość usług FM w wieżowcach i poznaj oczekiwania ich zarządców. Jakie kompetencje powinien mieć personel takiego obiektu? Jak powinna wówczas wyglądać wewnętrzna komunikacja w organizacji świadczącej usługi FM? Czy potrzebujesz specjalnego oprogramowania do zbierania zgłoszeń od użytkowników budynku?

Szymon Śliwiński - ma ponad 9 lat doświadczenia jako manager w branży real estate, zdobytego podczas obsługi nieruchomości na terenie całego kraju.
"W odpowiedzi na zapotrzebowanie powierzchni biurowej spełniającej wymogi niezbędne do zapewnienia przyjaznych miejsc pracy (wyższa produktywność) budowane oraz oddawane do użytkowania są rekordowe ilości powierzchni biurowej klasy A+"

Szymon Śliwiński

Polska gospodarka rozwija się w bardzo dynamicznym tempie. Dzięki korzystnej koniunkturze oraz sytuacji geopolitycznej obserwujemy ekspansję międzynarodowych korporacji oraz banków światowych na rynku polskim, gdzie otwierane są nowe oddziały, siedziby, centra obsługujące niekiedy całą Europę oraz inne regiony globu.

W odpowiedzi na zapotrzebowanie powierzchni biurowej spełniającej wymogi niezbędne do zapewnienia przyjaznych miejsc pracy (wyższa produktywność) budowane oraz oddawane do użytkowania są rekordowe ilości powierzchni biurowej klasy A+. Na szczególną uwagę zasługuje Warszawa, która staje się jedną z głównych stolic europejskiego biznesu. Tylko w obrębie Ronda Daszyńskiego powstają i są planowane budynki wysokościowe o łącznej powierzchni użytkowej ponad 300 tys. m2, ponadto w ścisłym centrum powstaje najwyższy w Europie budynek biurowy Varso, mierzący 310 m.

Budynki wysokościowe (powyżej 55 m) rządzą się swoimi prawami na etapie projektowania oraz realizacji w obszarze konstrukcji, instalacji, bezpieczeństwa przeciwpożarowego, gdzie spotykamy wymogi/rozwiązania technologiczne, które nie występują w innych typach nieruchomości. Organizacje oraz ludzie odpowiedzialni za późniejsze funkcjonowanie drapaczy chmur powinni posiadać specjalistyczne kompetencje, techniki oraz narzędzia pozwalające na zapewnienie właściwej eksploatacji, a tym samym komfortu dla najemcy. Ograniczając się do obszaru utrzymania infrastruktury technicznej w czasie eksploatacji budynku, chciałbym przybliżyć kilka kluczowych kwestii determinujących sukces bądź porażkę usługi Facility Management (FM) dla wieżowca.

Na bazie dotychczasowych doświadczeń (wdrożenie oraz zapewnienie usługi FM kilku budynków wysokościowych, z czego dwa z nich są na chwilę obecną w pierwszej piątce najwyższych budynków w Polsce) wyróżniam 4 kluczowe, a zarazem konieczne elementy  do zapewnienia oczekiwanej jakości usługi FM:

Właściwa struktura organizacji oraz wewnętrzna komunikacja.

Określenie właściwej struktury jest warunkiem podstawowym do dalszego wdrażania usługi.

Założenia, jakie należy rozważyć przy jej formowaniu, to:

  • Wymóg świadczenia usługi 24 h/7 dni w tygodniu. Oznacza to konieczność zaplanowania zmian po 12 godzin (łatwiej je zorganizować), a dodatkowo taki rozkład godzin może zachęcić część kandydatów do podjęcia pracy (w obecnej sytuacji na rynku jest to istotny element).
     
  • Czas potrzebny na komunikację oraz dotarcie do miejsca zgłoszenia z niezbędnymi narzędziami. Stosowane ograniczenia, np. możliwość transportu drabiny wyłącznie windą towarową, która wykorzystywana jest podczas trwających aranżacji powierzchni, może kilkukrotnie wydłużyć ten czas.
     
  • Dobowa liczba zgłoszeń usterek generowana przez najemców. W przypadku kilkudziesięciu zgłoszeń dziennie konieczne są rozwiązania zapewniające skuteczną dystrybucję zadań, uzyskiwanie informacji zwrotnej, raportowanie statusu oraz planowanych działań naprawczych w przypadku złożonych usterek. Brak precyzyjnej informacji zwrotnej od technika wykonującego zadanie rodzi konsekwencje w postaci konieczności ponownej interwencji, opóźnienie w raportowaniu do kierownika obiektu/zarządcy/najemcy, co stanowi wymierną stratę czasu oraz wizerunku profesjonalisty.
     
  • Charakter oraz oczekiwania najemców budynku. Wbrew pozorom mniejsza liczba najemców nie oznacza mniej pracy (duzi najemcy często mają dodatkowe, specyficzne wymagania np. w zakresie raportowania).
     
  • Konieczność kodowania i aktualizacji kart do systemu KD. Mając na względzie kilka tysięcy użytkowników budynku, realizacja zadania może wymagać dedykowanej osoby.

Zaprojektowanie skutecznej komunikacji pomiędzy wszystkimi członkami zespołu (zazwyczaj liczącego kilkanaście osób) jest konieczne do efektywnego wykorzystania potencjału ludzkiego, a tym samym efektywnej i sprawnej realizacji usługi. Z uwagi na pracę zmianową oraz liczbę pracowników zorganizowanie zwykłego spotkania z całym zespołem i omówienie najważniejszych kwestii może być wyzwaniem.

Odpowiednie kompetencje personelu.

Z uwagi na stosowanie rozwiązań, które nie są popularne, technicy powinni cechować się chęcią do pogłębiania wiedzy, otwartością na nowe systemy oraz umieć korzystać z nowoczesnych narzędzi typu tablet. Drugą ważną cechą jest kultura osobista oraz podstawowe umiejętności komunikacji, które są weryfikowane podczas kontaktu z przedstawicielem najemcy.

Kadra kierownicza powinna oczywiście mieć wiedzę techniczną i zdolność analitycznego myślenia, jednak równie ważne, a niekiedy bardziej użyteczne są kompetencje miękkie pozwalające na właściwą komunikację (często w języku angielskim) z zarządcą/najemcami/gwarantami/podwykonawcami. Na kierowniku spoczywa również zadanie motywacji całego zespołu, co w świetle dużych wymagań, stresu, liczby spraw, które dzieją się jednocześnie, jest dużym wyzwaniem.

Użyteczne narzędzia oraz oprogramowanie wspierające.

Z uwagi na skalę konieczne jest wdrożenie rozwiązań systemowych, które będą wymagać właściwej obsługi zgłoszeń od najemców, realizacji harmonogramu przeglądów czy statusu usterek gwarancyjnych, które po kilku miesiącach osiągają czterocyfrową numerację.

Zapisywanie spraw w kalendarzu czy używanie zestawień w Excelu prowadzi do popełniania błędów oraz nie daje możliwości weryfikacji statusu spraw online przez klienta.

Możliwość szybkiej weryfikacji określonych wskaźników jakości usługi jak czas reakcji, liczba otwartych zgłoszeń czy przeglądów jest obecnie standardowym wymogiem rynku FM.

Skuteczna komunikacja zewnętrzna.

Świetny specjalista techniczny, który nie potrafi w prosty i zrozumiały dla innych sposób przedstawić rozwiązań, które zastosował, postrzegany będzie jako osoba niekompetentna. Wiele problemów technicznych ciągnie się miesiącami, ponieważ sposób ich prezentacji nie pozwala na podjęcie właściwych kroków/decyzji związanych z uruchomieniem dodatkowych środków. Zarządca powinien posiadać jak najbardziej aktualny status kwestii technicznych z uwagi na bezpośredni kontakt z najemcą oraz właścicielem, dlatego właściwe raportowanie, cykliczne spotkania, uzgodniony proces akceptacji dodatkowych kosztów są nie do przecenienia.

Podsumowując, Facility Management wieżowców rządzi się swoimi prawami, a procedury, sposób organizacji pracy, komunikacji doskonale funkcjonujący w budynkach mniejszych tutaj wymaga skorygowania już istniejących lub zupełnie nowych rozwiązań uwzględniających inne realia.

Szymon Śliwiński

Ponad 9 lat doświadczenia jako manager w branży real estate, zdobytego podczas obsługi nieruchomości na terenie całego kraju. Lider licznych implementacji usług facility oraz property management, w tym dla budynków wysokościowych, galerii handlowych, parków logistycznych oraz rozległych grup budynków biurowych.

Inżynier elektrotechniki, licencjonowany zarządca nieruchomości oraz absolwent MBA.