07.11.2017

Starszy biurowiec wymaga nowoczesnego zarządzania

ZOBACZ WIĘCEJ

Facility

Wyciągnij wtyczkę, nie tylko w kryzysie

Aby uniknąć negatywnych następstw 20. stopnia zasilania, niezbędne jest podjęcie przez właścicieli, administratorów i zarządców nieruchomości konkretnych działań, które poprawią efektywność energetyczną nieruchomości.

Rynek usług FM w Polsce i w Czechach

Wprowadzanie zmian i innowacji na rynek lokalny

Generałowie pod gradem pytań

Koledzy z branży żartobliwie nazywają ich generałami. General Property to polska firma, która przeszła długą drogę od momentu start-upu do miejsca jednego z liderów w branży FM, w którym jest obecnie. Z jej wiceprezesem Tomaszem Buczyńskim rozmawiamy o jego opinii na temat branży i sytuacji na rynku.

Case study Warsaw Trade Tower

Izabela Kapil, asset manager Warsaw Trade Tower
Pomysł na repozycjonowanie WTT pojawił się kilka lat temu, kiedy musieliśmy zmierzyć się z trudną dla nas sytuacją, w której jeden z naszych największych najemców zdecydował się przenieść do nowego budynku.

Czas na rynku nieruchomości komercyjnych jest nieubłagany dla kilkuletnich obiektów biurowych. Duże, dynamicznie rozwijające się firmy najczęściej na swoją siedzibę wybierają nowoczesne przestrzenie w nowo wybudowanych biurowcach. Jednak to wcale nie oznacza, że zarządzając starszym obiektem, stoimy na przegranej pozycji w rywalizacji o najemcę. Modernizacja zgodna z trendami na rynku, szereg udogodnień dla pracowników i uważne słuchanie ich potrzeb mogą sprawić, że wciąż będziemy flagowym projektem miasta.

To właśnie w WTT organizujemy kolejną edycję warsztatów: REM Tour. Dowiedz się wiecej o wydarzeniu: remtour.pl Masz pytania dotyczące wydarzenia? Napisz lub zadzwoń: Paweł Brzózka,  tel. 536 812 216, pawel.brzozka@forum-media.pl

Warsaw Trade Tower powstał w 1999 r. jako pionierski projekt, który na wiele lat zdominował panoramę Warszawy i wyznaczył najwyższe standardy jakości i prestiżu. 208-metrowy obiekt, z linią dachu położoną na 184 m, jest najwyższym pod tym względem biurowcem w Warszawie.

Budynek zaprojektowała renomowana pracownia Wyszyński, Majewski, Hermanowicz & RTKL. Do jego budowy użyto najwyżej jakości materiałów, a zastosowane rozwiązania techniczne były wówczas najnowocześniejszymi w stolicy. W 2014 r. właściciel obiektu fundusz Akron Investment Central Eastern Europe II oraz spółka Heitman, specjalizująca się m.in. w Asset Managemencie, podjęła decyzję o przeprowadzeniu modernizacji i rebrandingu WTT.

Jeden zespół, wspólny cel

Punktem wyjścia dla każdego działania rebrandingowego powinno być określenie celu i pożądanych efektów. W przypadku WTT celem asset managera była przede wszystkim analiza zastanej sytuacji, a przez to zrozumienie potrzeb najemców, następnie zagwarantowanie retencji obecnych klientom i przyciągnięcie nowych.

– Pomysł na repozycjonowanie WTT pojawił się kilka lat temu, kiedy musieliśmy zmierzyć się z trudną dla nas sytuacją, w której jeden z naszych największych najemców zdecydował się przenieść do nowego budynku. W związku z tym 10 tys. m kw., czyli 10 pięter naszego budynku, zostało wolnych. Był to dla nas impuls do działania. Postanowiliśmy dostosować budynek do nowoczesnych standardów, zarówno pod względem technicznym, jak i udogodnień dla najemców. Proces zmiany zaczął się od 2013 r. i trwał ok. dwa lata – mówi Izabela Kapil, vice president portfolio management – Europe w firmie  Heitman, która pełni funkcję asset managera WTT .

Kluczowe stało się pytanie: co zrobić, aby budynek wyróżnił się na tle okolicznych powierzchni biurowych? Żeby na nie odpowiedzieć, powołano zespół projektowy składający się z odpowiedzialnego za komercjalizację doradcy, pracowni architektonicznej, agencji brandingowej i agencji PR. Jego zadaniem było wypracowanie kompleksowej koncepcji zmian i sposobu ich komunikowania. Współpraca tych podmiotów w ramach jednej grupy roboczej była innowacyjnym rozwiązaniem na polskim rynku.

Budowanie strategii na podstawie informacji pozyskanych u źródła

Skuteczna strategia rebrandingu powinna zostać zbudowana z uwzględnieniem potrzeb najemców. Z tego względu w pierwszym etapie przeprowadzono badanie, które pozwoliło zidentyfikować oczekiwania osób pracujących w obiekcie. Wypełniona przez blisko 1300 osób ankieta zawierała pytania zamknięte i otwarte, dzięki czemu zebrano informacje o istniejących i pożądanych usługach, a także sugestie dotyczące rozwiązań technicznych czy wystroju i aranżacji przestrzeni w częściach wspólnych. O opinie na temat budynku poproszono też agentów nieruchomości. Tak pozyskana wiedza wyjściowa pozwoliła na stworzenie strategii będącej połączeniem bogatego know-how firmy Heitman i odpowiedzi na zgłoszone oczekiwania.

Dobra komunikacja i dotrzymywanie obietnic

Realizując strategię opartą na rzeczywistych potrzebach użytkowników, należy pamiętać o tym, że jej założenia są swego rodzaju obietnicą złożoną najemcom i ich pracownikom. Wprowadzane udogodnienia muszą mieć swoje uzasadnienie ekonomiczne, co oznacza, że w wielu przypadkach można wprowadzić tylko niektóre zmiany. Warto zatem od samego początku informować osoby korzystające z obiektu, jakie wyrażone wcześniej postulaty zostaną zrealizowane, a także jaki będzie harmonogram ich wprowadzania. Dobrym sposobem jest zorganizowanie spotkania informacyjnego zarówno przed rozpoczęciem prac, jak i po ich zakończeniu. Nowe oblicze obiektu powinni poznać też agenci nieruchomości, którzy w przyszłości będą go komercjalizować. Im ciekawszy pomysł na prezentację, tym większa szansa odróżnienia się od konkurencji – WTT zorganizowało zwiedzanie odmienionego budynku, a następnie zaprosiło swoich gości na 35. piętro, gdzie wzięli oni udział w poprowadzonym przez Marcina Prokopa, stylizowanym na teleturniej, konkursie wiedzy o WTT. Na zwycięzców czekały nagrody, zaś wszyscy uczestnicy otrzymali pamiątkowy film z wydarzenia.

Co się zmieniło?

W przypadku WTT osią zmian było employeewell-being, dlatego wdrożone udogodnienia odpowiadały przede wszystkim na oczekiwania z tego obszaru. We wspomnianej ankiecie najemcy wskazali, że regularnie przynoszą do pracy posiłki przygotowywane w domu i najczęściej spożywają je przed komputerem. Zgłaszali także potrzebę istnienia sali aktywności fizycznej, montaż stojaków rowerowych, wydzielenie miejsca dla food trucków czy zorganizowanie stref relaksu na zewnątrz budynku.

Zmiany zaczęły się na zewnątrz budynku: stworzono platformę dla food trucków, powstała infrastruktura rowerowa. Dodatkowo do dyspozycji wszystkich pracowników najemców oddano bezpłatnie 2 samochody elektryczne. Każdy pracownik może z nich skorzystać przez 2 godziny w tygodniu za darmo.

Zmieniło się też lobby budynku, za którego wystrój i aranżację wnętrza odpowiadała pracownia architektoniczna APA Wojciechowski. Przeszklona i pełna światła przestrzeń zyskała nowoczesne jasne wykończenie z wykorzystaniem kamienia, metali i drewna tekowego. Nowa adaptacja odpowiada na potrzeby najemców dotyczące większej liczby miejsc siedzących i obecności roślin. W lobby zainstalowano Wi-Fi i nowe oświetlenie, a także dodano niestandardowy element: fortepian, z którego korzystają nie tylko profesjonalni wykonawcy podczas odbywających się co dwa tygodnie koncertów, ale również pracownicy najemców. W sąsiedztwie lobby pojawiło się nowe udogodnienie – jadalnia dla osób preferujących własną kuchnię, wyposażona m.in. w kuchenki mikrofalowe do podgrzewania posiłków i dwa telewizory. Była to inwencja zespołu odpowiedzialnego za modernizację i rebranding na odpowiedzi respondentów ankiety, które dotyczyły regularności przynoszonych posiłków z domu i spożywaniu ich przed komputerem. Dzięki tej inicjatywie osoby pracujące w budynku mają szansę odpocząć w innym otoczeniu niż stanowisko pracy, a także spędzić czas z koleżankami i kolegami z zespołu – wspólne jedzenie ma ważny wymiar społeczny, pozwala na budowanie i utrwalanie więzi, daje poczucie przynależności i akceptacji. Jest to szczególnie istotne w budynku takim jak WTT, który przed rebrandingiem sprzyjał anonimowości – badania pokazują, że wspólne posiłki stanowią jednoczący rytuał, korzystnie wpływają na psychikę i mogą zrekompensować wpływ niektórych niekorzystnych zjawisk życia codziennego.

Modernizacja obejmowała też zmianę charakteru niektórych pomieszczeń – stworzono salę aktywności i relaksu, dostępną dla wszystkich po uprzednim zarezerwowaniu, zaś na 35. piętrze utworzono przestrzeń konferencyjno-eventową. Sala aktywności może być wykorzystywana zarówno przez zorganizowane grupy, jak i przez osoby indywidualne. Organizowane są tam dodatkowe, czasami bezpłatne zajęcia dla pracowników takie jak joga czy taniec. Natomiast przestrzeń konferencyjno-eventowa jest dostępna za dodatkową opłatą i dla najemców, i dla firm zewnętrznych, przy czym to najemcy mają pierwszeństwo rezerwacji oraz specjalne zniżki.

W przypadku usług dostępnych w obiekcie warto wymienić dwujęzyczne przedszkole, kantynę, piekarnię, kawiarnię, kiosk, pralnię chemiczną, biuro podróży, a także punkt nadawczy przesyłek kurierskich. Ich dobór podyktowany jest praktyczną realizacją zasady „wszystko na miejscu” i odpowiada na potrzeby najemców.

Warsaw Trade Tower otrzymał też nowoczesną identyfikację wizualną. Liternictwo nowego logotypu odwołuje się do stylistyki lat dwudziestych i trzydziestych, a także do chicagowskiej szkoły architektonicznej. Warto wspomnieć, że zastosowana czcionka, Gill Sans, została stworzona właśnie w tamtej epoce, a światło pomiędzy literami nawiązuje do doskonałego doświetlenia budynku światłem dziennym zarówno w częściach wspólnych, takich jak lobby, jak i w biurach.

Z myślą o komforcie najemców stworzono interaktywną i społecznościową aplikację, która dostarcza informacji o obiekcie i usługach (można np. sprawdzić w niej menu food tracka przed budynkiem), a także pozwala na dokonywanie rezerwacji przestrzeni wspólnych. Aplikacja jest dostępna na urządzenia z system Android, jak i iOs. W dobie wszechobecnych tabletów i smartfonów dedykowana aplikacja mobilna jest idealnym narzędziem komunikacji z użytkownikami budynku. Aby usprawnić proces komunikacji z najemcami, stworzono też specjalny profil na Facebooku.

Last but not least – koniecznie trzeba wspomnieć o wyjątkowym i rzadko spotykanym stanowisku, czyli client relations managerze, który zajmuje się wszystkim nietechnicznymi sprawami w budynku – rezerwuje powierzchnie wspólne, np. dostęp do sal konferencyjnych, udziela informacji, zbiera sugestie, a także stara się być pomocny we wszystkich innych kwestiach, z jakimi zgłaszają się najemcy. Client relations manager jest przez wielu nazywany „aniołem WTT” ze względu na chęć niesienia pomocy nawet wtedy, gdy zapytania najemców nie dotyczą budynku.

Jak widać, starszy biurowiec może być wciąż atrakcyjny dla najemców i być urządzony zgodnie z trendami na rynku w branży real estate. – Jesteśmy przekonani, że WTT jest ikoną warszawskiego rynku nieruchomościowego, mimo swojego wieku. Za priorytet uważamy słuchanie potrzeb najemców i reagowanie na zmiany, jakie następują na rynku nieruchomości komercyjnych. Pozytywne relacje z najemcami są naszym dużym atutem – ­komentuje Izabela Kapil.

Warto też podkreślić, że w przeciwieństwie do nowo wybudowanych budynków wynajęcie powierzchni w starszym obiekcie daje też większą elastyczność tym najemcom, którzy wciąż rozwijają swoje struktury i w przyszłości będą potrzebować większej powierzchni, ponieważ w funkcjonujących obiektach mamy do czynienia z większą płynnością, jeśli chodzi o przedłużanie umów najmu. W nowo wybudowanych budynkach wszyscy najemcy podpisują umowy w podobnym terminie na kilka lat, wynajęcie dodatkowej powierzchni w dowolnym momencie może więc okazać się trudne do zrealizowania.

 

Artykuł pochodzi z ostatniego wydania "Real Estate Managera".

Jeśli chcesz czytać więcej ciekawych case studies, zamów prenumeratę: prenumerata.realestatemanager.com.pl