25.04.2017

Jakość a cena w kontraktach na obsługę techniczną

ZOBACZ WIĘCEJ

Facility

Rynek usług FM w Polsce i w Czechach

Wprowadzanie zmian i innowacji na rynek lokalny

Generałowie pod gradem pytań

Koledzy z branży żartobliwie nazywają ich generałami. General Property to polska firma, która przeszła długą drogę od momentu start-upu do miejsca jednego z liderów w branży FM, w którym jest obecnie. Z jej wiceprezesem Tomaszem Buczyńskim rozmawiamy o jego opinii na temat branży i sytuacji na rynku.

Czyste powietrze – czysty zysk

Codziennie wdychamy ok. 11 tys. l powietrza, a 90% czasu spędzamy wewnątrz pomieszczeń. Jakość powietrza jest zatem kluczowa zarówno dla komfortu pracy, jak i zdrowia pracowników.

Jakość a cena w kontraktach na obsługę techniczną

Zamawiający powinien zwracać na nie uwagę przy ustalaniu warunków kontraktu na obsługę swojej nieruchomości. Ich korelacja stanowi efekt finalny, którym zamawiający powinien być w pełni usatysfakcjonowany.

Zamawiający powinien zwracać na nie uwagę przy ustalaniu warunków kontraktu na obsługę swojej nieruchomości. Ich korelacja stanowi efekt finalny, którym zamawiający powinien być w pełni usatysfakcjonowany.

Krystyna Helińska, prezes zarządu Okin Facility Polska
- Dokonanie wyboru firmy FM, która zaproponowała w przetargu najniższą ceną, powinno spowodować zapalenie się czerwonego światła u zamawiającego.

Prawidłowa obsługa techniczna obiektu ma kilka niezwykle istotnych fundamentów. Pierwszym z nich jest jakość świadczonego serwisu, drugim – jego kompleksowość, a trzecim – cena za oferowany serwis. 

Jakość obsługi technicznej

Kiedy mówimy, że jakość wykonywanej usługi jest prawidłowa? Z pewnością wtedy, gdy:

  • Wszystkie instalacje budynkowe i urządzenia budynkowe są gotowe do swych funkcji w sposób ciągły, bez ryzyka przerwy w ich działaniu.
  • Prawdopodobieństwo wystąpienia awarii i usterek jest zminimalizowane do granic możliwości.
  • Poprzez prawidłowe funkcjonowanie instalacji i urządzeń budynkowych jest zapewniony komfort pracy i bezpieczeństwo użytkowników nieruchomości.
  • Wyposażenie budynku i jego stan są w sposób widoczny zadbane i na wysokim poziomie.
  • Wartość nieruchomości jest niepogorszona.
  • Istnieje zainteresowanie potencjalnych najemców wynajęciem powierzchni w tym konkretnym biurowcu, kompleksie logistycznym czy hali magazynowej.

 

Kompleksowość

Tę cechę posiada taki sposób realizacji zakresu serwisu technicznego, który zawiera zadania realizowane w ramach:

1. preventive maintenance, czyli zgodnie z ustalonymi i zaplanowanymi w PPM przeglądami oraz w celu zachowania urządzeń w poprawnej kondycji i działaniu;

2. corrective maintenance, w tym działań związanych z naprawą awarii i usterek.

Najlepsze, najbezpieczniejsze i najbardziej optymalne dla zamawiającego rozwiązanie stanowi zapewnienie sobie takiej obsługi technicznej, która wykonywana przez jeden podmiot FM (dla bezpieczeństwa, zachowania wiedzy i ciągłości jej wykonywania) jest w stanie w sposób szybki, efektywny i bezpieczny rozwiązać każdy problem techniczny, z którym w danym momencie obiekt zamawiającego się boryka.

I tutaj dochodzimy do kluczowego punktu – zamawiający, zanim podpisze kontrakt na obsługę techniczną swojej nieruchomości, powinien mieć pewność graniczącą z przekonaniem, że dokonał wyboru fachowej firmy i że to nie przypadek zadecydował o takim wyborze, lecz kompetencje, wiedza techniczna, możliwości zatrudnionych techników i ich wyposażenie oraz cena, która idzie w parze z zakontraktowaną jakością.

Cena

Cena danego serwisu technicznego jest w bardzo jasny i konkretny sposób uwarunkowana, a przez to uzasadniona. Cena jest zawsze zdeterminowana jakością dostarczanej usługi i zakresem tej usługi. Przy takim połączeniu jest adekwatna.

Wielokrotnie zamawiający spotykają się ze scenariuszem, że dokonany wybór firmy technicznej nie do końca okazuje się właściwy, bo główną determinantą takiego wyboru była najniższa cena zaoferowana przez jedną z firm FM stających do procesu przetargowego.

Jednakże czas i życie, ale i cykl funkcjonowania instalacji i urządzeń budynkowych piszą różne mniej albo bardziej spodziewane scenariusze, które bardzo szybko potrafią zweryfikować poprawność dokonanego przez zamawiającego wyboru. Okazać się bowiem może, że zapisy kontraktu są tak sformułowane, aby wyłączyć pewne sfery odpowiedzialności serwisu technicznego albo wręcz wymuszać dodatkowe, często bardzo wysokie opłaty za wizytę tzw. serwisu specjalistycznego, co przecież w kompleksowym kontrakcie powinno zostać zawarte.

Dokonanie wyboru firmy FM, która zaproponowała w przetargu najniższą ceną, powinno spowodować zapalenie się czerwonego światła u zamawiającego. Niezwykle ważne jest dokonanie przez zamawiającego bardzo wnikliwego porównania otrzymanych ofert, ich zawartości, ale przede wszystkim wyłączeń, których bardzo często firmy FM dokonują w swojej ofercie.

Zamawiający musi mieć świadomość, że poprzez niską cenę obniża w dłuższej perspektywie wartość swojej nieruchomości, wpływa na komfort i bezpieczeństwo użytkowników nieruchomości, ale przede wszystkim ponosi ryzyko nie do końca poprawnie wykonanego serwisu technicznego.

Możemy sobie wyobrazić sytuację, w której przez kilka lat serwis techniczny wykonywany jest na poziomie minimalnym, bo taką niską cenę zamawiający za niego zapłacił, ale po jakimś czasie urządzenia i instalacje zaczną wpadać w tryby awaryjne, bo np. zakres preventive maintenance nie był wykonywany prawidłowo, nie miały miejsca inwestycje w urządzenia i instalacje, nie było mowy o ich ponadpodstawowym sposobie doglądania itd. Jeśli jeszcze do tego czarnego, ale skądinąd bardzo realnego scenariusza dopisać brak stosownej dokumentacji technicznej, dokumentacji z przeglądów i badań, elementarnej wiedzy i zaangażowania, wówczas już krok od katastrofy...

Z jakim ryzykiem musi się liczyć zamawiający?

Jakość w kontraktach na obsługę techniczną determinuje cenę. Właściwie zdefiniowana, ale z pewnością nie najniższa zapewnia prawidłową realizację kontraktu i spokojny sen zamawiającego. Ta zaniżona przeciwnie – w perspektywie czasu przełoży się to na zwiększone ryzyko nieprawidłowego funkcjonowania wszystkich urządzeń i instalacji budynkowych oraz będzie przyczyną wielu awarii i usterek, które i tak w ostatecznym rozrachunku zostaną oddzielnie wycenione i zafakturowane zamawiającemu. To zdecydowanie nie jest właściwy i zgodny ze sztuką kierunek, żadna szanująca się firma świadcząca serwisy techniczne się na to nie zgodzi. Życie jednak pisze różne scenariusze i na każdy zamawiający musi być przygotowany.

To do zamawiającego należy podjęcie jedynie właściwej decyzji o wyborze najlepszego serwisu technicznego. I tylko takich poprawnych, zasadnych i mądrych wyborów życzę wszystkim tym podmiotom / firmom, które wkrótce staną przed wyborem firmy świadczącej usługi techniczne dla obiektów. Pamiętajcie Państwo, że cena to nie wszystko, liczy się zaoferowana jakość serwisu technicznego!