02.11.2017

Lekarstwo na małe problemy dużych firm

Lekarstwo na małe problemy dużych firm

Czas, jaki pracownicy tracą na szukanie wolnych sal na spotkania i walkę z drobnymi sprawami biurowymi kosztuje pracodawców wiele pieniędzy, np. firmę zatrudniającą około 840 osób kosztuje to aż 2 miliony złotych rocznie.

Inwestycja w nieruchomości - aspekty prawne

Przy zakupie nieruchomości komercyjnych kluczowe znaczenie ma wnikliwa analiza jej stanu prawnego i faktycznego. To dzięki niej kupujący uniknie ewentualnych trudności i bezpiecznie sfinalizuje transakcję.

Rynek magazynowy wciąż pnie się w górę

Colliers International podsumowało I połowę roku na rynku magazynowym w Polsce.

Biuro demokratycznie zaaranżowane

W nowym biurze Grupy Pracuj wpływ na wygląd środowiska pracy w dużej mierze mieli pracownicy. To oni większością głosów zadecydowali o wybranej lokalizacji obiektu i wyglądzie przestrzeni, a także o zastosowaniu wybranych udogodnień.

Czas, jaki pracownicy tracą na szukanie wolnych sal na spotkania i walkę z drobnymi sprawami biurowymi kosztuje pracodawców wiele pieniędzy, np. firmę zatrudniającą około 840 osób kosztuje to aż 2 miliony złotych rocznie.

Karol Kloc, business analyst komórki Smart City, gliwickiej firmy Future Processing
- Warto wprowadzić do biura nowoczesne narzędzia wspomagające zarządzanie nim. To ułatwi i usprawni organizację pracy, podniesie wydajność i komfort pracowników oraz zaoszczędzi pracodawcy sporo pieniędzy.

Czas, jaki pracownicy tracą na  szukanie wolnych sal na spotkania i walkę z drobnymi sprawami biurowymi kosztuje pracodawców wiele pieniędzy,  np. firmę zatrudniającą około 840 osób kosztuje to aż 2 miliony złotych rocznie. Zatem jak widać nie warto ignorować pozornie błahego problemu związanego z rezerwacją sali konferencyjnej.

Z pozoru niewielki problem, jakim jest zły system rezerwacji sal konferencyjnych w ferworze codziennych obowiązków może urosnąć do poważnego problemu,  – nie tylko w wymiarze organizacyjnym, ale także finansowym. Czy da się temu zaradzić? Czy można uniknąć straty aż 2 milionów złotych i poprawić organizację pracy w biurze? Wreszcie, czy da się zrobić coś, by małe problemy biurowe nie urastały do rangi wielkich wyzwań?

– Oczywiście, że można. Wystarczy pomyśleć o tym, by do biura wprowadzić nowoczesne narzędzia wspomagające zarządzanie nim. To ułatwi i usprawni organizację pracy, podniesie wydajność i komfort pracowników i zaoszczędzi pracodawcy sporo pieniędzy – mówi Karol Kloc, business analyst komórki Smart City, gliwickiej firmy Future Processing.

Jednym ze skutecznych rozwiązań jest Future Office – proste i funkcjonalne narzędzie pozwalające na kontrolę i zarządzanie salami konferencyjnymi. Aplikacja na smartfony umożliwia, błyskawiczne zgłaszanie codziennych biurowych problemów związanych z użytkowaniem pomieszczeń.

Na Future Office składa się system rezerwacji sal konferencyjnych wyświetlany na tabletach zainstalowanych przed każdą z nich oraz aplikacja mobilna. Dzięki systemowi pracownik może zarezerwować salę z poziomu swojej poczty elektronicznej, tabletu czy smartfonu. Rezerwacja natychmiast pojawia się w systemie i jest widoczna na urządzeniu przed salą oraz w kalendarzu użytkownika – zarówno tym na smartfonie, jak i na komputerze. Tablet umożliwia szybkie przejrzenie planu spotkań i czasu ich trwania oraz sprawdzenie kto i po co zarezerwował pomieszczenie. To nie wszystko. Aplikacja sama odwoła spotkanie, na które nikt nie przyszedł. – Proste, ale nowoczesne rozwiązanie i mamy z głowy kwestię np. podwójnych rezerwacji czy braku dostępnych pomieszczeń na spotkania – stwierdza Karol Kloc.

Organizacja sal konferencyjnych to nie jedyny pozornie drobny problem, któremu pracownik musi stawić czoła każdego dnia w biurze. Takich sytuacji jest zdecydowanie więcej: np. kiedy mamy do wydrukowania – na już – ważną umowę albo po kilku godzinach wytężonej pracy chcemy po prostu napić się czegoś ciepłego, a okazuje się, że w drukarce nie ma papieru, a w kuchni właśnie zabrakło kawy. – To dodatkowy kłopot, a przecież czeka na nas kolejna porcja zadań służbowych do wykonania. Często zatem irytujemy się, ale nie zgłaszamy sprawy, bo nie mamy do tego głowy. I tu znów z pomocą przychodzi Future Office. Przy pomocy aplikacji mobilnej zgłaszamy problem bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za jego rozwiązanie – mówi Karol Kloc. Tym sposobem sprawa zostaje załatwiona szybciej i sprawniej. Co więcej pracownik widzi, że jego zaangażowanie przynosi efekty bezpośrednio w miejscu, w którym pracuje.

Jak widać nowoczesne technologie z impetem wkraczają w niemal wszystkie dziedziny naszego życia. Wspierają człowieka w jego codziennych działaniach. Zarządzanie przestrzenią biurową nie jest tu wyjątkiem. Innowacyjne systemy pozwalają efektywnie rozwiązywać małe sprawy, które w skali biura przeradzają się w duże problemy. Inteligentne biuro oznacza poprawę kultury organizacyjnej firmy i daje oszczędności, a nie od dziś wiadomo, że odpowiednie warunki pracy wpływają na jej jakość. Wniosek jest jeden: warto inwestować w nowoczesną i sprawną organizację przestrzeni biurowej.