20.07.2017

Biuro demokratycznie zaaranżowane

Lekarstwo na małe problemy dużych firm

Czas, jaki pracownicy tracą na szukanie wolnych sal na spotkania i walkę z drobnymi sprawami biurowymi kosztuje pracodawców wiele pieniędzy, np. firmę zatrudniającą około 840 osób kosztuje to aż 2 miliony złotych rocznie.

Inwestycja w nieruchomości - aspekty prawne

Przy zakupie nieruchomości komercyjnych kluczowe znaczenie ma wnikliwa analiza jej stanu prawnego i faktycznego. To dzięki niej kupujący uniknie ewentualnych trudności i bezpiecznie sfinalizuje transakcję.

Rynek magazynowy wciąż pnie się w górę

Colliers International podsumowało I połowę roku na rynku magazynowym w Polsce.

Biuro demokratycznie zaaranżowane

W nowym biurze Grupy Pracuj wpływ na wygląd środowiska pracy w dużej mierze mieli pracownicy. To oni większością głosów zadecydowali o wybranej lokalizacji obiektu i wyglądzie przestrzeni, a także o zastosowaniu wybranych udogodnień.

W nowym biurze Grupy Pracuj wpływ na wygląd środowiska pracy w dużej mierze mieli pracownicy. To oni większością głosów zadecydowali o wybranej lokalizacji obiektu i wyglądzie przestrzeni, a także o zastosowaniu wybranych udogodnień.

Alicja Janowska, administration manager, Grupa Pracuj
- Celem naszych działań jest to, aby pracownik nie czuł, że przychodzi do pracy. Wówczas wykorzystuje cały swój potencjał.

Szczegółami z przebiegu całego procesu dzieli się z nami Alicja Janowska, administration manager z Grupy Pracuj.

 

Czy mogłaby Pani opowiedzieć o tym, jak wyglądał projekt przygotowania do przeprowadzki i aranżacji nowego biura?

Około dwa lata przed wygaśnięciem umowy najmu w poprzednim obiekcie zaczęliśmy monitorować rynek powierzchni biurowych. Przeprowadziliśmy wśród pracowników ankietę dotyczącą poprzedniego miejsca pracy. Na jej podstawie określiliśmy m.in. interesujące nas lokalizacje oraz obszary, na które powinniśmy zwrócić uwagę. Przez kilka tygodni oglądaliśmy budynki, prowadzaliśmy liczne rozmowy z deweloperami i omawialiśmy szczegóły. Finalnie przeprowadziliśmy się do budynku położonego po przeciwnej stronie ronda względem poprzedniej lokalizacji.

Dużym wyzwaniem było przygotowanie harmonogramu projektu uwzględniającego określone w umowie terminy, zarządzanie zmianą oraz przygotowanie koncepcji wnętrz. W tym celu powołaliśmy wewnętrzne grupy projektowe odpowiedzialne za poszczególne tematy, np. dział HR współpracował z nami w zakresie komunikacji wewnętrznej, informując pracowników na bieżąco o postępach prac, a także przy przygotowaniu szkolenia z zarządzania zmianą dla menedżerów i dyrektorów. Zespoły IT wspierały nas przy wyborze nowych technologii. Zarząd podejmował decyzje bez zbędnej zwłoki. Natomiast dział administracji odpowiadał za: nawiązanie współpracy z pracownią architektoniczną, nadzór i koordynację procesu powstawania biura, kontakty z deweloperem, aby proces przebiegał zgodnie z zaplanowanymi terminami, odbiory techniczne nowej powierzchni oraz nadzór nad procesem usuwania usterek. Nawiązaliśmy również współpracę z dostawcami wyposażenia biurowego oraz przygotowaliśmy przeprowadzkę. W całym projekcie wspierali nas architekt, pani Zofia Hejduk, która wykonała dla nas projekt koncepcyjno-architektoniczny, oraz zespół Workplace z Colliers International. Z pewnością bez pomocy naszego doradcy zewnętrznego byłoby nam zdecydowanie trudniej. Skorzystaliśmy z ich gotowych rozwiązań, które pozwoliły nam na sprawne przeprowadzenie całego procesu.

 

- Projektując przestrzeń do pracy, skupiamy się nie tylko na osiągnięciu efektu „WOW!”, który zazwyczaj trwa nie dłużej niż dwa tygodnie. Zależy nam na tym, żeby po oswojeniu się z nowym designem biuro nadal zachwycało dobrze dopasowanymi rozwiązaniami. Dlatego zanim zaczęliśmy prace projektowe nad koncepcją biura Grupy Pracuj, przeprowadziliśmy serię warsztatów i spotkań mających na celu ustalenie wspólnej wizji nowej przestrzeni. Niezwykle ważne dla naszego klienta, jak i dla nas, było wypracowanie stylu, w którym wszyscy będą się bardzo dobrze czuć, elementów meblowych czy aranżacyjnych, które będą wspierały różne typy pracy i ułatwiały komunikację między zespołami. W ten sposób otrzymaliśmy mieszankę stylów, z przewagą loftowego. Całość uzupełniona została przez salki spotkań, budki telefoniczne czy przestrzenie relaksu zaprojektowane w stylu nazywanym przez nas „funky”. Tutaj szczególną rolę odegrali pracownicy, którzy sami zgłosili pomysły na motywy przewodnie, a potem z moją pomocą nadali ducha tym przestrzeniom. W ten sposób każdy mógł uczestniczyć w tworzeniu swojego przyszłego miejsca pracy. Dzięki dużej wiedzy Alicji Janowskiej na temat talentów wśród pracowników mogliśmy zaangażować jedną z graficzek Grupy Pracuj do przygotowania grafik w części biura. Najlepszym przykładem tej współpracy jest sala „Obcy”, gdzie wykonała ona postać witruwiańskiego Obcego. Praca z tak dużym zaangażowaniem klienta zaowocowała nie tylko wspaniałymi wnętrzami, ale, co najważniejsze, zadowoleniem użytkowników - Zosia Hejduk, architekt prowadzący, Workplace Innovation, Colliers International 

Nowe biuro liczy 4270 m kw. i jest przygotowane na 430 stanowisk pracy. Mamy ok. 30 sal konferencyjnych, budek telefonicznych i miejsc do pracy indywidualnej. Zależało nam na zapewnieniu komfortowych warunków m.in. do pracy projektowej. Przed zmianą aranżacji obserwowaliśmy życie biurowe. Sprawdzaliśmy rezerwacje sal konferencyjnych i to, czy zaplanowane spotkania rzeczywiście się w nich odbywają. Przeprowadziliśmy wiele rozmów z architektem i pracownikami, dla których najpierw przygotowaliśmy ankietę, a później przeprowadziliśmy pogłębione wywiady, podczas których pracownicy dzielili się swoimi oczekiwaniami wobec nowego środowiska pracy. Wyniki tych działań posłużyły do określenia stylów pracy, dały możliwość oszacowania, ile i jakiego rodzaju dodatkowej przestrzeni potrzebujemy, oraz pokazały, które technologie powinniśmy wdrożyć, aby zwiększyć efektywność i zadowolenie pracowników. Następnie do udziału w projekcie zaprosiliśmy przedstawicieli naszych pracowników ze wszystkich działów, którzy w grupach projektowych o nazwie „ambasadorzy nowego biura” wspólnie z architektem pracowali nad aranżacją biura, tak by wszystkim pracowało się efektywnie i komfortowo.

Czy mogłaby Pani powiedzieć jeszcze więcej o procesie aranżacji?

Wraz ze zmianą lokalizacji podjęliśmy decyzję o odejściu od klasycznego biura z układem pokojowym na kreatywny plan otwarty. W związku z tym naszym zadaniem było zapewnienie pracownikom maksimum wygody i komfortu akustycznego, poprzez zastosowanie rozwiązań architektonicznych oraz wykorzystanych mebli. Zosia Hejduk, projektując nasze wnętrza, wykorzystała podejście „human centered design” i stworzyła nie tylko przestrzeń do pracy, ale również miejsce, gdzie czujemy się naprawdę dobrze, swobodnie i jesteśmy z niego dumni.

W czasie trwania projektu podjęliśmy decyzję o zakupie mebli, pasujących do nowej aranżacji oraz nowych technologii do rezerwacji sal i wideokonferencji. Zależało nam, aby meble były wysokiej jakości, a komfort korzystania z nich trwał długo. Przed podjęciem decyzji o rodzaju umeblowania pracownicy włączyli się czynnie do testowania prezentowanych modeli. Ich uwagi dotyczące ergonomii użytkowania pozwoliły tak dostosować ich funkcje, aby spełniały nasze oczekiwania.

 

– Jako dostawca wyposażenia meblowego do nowego biura Grupy Pracuj chcę podkreślić wysoką świadomość oraz dojrzałość firmy i osób zarządzających projektem, z którymi mieliśmy przyjemność współpracować. Analiza potrzeb pracowników, o której wspomina Alicja Janowska, oraz idący za tym wybór właściwych produktów i rozwiązań do biura jest kluczowym elementem satysfakcji zarówno po stronie użytkownika, czyli naszego klienta, jak i nas, dostawcy tych rozwiązań.

Tym bardziej jeśli wybór poparty jest tak szerokim procesem testów i ocen samych użytkowników, jak to miało miejsce w tym projekcie. Budujące jest, jak bardzo wzrasta poziom świadomości pracowników w kwestii jakości i ergonomii fotela, jak wybór dobrego fotela przekłada się na nasz komfort pracy, nasze zdrowie i zadowolenie z miejsca pracy. 

Z kolei tworzenie showroomu, do którego nawiązała Pani Alicja, gdzie mogliśmy dostarczyć wymienione fotele obrotowe, ale i oferowany model mebli (stanowisko pracy z pełnym jego wyposażeniem, szafy, ścianki kreatywne czy miękkie siedziska) i pozostawić je swobodnej ocenie i użytkowaniu przez klienta, jest cenny dla całego procesu. Wiele osób może przekonać się o funkcjonalności danego mebla, jego jakości i estetyce, i – co ważne – ocenić pod kątem indywidualnych potrzeb. Dzięki takiej analizie np. znaleźliśmy rozwiązanie na problem toreb, dodając do konstrukcji biurek specjalne haczyki umożliwiające zawieszenie ich przy biurku.

Kluczem do sukcesu jest dobra komunikacja i partnerstwo między stronami. Ogrom prac włożony przez Alicję Janowską i architekt Zosię Hejduk w koncepcję salek konferencyjnych, tematycznych, a następnie dobór produktów, które spełnią wszelkie oczekiwania w zakresie designu, jakości i w końcu budżetu oraz dostępności, jest tego potwierdzeniem. Cieszymy się, że mogliśmy być partnerem w tym projekcie – Jolanta Dąbrowska, dyrektor M.P. Polska

Jakie trudności spotkała Pani na swojej drodze podczas tego projektu?

Zdecydowanie nie sprzyjał nam czas. Niełatwym zadaniem było również jednomyślne podejmowanie decyzji. Niektóre przedsięwzięcia (zwłaszcza te budżetowe) wymagały od nas wiele wysiłku. Ale efekt przerósł nasze oczekiwania. Projekt zakończył się planowo, a my cieszymy się z nowego środowiska pracy.

Jakie innowacyjne rozwiązania techniczne Państwo zastosowali?

Zmieniliśmy proces rezerwacji sal konferencyjnych. W starym biurze korzystaliśmy wyłącznie z Outlooka, który niestety ma wiele wad (m.in. nie pokazuje, czy dana rezerwacja została wykorzystana). W tej chwili mamy system współpracujący z Outlookiem, więc rezerwacji sal możemy dokonać poprzez Outlooka lub bezpośrednio na tabletach umieszczonych przy wejściach do sal konferencyjnych. Sale wyposażone są w ekrany bądź rzutniki. Duże sale w kształcie amfiteatrów dodatkowo posiadają systemy nagłośnienia, wspomagające duże spotkania.

Projekt biura poddaliśmy analizie pod kątem akustyki. Firma specjalizująca się w tym zakresie wskazała nam miejsca, które powinniśmy doszczelnić, aby komfort pracy był wysoki. W większości sal konferencyjnych dodaliśmy zasłony mające współczynnik pochłaniania dźwięku. Ogromną uwagę przykładaliśmy do jakości zastosowanych materiałów. Zależało nam na tym, aby całą aranżację biura przemyśleć w taki sposób, by komfort pracy był jak najwyższy.

Grupa Pracuj poza biurem w Warszawie ma jeszcze 11 placówek regionalnych. Tymczasem Pani dział liczy 8 osób. Jak wygląda zarządzanie zespołem, gdy odpowiada się za cały portfel obiektów?

W zarządzanym przez mnie dziale pracownicy mają wyznaczone swoje stałe działania. Bywam dla nich supportem, dlatego staram się być zaangażowana w sprawy na tyle, aby móc ich zastąpić, gdy pojawi się taka potrzeba. Wtedy wszystkie procesy, nawet w czasie czyjeś nieobecności, odbywają się sprawnie i bez zakłóceń. Taki system wypracowaliśmy wspólnie, dzięki temu sprawdza nam się na co dzień.

Czy mogłaby Pani opowiedzieć o swojej ścieżce zawodowej?

Wcześniej przez ponad 10 lat pracowałam w międzynarodowych kancelariach prawnych. Przede wszystkim spółki te były mniejsze i nie dysponowały własną flotą samochodową. Zarządzanie musiało spełniać standardy korporacji międzynarodowej, a wymagania były bardzo wysokie. Kiedy trafiłam do Grupy Pracuj, byłam po urlopie macierzyńskim i zastanawiałam się nad własną działalnością gospodarczą. Wówczas otrzymałam informację, że Grupa Pracuj poszukuje office managera. Złożyłam dokumenty aplikacyjne… i w tym roku minęło 10 lat od mojego momentu przyjścia do firmy. Nie mam wykształcenia związanego z administracją, ponieważ ukończyłam zarządzanie hotelami; zmieniłam nieco swój profil zawodowy i odnalazłam się w zarządzaniu biurem. Moje stanowisko wymaga ode mnie dynamicznego działania i rozwoju własnego, ponieważ organizacja ciągle się zmienia i rozwija, wyznacza nowe trendy, a my dostarczamy potrzebnych narzędzi.

Za jakie obszary jeszcze Pani odpowiada?

Do moich obowiązków należy zarówno zarządzanie powierzchnią biurową w Warszawie, jak i w biurach regionalnych, gdzie obecnie mamy ponad 1800 m kw. wynajętej powierzchni, zarządzanie flotą (liczącą ok. 50 samochodów), kontraktami na usługi utrzymania czystości, obsługę techniczną. Przygotowujemy budżety. Ostatnio np. przygotowaliśmy platformę, która pozwoli wszystkim pracownikom zamawiać materiały biurowe i spożywcze u jednego dostawcy. Wcześniej proces zakupów w biurach regionalnych był dużym obciążeniem. Staramy się, by pracownikom we wszystkich naszych biurach pracowało się równie komfortowo.

Jak po pół roku wynajmowania powierzchni widzi Pani współpracę z property i facility managerem?

Jak dotąd nie mam zastrzeżeń, a wszystkie sprawy załatwiamy na bieżąco. W związku z faktem, że wprowadziliśmy się do nowego obiektu z inteligentną klimatyzacją i wentylacją, na początku mieliśmy trochę problemów z utrzymaniem warunków na tym samym poziomie. Obecnie sytuacja się ustabilizowała, a od pracownicy mają coraz mniej uwag i zastrzeżeń do funkcjonowania systemów.

Jakie teraz czekają Panią wyzwania zawodowe?

Przyznam, że zarówno poprzedni rok, jak i pierwsza połowa tego były tak intensywne, że dopiero teraz planujemy kolejne działania. Wkrótce kończą się umowy najmu w regionach, wobec tego renegocjujemy je lub poszukujemy nowych miejsc. Zależy nam, by standard środowiska pracy we wszystkich naszych biurach był bardzo wysoki. Biuro w Warszawie jest wyjątkowe, a ja chciałabym powtórzyć nasz sukces również w regionach. Niedawno przygotowałam ankietę dla pracowników biur regionalnych i jestem bardzo ciekawa, jakie oni mają potrzeby i oczekiwania.

Poza tym niektóre procesy chcielibyśmy ujednolicić dla wszystkich obiektów, co pozwoli usprawnić zarządzanie i zoptymalizować koszty.

Od lat interesuje mnie filozofia zarządzania Kaizen, która inspiruje mnie do tego, aby nieustannie pracować nad upraszczaniem procesów.  Podoba mi się podejście Japończyków, wśród których przeważa orientacja na proces, a dopiero w drugiej kolejności na wyniki. W drobnych zmianach, które zwykle nie pociągają za sobą wydatków, Japończycy widzą znaczne źródło oszczędności zasobów w swoich organizacjach. Myślenie w Kaizen nie jest zorientowane na ocenę ludzi, ale na przebieg samego procesu. Teraz ta idea do mnie powraca. W każdej zmianie widzę szansę, że może być inaczej, lepiej. Czasami zmiany są trudne, jednak uważam, że finalnie działają dobrze. Uważam, że cały poprzedni rok był niesamowity, doświadczyłam wielu nowych rzeczy.

Które kompetencje uważa Pani za kluczowe na tym stanowisku?

No cóż, praca w działach administracji wymaga od nas szerokiej wiedzy ogólnej o zasadach organizacji pracy oraz prowadzenia firmy. Osoba na tym stanowisku powinna być empatyczna, ciekawa świata i komunikatywna. Musi umieć połączyć interesy wielu stron i przy tym nie narzucając swojego zdania. Dostarczać współpracownikom najlepsze rozwiązania, aby oni świadczyli pracę wysokiej jakości. Powinna doskonale orientować się w technologiach dostępnych na rynku. Jej atutem powinny być dokładność, spostrzegawczość i doskonałe umiejętności organizacyjne, znajomość aspektów prawnych, zagadnień finansowych, księgowych, organizacji kosztów czy dyscyplina budżetowa.

Jakie obszary są najtrudniejsze do optymalizacji?

Zdecydowanie te, które bezpośrednio dotyczą pracowników.  Wówczas musimy pogodzić ich wysokie oczekiwania, np. wobec najnowszej technologii, z kosztem, jaki mamy zabudżetowany. Zazwyczaj poszukujemy złotego środka i korzystamy z rekomendacji innych działów, jak IT.

Czy myśli Pani, że miejsce pracy przyciąga pracowników?

Myślę, że tak. Dobrze zaprojektowane biuro może być czynnikiem, który przyciąga pracowników. Oczywiście kluczowe jest również podejście zarządu, który przykłada dużą wagę do rozwoju i utrzymania pracowników. Celem naszych działań jest to, aby pracownik nie czuł, że przychodzi do pracy. Wówczas wykorzystuje cały swój potencjał.

Oczywiście przy tworzeniu odpowiedniego miejsca należy wziąć pod uwagę styl pracy w organizacji. Zupełnie inaczej pracują przedstawiciele pokolenia Y, którzy nie są tak poukładani jak starsi koledzy. Jednak efekt finalny, jaki osiągają, jest tak samo dobry i to jest najważniejsze. Myślę, że odejście od sztywnych podziałów i ram pracy niesie ze sobą wiele korzyści. Najlepsze rozwiązanie to takie, kiedy każdy wykorzystuje swoje naturalne preferencje. Niektórzy dobrze funkcjonują w hałasie, inni natomiast w ciszy. Komfortowa jest również coraz popularniejsza możliwość pracy z domu.

Kto jest Pani klientem?

Myślę, że każdy. Dzięki temu, że mój klient wewnętrzny jest zadowolony, to klient zewnętrzny również. Jednak zamiast słowa „klient” użyłabym określenia „partner w biznesie”, którego mogę wspomóc, aby mógł lepiej wykonywać swoje codzienne obowiązki.

 

Rozmawiał: Krzysztof Kogut

 

Zobacz realizację biura Grupy Pracuj: